Другое · 10 мин
Как сформировать табель учёта рабочего времени в 1С:Бухгалтерия
Пошаговая инструкция, как в 1С:Бухгалтерия 8.3 сформировать табель учёта рабочего времени Т-13: настройки, начисление зарплаты, отчёты, проверка и типичные ошибки.
Табель учёта рабочего времени — обязательный документ для расчёта зарплаты и подтверждения отработанных часов при проверках. В 1С:Бухгалтерия 8.3 табель не вводится отдельным документом, как в 1С:ЗУП: программа формирует его автоматически на основании графиков работы сотрудников и кадровых документов — приёмов, отпусков, больничных и увольнений.
Это принципиальный момент, который часто вызывает путаницу у бухгалтеров, переходящих с «Зарплаты и управление персоналом». В «Бухгалтерии» нет документа «Табель» в меню, и попытка найти его в списке документов ни к чему не приведёт. Печатная форма по форме Т-13 или Т-12 строится как отчёт, а исходные данные для неё программа берёт из учёта.
Ниже разобрано, откуда программа берёт данные, какие настройки нужно проверить перед формированием, где находится сам отчёт и что делать, если табель заполнился неправильно или не заполнился вовсе.
Откуда программа берёт данные для табеля
Основной источник данных — график работы сотрудника. Он задаётся в карточке сотрудника или в документе приёма на работу и определяет, сколько часов и в какие дни сотрудник должен работать. Если график не заполнен или заполнен с ошибкой, табель либо окажется пустым, либо покажет неверное количество явок.
Второй источник — документы отклонений. Отпуска, больничные, командировки и отсутствия регистрируются соответствующими документами в разделе «Зарплата и кадры», и именно они заменяют в табеле явку на коды «ОТ», «Б», «К» и другие. Если отпуск оформили только приказом на бумаге, а в программе документ не создали, в табеле эти дни отобразятся как обычные рабочие.
Третий источник — документ «Начисление зарплаты» за месяц. В типовой «Бухгалтерии» табель по сути привязан к расчёту: программа считает отработанное время в момент начисления, и корректный табель возможен только после того, как все кадровые документы месяца проведены.
Настройки, которые нужно проверить до формирования
Сначала убедитесь, что в программе включён учёт зарплаты. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» и проверьте, что учёт ведётся в данной программе, а не во внешней. Если выбран вариант «во внешней программе», кадровые документы и табель в «Бухгалтерии» работать не будут.
Далее проверьте графики работы. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах справочник доступен из карточки сотрудника). Для пятидневки обычно достаточно типового графика, но его нужно заполнить по производственному календарю — программа при обновлении делает это автоматически, однако после сбоя обновлений календарь стоит перепроверить.
Затем откройте карточку каждого сотрудника и убедитесь, что в документе приёма на работу указан правильный график и дата приёма. Увольнённые сотрудники должны быть уволены документом «Увольнение» — иначе они продолжат попадать в табель с явками.
- 1Проверьте, что учёт зарплаты ведётся в этой программе: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты
- 2Заполните производственный календарь и графики работы сотрудников
- 3Оформите все приёмы, увольнения, отпуска и больничные за месяц документами
- 4Проведите документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц
- 5Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и сверьте итоги
Как сформировать табель: пошаговый порядок
Откройте раздел «Зарплата и кадры» и найдите блок «Отчёты по зарплате». В нём расположен отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В зависимости от релиза название может отличаться незначительно, но форма Т-13 присутствует во всех актуальных версиях конфигурации.
В шапке отчёта укажите период — как правило, календарный месяц — и организацию. Если нужен табель по конкретному подразделению или сотруднику, используйте отбор через кнопку «Настройки» или соответствующие поля отбора в форме отчёта. После установки параметров нажмите «Сформировать».
Программа построит унифицированную форму: по каждому сотруднику будут показаны дни месяца с кодами явок и неявок, количество отработанных часов и итоги за первую и вторую половины месяца. Отчёт можно распечатать напрямую или сохранить в файл через стандартную кнопку печати.
Как проверить результат
Все работавшие в месяце сотрудники присутствуют, уволенные до начала месяца отсутствуют
Есть уволенные ранее сотрудники или нет принятых в этом месяце
Отпуска отмечены кодом ОТ, больничные — Б, дни совпадают с приказами
Дни отпуска или болезни стоят как явки
Совпадает с нормой по графику с учётом отклонений
Часы больше или меньше нормы без документальных причин
Что делать, если табель пустой или заполнен с ошибками
Пустой табель почти всегда означает одну из трёх причин: не проведён документ «Начисление зарплаты» за период, у сотрудников не указан график работы либо в отчёте выбран неверный период или организация. Проверяйте причины именно в этом порядке — начисление зарплаты является самой частой.
Если табель показывает явки в дни отпуска или болезни, значит, соответствующий документ не создан или не проведён. Создайте документ «Отпуск» или «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры», проведите его, затем перепроведите начисление зарплаты и сформируйте табель заново.
Ситуация, когда у сотрудника весь месяц стоят неявки без причины, обычно указывает на то, что дата приёма на работу введена позже фактической или график не заполнен на текущий год. Откройте карточку сотрудника, сверьте дату приёма и перейдите по ссылке на график — пустой календарь графика нужно заполнить по производственному календарю.
Ручной ввод табеля и его ограничения
Иногда бухгалтеру нужно отразить фактическое отклонение, которое не оформляется стандартным документом, — например, прогул или работу в выходной день. В типовой «Бухгалтерии» возможности ручного табелирования ограничены: отдельного документа для ручной корректировки отработанного времени в большинстве релизов нет.
Часть ситуаций решается через документ «Начисление зарплаты»: в табличной части по сотруднику можно скорректировать количество отработанных дней и часов вручную, и эта правка отразится в расчёте. Однако такая корректировка влияет на начисление, но не всегда корректно отображается в печатной форме Т-13 — это нужно проверять в конкретном релизе.
Если ручные корректировки требуются регулярно, это признак того, что функциональности «Бухгалтерии» недостаточно. Практичный вариант — вести учёт рабочего времени в 1С:ЗУП с последующей синхронизацией, а «Бухгалтерию» использовать для проводок и отчётности.
Сравнение вариантов учёта рабочего времени
Подходит для небольших организаций с пятидневкой и редкими отклонениями. Ограничение: нет полноценного ручного табелирования и сменных графиков.
Подходит при сменных графиках, суммированном учёте и большом штате. Требует ведения второй программы и настройки обмена.
Допустим как временное решение для микрофирмы, но повышает риск расхождений между табелем и расчётом зарплаты.
Печать, подписание и хранение табеля
Сформированный отчёт выводится на печать стандартной кнопкой «Печать» из формы отчёта. Форма Т-13 предусматривает подписи ответственного лица и руководителя подразделения, а также дату составления — эти поля заполняются от руки после распечатки, если в настройках не указаны ответственные лица организации.
Чтобы подписи и реквизиты подтягивались автоматически, проверьте заполнение сведений об организации: раздел «Главное» → «Реквизиты организации», блок ответственных лиц. Это избавит от ручного дописывания должностей и фамилий на каждом экземпляре.
Хранить табели нужно вместе с расчётными документами: они подтверждают обоснованность начисленной зарплаты при налоговых и трудовых проверках. Сроки хранения кадровых и зарплатных документов установлены законодательно и составляют несколько лет, поэтому электронные копии стоит сохранять вместе с бумажными.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о табеле в 1С:Бухгалтерия
Можно ли в 1С:Бухгалтерия ввести табель вручную, как документ?
Отдельного документа «Табель» в типовой конфигурации нет. Отработанное время определяется графиком и документами отклонений, а скорректировать дни и часы можно только внутри документа «Начисление зарплаты» по конкретному сотруднику. Для полноценного ручного табелирования нужна 1С:ЗУП.
Почему в табеле у нового сотрудника весь месяц пустой?
Чаще всего дата приёма на работу в документе указана неверно либо сотрудник не попал в документ «Начисление зарплаты». Откройте карточку сотрудника, сверьте дату приёма и график, затем проверьте табличную часть начисления за нужный месяц.
Как отразить в табеле работу в выходной или сверхурочные часы?
В типовой «Бухгалтерии» для этого нет специализированного документа. Сверхурочные обычно отражают корректировкой часов в начислении зарплаты и дополнительным начислением, но в печатной форме Т-13 такие часы могут отображаться некорректно. При регулярных переработках правильнее вести учёт в 1С:ЗУП.
Нужно ли формировать табель, если в организации один сотрудник-директор?
Формально учёт рабочего времени обязан вести каждый работодатель независимо от численности. На практике для единственного учредителя-директора табель формируют тем же отчётом Т-13 — это занимает минуту и закрывает вопрос при проверке.
Табель сформирован, но итоговые часы не совпадают с нормой. Что проверить?
Сверьте график работы сотрудника с производственным календарём: норма берётся именно из графика. Также проверьте, не приходится ли часть месяца на период до приёма или после увольнения — в этом случае расхождение с полной месячной нормой является нормой.
Можно ли изменить коды явок и неявок в печатной форме?
Коды соответствуют унифицированной форме и настраиваются через виды начислений и отклонений, а не через сам отчёт. Менять коды вручную в готовой распечатке не следует: при следующем формировании расхождение вернётся, а учёт окажется противоречивым.
Что важно запомнить
Табель в 1С:Бухгалтерия — это отчёт Т-13 из раздела «Зарплата и кадры», а не самостоятельный документ. Он строится из графиков работы и кадровых документов, поэтому корректность табеля полностью зависит от полноты приёмов, отпусков, больничных и проведённого начисления зарплаты. Любую ошибку исправляйте в исходных документах, а не в печатной форме.