Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С Бухгалтерии

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет оформляется в программе как кадровый документ, который одновременно приостанавливает начисление зарплаты сотруднику и формирует основание для пособия по уходу до 1,5 лет. В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) для этого используется документ «Отпуск по уходу за ребенком», доступный при включенном учете зарплаты. Порядок действий отличается в зависимости от того, ведется ли кадровый учет в самой «Бухгалтерии» или в отдельной конфигурации 1С:ЗУП с последующей синхронизацией.

До ввода документа убедитесь, что в настройках учета зарплаты включена функциональность больничных, отпусков и исполнительных документов: раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Расчет зарплаты» — флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов». Без этого флажка документ «Отпуск по уходу за ребенком» в списке кадровых документов не появится.

Важно понимать структуру периода: отпуск по уходу за ребенком юридически един — до достижения ребенком 3 лет, но пособие из средств ФСС/СФР выплачивается только до 1,5 лет. В программе это отражается датами документа и настройкой начислений: на период до 1,5 лет назначается пособие, на период с 1,5 до 3 лет сотрудник остается в отпуске без начислений (кроме случаев, когда работодатель добровольно платит компенсацию).

Подготовка: что проверить перед оформлением документа

Перед вводом документа проверьте три вещи. Во-первых, сотрудник должен быть принят на работу в программе документом «Прием на работу» с корректной датой и графиком работы — от этого зависит расчет среднего заработка для пособия. Во-вторых, в карточке сотрудника должны быть заполнены данные для расчета пособий: СНИЛС, ИНН, сведения о стаже и заработке за расчетные годы (либо справки с предыдущих мест работы, введенные документом «Справка о заработке для расчета пособий»).

В-третьих, убедитесь, что в программе актуальные сведения об организации: реквизиты для отчетности в СФР. Если сотрудница переходит в отпуск по уходу сразу после отпуска по беременности и родам, проверьте, что документ «Больничный лист» по беременности и родам закрыт корректной датой — отпуск по уходу начинается со следующего дня после окончания больничного.

Ввод документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы»), нажмите «Создать» и выберите «Отпуск по уходу за ребенком». Если документа нет в списке — вернитесь к настройкам функциональности, описанным выше, и проверьте права пользователя.

Заполните поля документа:

• Сотрудник — выберите работника из справочника;
• Дата начала отпуска — как правило, день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам, либо дата из заявления сотрудника;
• Дата окончания отпуска — день, когда ребенку исполняется 3 года;
• Дата окончания оплачиваемого периода — день, когда ребенку исполняется 1,5 года; именно до этой даты программа будет начислять пособие;
• Количество детей и сведения о ребенке (ФИО, дата рождения) — влияют на расчет при уходе за несколькими детьми.

После заполнения проведите документ. Программа автоматически сформирует приказ (печатная форма по унифицированной форме Т-6 или произвольная), а в расчетных данных сотрудника появится назначенное пособие. С даты начала отпуска начисление оклада и других постоянных начислений прекращается — проверить это можно в документе «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц: сотрудник в нем либо отсутствует, либо имеет только строку пособия.

1. 1
   Включите учет больничных и отпусков в настройках зарплаты
2. 2
   Создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком» из раздела «Кадровые документы»
3. 3
   Укажите даты: начало отпуска, окончание (3 года) и окончание оплачиваемого периода (1,5 года)
4. 4
   Внесите сведения о ребенке и количестве детей
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ
6. 6
   Проверьте расчет пособия на вкладке «Начисления» документа
7. 7
   Сформируйте «Начисление зарплаты» за месяц и убедитесь, что оклад прекращен, а пособие начислено

Настройка пособия до 1,5 лет и проверка расчета

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет рассчитывается как 40% среднего заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, но не ниже установленного минимума и не выше максимума, определяемого предельной базой для страховых взносов. Программа подставляет эти значения автоматически при обновлении релиза, поэтому критично поддерживать актуальную версию конфигурации.

На вкладке «Начисления» документа отпуска можно открыть расшифровку расчета среднего заработка. Проверьте, какие суммы попали в расчетную базу: туда должны войти выплаты, облагаемые взносами, за два расчетных года. Если сотрудница работала в организации меньше этого срока, введите справки с прежних мест работы — иначе пособие будет занижено. Также сотрудница вправе подать заявление о замене лет расчетного периода, если в расчетные годы попали отпуска по беременности и родам или по уходу за предыдущим ребенком; в программе замена лет указывается в форме расчета среднего заработка.

Период с 1,5 до 3 лет: что происходит в программе

После достижения ребенком 1,5 лет начисление пособия прекращается автоматически — отдельного документа для этого не требуется, если дата окончания оплачиваемого периода указана верно. Сотрудник продолжает числиться в отпуске по уходу до 3 лет, в расчетных листках за этот период начислений не будет.

Компенсационная выплата 50 рублей, ранее предусмотренная для периода с 1,5 до 3 лет, отменена для детей, родившихся после 1 января 2020 года. Если в вашей базе остались старые настройки этого начисления, проверьте их актуальность, чтобы не начислить лишнего. Отдельные работодатели устанавливают собственные выплаты на период до 3 лет — такие начисления создаются вручную через «Настройки зарплаты» — «Начисления» и назначаются сотруднику кадровым документом.

Досрочный выход, неполный рабочий день и прерывание отпуска

Сотрудник вправе прервать отпуск по уходу в любой момент или работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия. Оба сценария оформляются по-разному.

Досрочный выход на работу

Для досрочного выхода используется документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (в некоторых релизах — «Изменение отпуска по уходу за ребенком» или кадровый перевод). Укажите дату выхода — с этой даты возобновляется начисление зарплаты по основному месту работы, а пособие прекращается. Если сотрудница выходит на полный рабочий день, право на пособие утрачивается.

Работа на условиях неполного времени с сохранением пособия

При выходе на неполный рабочий день пособие до 1,5 лет сохраняется. Оформите кадровый перевод («Кадровый перевод» в разделе «Кадровые документы») с изменением графика работы на неполный и указанием даты начала. Отпуск по уходу при этом не прерывается документом возврата — программа продолжит начислять и пособие, и зарплату пропорционально отработанному времени. Проверьте результат в «Начислении зарплаты»: должны присутствовать обе строки.

Варианты выхода из отпуска

Полный выход на работу

Пособие прекращается полностью. Оформляется документом возврата из отпуска. Подходит, когда сотрудник готов работать полный день

Неполное рабочее время

Пособие до 1,5 лет сохраняется, зарплата начисляется пропорционально. Оформляется кадровым переводом на неполный график без прерывания отпуска

Работа на дому

Также сохраняет право на пособие; требует кадрового перевода с изменением условий труда

Отражение в отчетности и синхронизация с 1С:ЗУП

Пособие по уходу за ребенком выплачивается через СФР по проактивному механизму: работодатель передает в фонд сведения о застрахованном лице и отвечает на запросы фонда. В 1С:Бухгалтерии для этого используются документы обмена с СФР (раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или «Передача в ФСС сведений о пособиях»). Проверьте, что сведения о сотруднике переданы до начала отпуска, иначе фонд не сможет назначить выплату вовремя.

Если зарплата и кадры ведутся в 1С:ЗУП, а в «Бухгалтерию» выгружаются только проводки, документ отпуска создается в ЗУП, а в Бухгалтерию при синхронизации переносятся отражения в учете. Не создавайте дублирующий кадровый документ в Бухгалтерии — это приведет к расхождениям при синхронизации. В настройках синхронизации проверьте, что перенос кадровых документов соответствует принятой в организации схеме учета.

Проверка результата и контрольные точки

После оформления всех документов выполните контрольную проверку. Сформируйте расчетный листок сотрудника за первый полный месяц отпуска: в нем должна быть только строка пособия по уходу за ребенком (если сотрудник не работает неполный день). Оклад и прочие постоянные начисления должны отсутствовать.

Дополнительно проверьте отчет «Анализ ФОТ» или обороты по счету 70: начисления сотруднику должны соответствовать сумме пособия. Убедитесь, что в отчетности по взносам суммы пособия отражаются как необлагаемые выплаты. Если сотрудник числится в отпуске, но в «Начислении зарплаты» ему продолжает считаться оклад — значит, документ отпуска не проведен или дата начала указана неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок за месяц отпуска

Норма

Только пособие по уходу, оклада нет

Тревожный признак

Начисляется оклад или пособие отсутствует

Дата окончания оплачиваемого периода

Норма

Совпадает с датой исполнения ребенку 1,5 лет

Тревожный признак

Пособие начисляется после 1,5 лет или прекращается раньше

Сведения в СФР

Норма

Переданы до начала отпуска, запросы фонда обработаны

Тревожный признак

Фонд присылает запросы, выплата задерживается

Печатная форма приказа

Норма

Приказ сформирован и подписан, даты совпадают с заявлением

Тревожный признак

Даты в приказе расходятся с заявлением сотрудника

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку в 1С?

Да, закон позволяет оформить отпуск на любого работающего родственника, фактически ухаживающего за ребенком. В программе документ «Отпуск по уходу за ребенком» создается на того сотрудника, который подал заявление, — независимо от степени родства. В карточке документа указываются сведения о ребенке, а основанием служит заявление и справка с места работы второго родителя о том, что он отпуск не использует.

Что делать, если сотрудница вышла из отпуска, а потом снова хочет в него уйти?

Отпуск по уходу можно использовать частями. Оформите новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» с новой датой начала; дата окончания по-прежнему ограничена днем исполнения ребенку 3 лет, а оплачиваемый период — 1,5 годами. Если пособие до 1,5 лет еще не исчерпано по времени, оно возобновится.

Почему в документе «Начисление зарплаты» сотрудник в отпуске всё равно получает оклад?

Наиболее частые причины: документ отпуска не проведен, дата начала отпуска указана позже фактической, либо в базе заведен дублирующий кадровый документ, отменяющий отпуск. Проверьте журнал кадровых документов по сотруднику и при необходимости отмените лишние документы, затем пересчитайте начисление зарплаты.

Нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ на пособие по уходу за ребенком?

Нет. Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В программе это задано настройками вида начисления; если в расчетном листке вы видите удержание НДФЛ с пособия — проверьте настройки начисления, вероятно, используется самодельный вид расчета с неверными параметрами налогообложения.

Как оформить отпуск, если учет зарплаты ведется в 1С:ЗУП, а не в Бухгалтерии?

Документ создается только в ЗУП: «Кадры» — «Отпуска по уходу за ребенком». В Бухгалтерию при синхронизации переносятся проводки по начислению пособия. Создавать аналогичный документ в Бухгалтерии не нужно — это вызовет дубли и ошибки обмена.

Как исправить ошибочно указанные даты в уже проведенном документе?

Если по документу еще не было начислений, просто откройте его, исправьте даты и перепроведите. Если пособие уже начислялось, исправьте даты и пересчитайте документы «Начисление зарплаты» за затронутые месяцы, а при переплате — оформите корректировку и уведомьте СФР, так как пособие выплачивает фонд.