Как провести больничный в 1С:Бухгалтерия

Начисление пособия по временной нетрудоспособности — стандартная операция зарплатного учёта, но в 1С:Бухгалтерия она имеет свои особенности: программа рассчитана на небольшие организации, поэтому часть данных приходится контролировать вручную. Документ «Больничный лист» доступен в разделе «Зарплата и кадры» и формирует одновременно начисление пособия, НДФЛ и бухгалтерские проводки.

До ввода документа убедитесь, что в программе корректно заполнены данные сотрудника: дата приёма на работу, страховой стаж, сведения о заработке за расчётный период. Если сотрудник работает в организации недавно, средний заработок за предыдущие два года программа сама не узнает — его нужно ввести вручную из справки о заработке с предыдущего места работы.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до проверки проводок и отражения пособия в отчётности. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3 с включённым учётом зарплаты.

Подготовка программы перед начислением больничного

Проверьте, что в настройках учётной политики и параметрах зарплаты включён расчёт пособий. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» и убедитесь, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней. Без этого документ «Больничный лист» будет недоступен.

Далее откройте карточку сотрудника и проверьте поле «Страховой стаж». От него зависит процент оплаты: менее 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%. Стаж вводится вручную на дату приёма, дальше программа досчитывает его автоматически.

Если сотрудник принят недавно, введите справку о заработке: «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке для расчёта пособий». Без этих данных программа посчитает пособие исходя из МРОТ, и результат окажется заниженным — сотруднику придётся делать перерасчёт.

Создание документа «Больничный лист»

Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все начисления», нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист». Укажите месяц начисления, сотрудника и номер листка нетрудоспособности. Если организация участвует в проекте прямых выплат, электронный больничный можно загрузить из ФСС по номеру ЭЛН.

Заполните период нетрудоспособности — даты начала и окончания болезни по листку. Программа автоматически разделит сумму на часть за счёт работодателя (первые три дня при заболевании самого сотрудника) и часть за счёт ФСС. При уходе за больным ребёнком или в других случаях, оплачиваемых полностью из ФСС, вся сумма относится на фонд.

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите код из листка: общее заболевание, травма, карантин, уход за ребёнком и т.д. От кода зависят и источник финансирования, и ограничения по оплачиваемым дням, и порядок обложения взносами.

1. 1
   Проверьте стаж и справку о заработке в карточке сотрудника
2. 2
   Создайте документ: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист
3. 3
   Заполните номер ЭЛН, даты и причину нетрудоспособности
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка по кнопке с суммой начисления
5. 5
   Проведите документ и откройте проводки (Дт/Кт)
6. 6
   Проверьте, что больничный вошёл в расчёт зарплаты за месяц

Проверка расчёта среднего заработка

Щёлкните по сумме начисления в документе — откроется форма с детальным расчётом. Здесь видно заработок за два предшествующих календарных года, количество календарных дней в расчётном периоде и итоговый среднедневной заработок. Сверьте цифры с первичкой: справками о заработке и данными учёта.

Если средний заработок получился ниже расчёта из МРОТ, программа обязана применить минимальный вариант. Обратная ситуация — когда заработок превышает предельную базу, — тоже обрабатывается автоматически: излишек в расчёт не берётся. Ошибка чаще всего кроется не в формуле, а в исходных данных: не введена справка, неверно указан стаж, задвоен сотрудник в справочнике.

Проводки и налоги по больничному

После проведения документа откройте результат по кнопке «Дт/Кт». Типовая картина: пособие за первые три дня относится на счёт затрат (20, 25, 26 или 44 в зависимости от подразделения и настройки способов учёта зарплаты) в корреспонденции с 70 счётом. Часть за счёт ФСС отражается по дебету 69.01.

НДФЛ удерживается со всей суммы пособия, включая часть ФСС, — программа формирует проводку Дт 70 Кт 68.01. Страховые взносы на пособие не начисляются: больничные входят в перечень необлагаемых выплат. Если в проводках появились взносы с суммы пособия, значит, неверно настроен вид начисления.

Способ отражения в учёте задаётся в «Зарплата и кадры» → «Способы учёта зарплаты». Если для пособия за счёт работодателя стоит неподходящий счёт затрат, исправьте настройку и перепроведите документ — проводки обновятся.

Отражение больничного в отчётности

Пособие облагается НДФЛ, поэтому попадает в 6-НДФЛ: датой фактического получения дохода считается день выплаты, а крайний срок перечисления налога — последний день месяца выплаты. Это отличие от зарплаты часто становится источником ошибок в отчёте, если больничный выплачен отдельной ведомостью.

В расчёте по страховым взносам пособие отражается как необлагаемая выплата. В отчётах для ФСС суммы за счёт фонда заявляются к возмещению или зачёту — в зависимости от того, участвует регион в прямых выплатах или нет. При прямых выплатах работодатель платит только первые три дня.

Перед сдачей отчётности сверьте обороты по 69.01 и 70 счетам с реестром больничных за период. Расхождения обычно означают, что какой-то листок проведён дважды или, наоборот, не проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт затратного счёта Кт 70 на 3 дня, Дт 69.01 Кт 70 на остальное, Дт 70 Кт 68.01 на НДФЛ

Тревожный признак

Взносы начислены на пособие или нет разделения работодатель/ФСС

Расчётный листок сотрудника

Норма

Больничный виден отдельной строкой с корректной суммой

Тревожный признак

Сумма рассчитана из МРОТ при наличии справки о заработке

6-НДФЛ

Норма

Пособие отражено с датой выплаты, срок перечисления — последний день месяца

Тревожный признак

Больничный показан как зарплата с датой окончания месяца

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — заниженное пособие из-за отсутствующей справки о заработке. Решение: ввести справку, затем пересчитать больничный кнопкой «Исправить» в исходном документе, чтобы создался документ-исправление, а не ручная правка прошлого периода.

Вторая ошибка — задвоенный сотрудник в справочнике: больничный введён на одну карточку, а зарплата начисляется на другую. В результате расчётный листок не сходится, а в отчётности расхождения. Объедините дубли и перепроведите документы.

Третья ситуация — больничный проведён, но не учтён при расчёте зарплаты за месяц: сотруднику начислен полный оклад за дни болезни. Проверьте, что период нетрудоспособности в документе совпадает с фактическим, и что документ расположен в том же месяце начисления.

Особые случаи: уход за ребёнком, переходящие и исправленные листки

Больничный по уходу за ребёнком

Выберите соответствующий код причины нетрудоспособности. Такие листки полностью оплачиваются за счёт ФСС, и действуют лимиты оплачиваемых дней в году в зависимости от возраста ребёнка. Программа контролирует лимит, если все предыдущие листки введены в базу.

Переходящий больничный

Если листок открыт в одном месяце, а закрыт в другом, начисляйте пособие в месяце закрытия. В табеле дни болезни прошлого месяца могут временно стоять как неявки по невыясненной причине — после ввода больничного они заменятся корректным видом отсутствия.

Исправление ошибок в проведённом листке

Не редактируйте проведённый документ напрямую, если по нему уже сдана отчётность. Используйте кнопку «Исправить» — программа создаст документ-исправление со сторнирующими и доначисляющими записями, которые корректно попадут в уточнённые отчёты.

Удобно завести правило: больничный вводится в базу в день получения закрытого листка, а выплачивается вместе с ближайшей выплатой зарплаты. Так дата выплаты в 6-НДФЛ всегда совпадает с ведомостью, и отчёт заполняется без ручных правок.

Часто задаваемые вопросы

Нет пункта «Больничный лист» в меню «Все начисления». Что делать?

Проверьте настройки: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». Учёт зарплаты должен вестись в этой программе, а не во внешней. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадрово-расчётные документы.

Программа посчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудника хороший заработок. Почему?

Чаще всего не введена справка о заработке с предыдущего места работы или сотрудник задвоен в справочнике, и начисления лежат на другой карточке. Введите справку через «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке для расчёта пособий» и пересчитайте документ.

Как провести больничный, если регион перешёл на прямые выплаты ФСС?

Документ оформляется так же, но оплачивается только часть за счёт работодателя — первые три дня. Данные для ФСС передаются реестром или в формате обмена с фондом. Убедитесь, что в настройках организации указан правильный порядок выплат.

Нужно ли начислять страховые взносы на больничный?

Нет, пособия по временной нетрудоспособности освобождены от взносов. Облагается только НДФЛ. Если в проводках появились взносы с суммы пособия, проверьте настройку вида начисления — признак необлагаемой выплаты не должен быть сброшен.

Обнаружил ошибку в больничном после сдачи отчётности. Как исправить?

Откройте исходный документ и нажмите «Исправить» — будет создан документ-исправление текущим периодом со сторно и доначислением. Затем подайте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ за затронутый период. Ручное редактирование закрытого периода использовать не стоит.

Сотрудник болел в прошлом месяце, а листок принёс сейчас. В каком месяце начислять?

Начисляйте пособие в месяце предъявления закрытого листка — это дата обращения за пособием. В прошлом месяце дни болезни могли быть отмечены как неявки; после ввода больничного табель и начисления скорректируются.