Как сделать штатное расписание в 1С Бухгалтерия

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия нужно для того, чтобы программа могла начислять зарплату по окладу, рассчитывать удержания и формировать кадровые отчёты на основе утверждённых ставок. Без него приём сотрудника на работу возможен только вручную, с указанием оклада в каждом приказе отдельно, что повышает риск расхождений между приказами и расчётами.

Функциональность штатного расписания в 1С Бухгалтерия урезана по сравнению с 1С: ЗУП, но для малого предприятия её обычно достаточно: можно создать позиции, указать оклады, вести историю изменений и печатать форму Т-3. Важно понимать, что по умолчанию этот механизм выключен — его нужно активировать в настройках учётной политики зарплаты.

Ниже разобрано, как включить штатное расписание, заполнить его позициями, вносить изменения и проверять результат. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8, редакция 3.0» с типовым интерфейсом.

Когда штатное расписание в 1С действительно нужно

Штатное расписание в программе имеет смысл включать, если в организации больше нескольких сотрудников, оклады утверждаются приказом и периодически меняются, а кадровые документы нужно печатать из учётной системы. В этом случае позиция в штатном расписании становится единым источником данных об окладе: приём, кадровый перевод и увольнение ссылаются на неё, и расхождения исключены.

Если в компании один-два сотрудника с фиксированным окладом, который не меняется годами, ведение штатного расписания в программе может быть избыточным. Документ «Приём на работу» позволяет указать оклад вручную, и начисления будут считаться корректно. Однако печатную форму Т-3 тогда придётся готовить вне 1С.

Отдельный случай — переход с другого учёта. Если раньше кадры велись в Excel или на бумаге, а теперь нужна история изменений окладов внутри 1С, штатное расписание стоит включить и заполнить с даты начала ведения учёта в программе, не пытаясь переносить всю историю прошлых лет без необходимости.

Включение функциональности штатного расписания

Откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите по ссылке «Настройки зарплаты». В открывшейся форме найдите блок «Штатное расписание» и установите флажок «Ведётся штатное расписание». В некоторых версиях конфигурации рядом доступна опция ведения истории изменений — её рекомендуется включить сразу, даже если изменений пока не планируется: позже включить историю задним числом не получится.

После сохранения настроек в разделе «Зарплата и кадры» появится ссылка «Штатное расписание», а в документах приёма на работу поле оклада начнёт заполняться из выбранной позиции. Если после включения ссылка не появилась, обновите интерфейс (перезапустите программу) и проверьте права пользователя — у него должна быть роль, допускающая работу с кадровыми данными.

Обратите внимание: включение штатного расписания не переносит автоматически уже принятых сотрудников на позиции. Для них потребуется вручную указать позицию в кадровых документах или оформить кадровые переводы, иначе начисления продолжат рассчитываться по старым данным.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты».
2. 2
   Найдите блок «Штатное расписание» и поставьте флажок «Ведётся штатное расписание».
3. 3
   Включите опцию ведения истории изменений, если она доступна.
4. 4
   Сохраните настройки и проверьте появление ссылки «Штатное расписание» в разделе «Зарплата и кадры».
5. 5
   Проверьте, что в документе «Приём на работу» появилось поле выбора позиции.

Создание и заполнение позиций

Перейдите в «Зарплата и кадры — Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции заполните подразделение и должность — оба значения берутся из соответствующих справочников, поэтому сначала убедитесь, что нужные подразделения и должности заведены. Новую должность можно создать прямо из поля ввода, выбрав «Создать» в выпадающем списке.

Укажите количество ставок (штатных единиц) и оклад. Если оплата по позиции складывается из нескольких начислений — например, оклад плюс постоянная надбавка — добавьте их в табличную часть начислений. Дата утверждения позиции определяет, с какого момента она действует: принять сотрудника на позицию с датой раньше утверждения программа не даст.

Заполняйте позиции в том виде, в каком они утверждены в реальном штатном расписании организации. Если по документу на должность «менеджер по продажам» предусмотрено три ставки, заводите одну позицию с тремя ставками, а не три отдельные позиции — иначе печатная форма Т-3 будет расходиться с утверждённым документом, а контроль вакансий станет невозможным.

Приём сотрудника на позицию штатного расписания

После заполнения позиций приём на работу оформляется стандартным документом «Приём на работу» из раздела «Зарплата и кадры — Кадровые документы». В документе выберите сотрудника, подразделение и позицию штатного расписания — оклад и начисления подставятся автоматически. Проверьте дату приёма: она не может быть раньше даты утверждения позиции.

Если сотрудник работает на неполную ставку, укажите это в поле занятости или через график работы. Программа пересчитает начисление пропорционально. Не правьте сумму оклада вручную в документе приёма, если она подтянулась из позиции, — ручная правка создаст расхождение между штатным расписанием и фактическими начислениями, которое потом сложно отследить.

Для сотрудников, принятых до включения штатного расписания, создайте документы «Кадровый перевод» с указанием новой позиции и датой перехода на неё. Так в учёте появится корректная связка «сотрудник — позиция — оклад» без разрыва истории начислений.

Изменение окладов и закрытие позиций

Изменение оклада по всей позиции оформляется документом изменения штатного расписания (в разных релизах он называется «Изменение штатного расписания» или доступен через команду «Изменить» в карточке позиции при включённой истории). Укажите дату, с которой действует новый оклад, и новые значения. Старая запись сохранится в истории, что позволит восстановить картину на любую дату.

Изменение оклада в штатном расписании само по себе не пересчитывает начисления сотрудников. Чтобы новый оклад применился к работающим сотрудникам, оформите кадровые переводы или документ изменения оплаты с той же даты. Это наиболее частая причина жалоб «в штатке оклад новый, а зарплата считается по старому».

Закрытие позиции (сокращение) выполняется указанием даты исключения. Позиция перестанет быть доступной для новых приёмов, но останется в истории. Перед закрытием убедитесь, что на позиции нет действующих сотрудников, — иначе при расчёте зарплаты и формировании отчётов возможны несоответствия.

Печать формы Т-3 и проверка данных

Печатная форма штатного расписания (унифицированная форма Т-3) доступна из списка позиций по кнопке «Печать». Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены данные руководителя и что в настройках указаны номер и дата приказа об утверждении — эти реквизиты выводятся в шапку формы.

Сверьте печатную форму с фактическими данными: количество ставок по каждой позиции, итоговый фонд оплаты, подразделения. Если в форме появляются позиции, которые должны были быть закрыты, проверьте даты исключения. Если итоговый фонд не сходится с ожидаемым, ищите позиции с некорректным количеством ставок или дубли.

Для контроля занятых и свободных ставок сопоставьте штатное расписание со списком действующих сотрудников через кадровые отчёты. Расхождение «ставок больше, чем сотрудников» — это нормальная ситуация вакансий, а вот «сотрудников больше, чем ставок» указывает на ошибку в кадровых документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма Т-3 из списка позиций

Норма

Все действующие позиции с верными ставками и окладами, закрытые позиции не выводятся

Тревожный признак

Есть дубли, закрытые позиции или неверные оклады

Приём на работу

Норма

Оклад подставляется из позиции автоматически

Тревожный признак

Поле оклада пустое или оклад приходится вводить вручную

Начисление зарплаты

Норма

Сумма соответствует окладу позиции с учётом ставки и отработанного времени

Тревожный признак

Начисление идёт по старому окладу после его изменения в штатке

История изменений позиции

Норма

Видны прошлые и текущие значения оклада с датами

Тревожный признак

История отсутствует — опция не была включена вовремя

Ограничения 1С Бухгалтерия и когда нужен ЗУП

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия — упрощённый инструмент. В нём нет полноценного управления вакансиями, индексации окладов одним документом по всем позициям с коэффициентами, гибких отчётов по соответствию штатки и фактической расстановки, а также тонкой настройки надбавок с условиями. Для организации с десятками сотрудников, частыми кадровыми изменениями и требованиями кадрового делопроизводства этих ограничений становится мало.

В таких случаях кадровый учёт и штатное расписание ведут в 1С: Зарплата и управление персоналом, а в Бухгалтерию передают только итоговые данные по начислениям через синхронизацию. Это стандартная схема для средних и крупных компаний. Переходить на неё стоит, когда ручных действий в Бухгалтерии становится слишком много, а ошибки в кадровых документах начинают стоить времени и денег.

Сравнение вариантов

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия

Подходит для малых организаций с простой структурой и редкими изменениями окладов. Ограничение: нет управления вакансиями и массовой индексации.

Кадровый учёт без штатного расписания

Подходит для 1–3 сотрудников с постоянными окладами. Ограничение: форму Т-3 придётся готовить вне программы, контроль окладов только ручной.

1С: ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию

Подходит для организаций с развитым кадровым учётом. Ограничение: требуется отдельная конфигурация и настройка обмена данными.

Частые вопросы

Почему в меню нет пункта «Штатное расписание»?

Функциональность по умолчанию отключена. Откройте «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты» и включите флажок «Ведётся штатное расписание». Если после включения пункт не появился, перезапустите программу и проверьте права пользователя.

Изменил оклад в штатном расписании, а зарплата считается по старому. Что делать?

Изменение позиции не меняет условия оплаты уже принятых сотрудников. Оформите кадровый перевод или документ изменения оплаты труда с даты вступления нового оклада в силу, затем пересчитайте начисления за affected месяц.

Можно ли принять сотрудника на 0,5 ставки через штатное расписание?

Да. В позиции оклад указывается за полную ставку, а доля ставки задаётся в документе приёма на работу через вид занятости или график неполного рабочего времени. Программа пересчитает начисление пропорционально.

Как напечатать штатное расписание по форме Т-3?

Откройте список позиций в разделе «Зарплата и кадры — Штатное расписание» и нажмите «Печать». Перед этим проверьте, что в карточке организации заполнен руководитель, а в настройках указаны номер и дата приказа об утверждении.

Нужно ли переносить в штатное расписание сотрудников, принятых до его включения?

Да, если хотите единый механизм учёта. Оформите для них кадровые переводы с указанием позиции. Без этого сотрудники продолжат работать «на ручном» окладе, и изменения штатного расписания на них влиять не будут.

Что будет, если закрыть позицию, на которой числится сотрудник?

Программа может позволить закрытие, но в отчётах и при расчётах возникнут несоответствия. Сначала оформите увольнение или перевод сотрудника на другую позицию, и только после этого закрывайте ставку.