Другое · 9 мин
Как в 1С Бухгалтерии посмотреть начисленную зарплату
Как посмотреть начисленную зарплату в 1С Бухгалтерии 8.3: расчетные листки, свод начислений, оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 и проверка данных.
Сведения о начисленной зарплате в 1С Бухгалтерии 8.3 хранятся в документах начисления и отражаются в нескольких стандартных отчетах. В зависимости от задачи — проверить одного сотрудника, сверить фонд оплаты труда за месяц или подготовить данные для налоговой — подходят разные инструменты: расчетные листки, свод начислений и удержаний, оборотно-сальдовая ведомость по счету 70.
Базовый сценарий выглядит так: открыть раздел «Зарплата и кадры», перейти к отчетам по зарплате и сформировать нужный за конкретный период по организации. Если зарплату ведут в отдельной программе (например, 1С: ЗУП) и в бухгалтерию только переносят проводки, данные о начислениях будут доступны только на уровне счетов учета, без детализации по видам расчета.
Прежде чем искать начисления, убедитесь, что зарплата за нужный период действительно начислена документом «Начисление зарплаты» и месяц не закрыт с ошибками. Если документа нет или он не проведен, отчеты покажут пустые или неполные данные — это самая частая причина «пропавшей» зарплаты.
Где в программе хранятся данные о начислениях
Источник всех сумм — документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры → Все начисления» или «Зарплата → Начисление зарплаты» в зависимости от настроек интерфейса). Документ создается ежемесячно, заполняется списком сотрудников и рассчитывает оклад, премии, больничные, отпускные и удержания автоматически по данным кадровых документов.
Кроме основного документа, на итоговые суммы влияют отдельные документы: «Больничный лист», «Отпуск», «Премия», «Материальная помощь», «Разовое начисление», «Разовое удержание». Все они попадают в отчеты по зарплате, поэтому расчетный листок сотрудника может включать строки из нескольких документов месяца.
Если в настройках учета зарплаты выбран вариант «Во внешней программе», документы начисления в бухгалтерии отсутствуют — есть только сводные проводки, загруженные из 1С: ЗУП. В этом случае детальные расчетные листки нужно смотреть в ЗУП, а в бухгалтерии доступна только аналитика по счетам 70, 69 и 68.01.
Расчетные листки: начисления по каждому сотруднику
Расчетный листок — основной отчет, когда нужно увидеть состав начислений конкретного работника: оклад, надбавки, удержания, НДФЛ и сумму к выплате. Откройте «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетные листки», укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».
Через кнопку «Настройки» можно добавить отбор по конкретному сотруднику или подразделению — это удобно, когда не нужен листок по всему штату. Отчет группирует данные по месяцам и показывает отработанные дни и часы, что помогает проверить корректность расчета.
Сформированный листок можно распечатать или сохранить в PDF — именно этот документ работодатель обязан выдавать сотруднику при выплате зарплаты. Если листок пуст, проверьте, проведен ли документ «Начисление зарплаты» за выбранный месяц и не отработан ли период в другой организации базы.
- 1Откройте раздел «Зарплата и кадры»
- 2Перейдите в «Отчеты по зарплате → Расчетные листки»
- 3Укажите период и организацию
- 4При необходимости добавьте отбор по сотруднику через «Настройки»
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте строки начислений и удержаний
Свод начислений, удержаний и выплат по организации
Когда нужна общая картина по фонду оплаты труда, используйте отчет «Свод начислений, удержаний и выплат» (там же, в «Отчетах по зарплате»). Он показывает по каждому сотруднику итоговые суммы: начислено, удержано, НДФЛ, выплачено и задолженность на конец периода.
В настройках отчета можно изменить группировку — например, вывести данные по подразделениям или по видам начислений. Это удобно для анализа структуры фонда оплаты труда и подготовки данных для руководства без выгрузки в Excel вручную.
Показатель «Задолженность на конец месяца» помогает контролировать расчеты с персоналом: если зарплата выплачена полностью, остаток обычно равен сумме, начисленной за вторую половину месяца, которая выплачивается позже. Резкое расхождение этой цифры с ожиданиями — повод проверить ведомости на выплату.
Проверка через оборотно-сальдовую ведомость по счету 70
Бухгалтерский способ — оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»: раздел «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету», счет 70, период, организация. Кредитовый оборот показывает начисленную зарплату, дебетовый — удержания и выплаты.
В настройках отчета включите субконто «Сотрудники», чтобы увидеть разбивку по каждому работнику. Двойной щелчок по строке открывает карточку счета с детализацией до проводок и документов — так можно выйти на конкретное начисление и исправить его при необходимости.
Дополнительно полезен «Анализ счета 70» — он показывает корреспонденции: с каких счетов затрат (20, 25, 26, 44) начислялась зарплата и куда уходили удержания. Это быстрый способ проверить, правильно ли распределены расходы на оплату труда.
Какой отчет выбрать
Детализация по сотруднику: состав начислений, удержания, НДФЛ. Не подходит для сводной аналитики по организации.
Общая картина по ФОТ и задолженности. Нет детализации по видам расчета внутри месяца.
Бухгалтерская сверка оборотов и остатков. Не показывает виды начислений, только суммы по проводкам.
Проверка результата и типичные расхождения
После формирования отчета сверьте три контрольные цифры: итог начислений в своде, кредитовый оборот по счету 70 и сумму в документе «Начисление зарплаты» за тот же месяц. В норме все три значения совпадают.
Если расчетный листок пуст, а проводки по счету 70 есть — вероятно, зарплата учитывается во внешней программе, и детализацию нужно искать там. Если листок заполнен, но обороты по счету 70 отличаются, проверьте, не изменяли ли документ задним числом без перепроведения смежных документов.
Обратите внимание на период формирования: начисление отпускных или больничных может относиться к одному месяцу, а документ быть датирован другим. При сверке используйте именно месяц начисления, а не дату документа.
Как проверить корректность данных
Суммы совпадают
Расхождение — есть непроведенные или измененные документы
Заполнены начисления, удержания и сумма к выплате
Пустой листок при наличии сотрудника в штате
Соответствует невыплаченной части зарплаты
Остаток не сходится с ведомостями на выплату
Типичные ошибки при поиске начислений
Чаще всего пользователи ищут зарплату за месяц, когда документ «Начисление зарплаты» еще не создан или не проведен. Отчеты в этом случае либо пустые, либо показывают только разовые документы — сначала проверьте журнал начислений.
Вторая распространенная ситуация — неверно выбрана организация. В базе с несколькими юрлицами отчет, сформированный по другой организации, покажет чужие или пустые данные. Организация указывается в шапке отчета и в настройках отбора.
Третья ошибка — попытка исправить суммы прямо в отчете или проводках вручную. Ручные операции по счету 70 ломают связку с кадровыми документами и НДФЛ: исправлять начисления нужно через документы (сторнирование, перерасчет), а не ручной операцией.
Частые вопросы
Почему расчетный листок пуст, хотя сотрудник работает?
Проверьте три вещи: проведен ли документ «Начисление зарплаты» за выбранный месяц, верно ли указана организация в отчете и не ведется ли зарплата во внешней программе (настройка в разделе «Администрирование → Настройки зарплаты»). Также убедитесь, что сотрудник принят на работу кадровым документом до начала периода.
Можно ли посмотреть начисленную зарплату за несколько месяцев сразу?
Да. В отчетах «Расчетные листки» и «Свод начислений, удержаний и выплат» укажите произвольный период — квартал, полугодие или год. Данные сгруппируются по месяцам, что удобно для анализа динамики.
Как выгрузить начисления в Excel?
Сформируйте нужный отчет и сохраните его через меню «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения на панели отчета, выбрав формат Excel. Табличный документ сохранит группировки и итоги.
Где посмотреть НДФЛ и взносы с начисленной зарплаты?
НДФЛ виден в расчетном листке и в своде начислений. Для детальной проверки используйте отчеты «Налоги и взносы (кратко)» и «Анализ НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры», а также обороты по счетам 68.01 и 69.
Зарплата ведется в 1С: ЗУП — почему в бухгалтерии нет расчетных листков?
При обмене в бухгалтерию переносятся только сводные проводки без детализации по видам расчета. Расчетные листки и полную структуру начислений смотрите в 1С: ЗУП, а в бухгалтерии доступна сверка по счетам 70, 69 и 68.01.
Что важно запомнить
Начисленную зарплату смотрите через расчетные листки (детально по сотруднику), свод начислений (по организации) или ОСВ по счету 70 (бухгалтерская сверка). Контроль — совпадение итогов отчетов с оборотами счета 70, исправления — только документами, не ручными проводками.