Другое · 11 мин
Как в 1С:Бухгалтерии оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет
Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С:Бухгалтерия 8.3: документ, расчет пособия, начисления, отчеты в ФСС и типичные ошибки.
Отпуск по уходу за ребенком до полутора лет в 1С:Бухгалтерии оформляется кадровым документом, на основании которого программа автоматически рассчитывает ежемесячное пособие и прекращает начисление зарплаты сотруднику. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам пособия, проблемам с отчетностью в Социальный фонд России и переплатам, которые потом сложно вернуть.
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 кадровый и расчетный функционал ограничен по сравнению с «1С:Зарплатой и управлением персоналом», но оформить отпуск по уходу за ребенком и начислять пособие в ней можно штатными средствами. Важно понимать, какие документы доступны, где программа считает автоматически, а где сумму придется ввести вручную.
Ниже разобран полный порядок действий: от проверки настроек учетной политики до контроля начислений и сдачи отчетности, а также типичные ошибки и способы их проверки.
Проверьте настройки программы перед оформлением
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе включен расчет зарплаты и ведется кадровый учет. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройки зарплаты» и проверьте, что расчет зарплаты ведется в этой программе, а не во внешней. Если учет ведется в 1С:ЗУП, документы отпуска создаются там, а в Бухгалтерию переносятся только итоговые начисления.
Также проверьте карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники»: должны быть заполнены дата приема на работу, вид занятости, график работы. От этих данных зависит корректность расчета среднего заработка и табеля учета рабочего времени на период отпуска.
Создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы») и создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребенком». Если такого вида документа нет в списке, воспользуйтесь кнопкой «Создать» и поиском по названию.
В документе укажите организацию, сотрудника, дату документа и период отпуска: дату начала (обычно день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам) и дату окончания — день, когда ребенку исполняется полтора года. Даты берутся из заявления сотрудницы и свидетельства о рождении ребенка.
Проверьте флажок об освобождении ставки на период отпуска, если на место сотрудницы планируется прием другого работника. После заполнения проведите документ — с этого момента программа перестанет планировать сотруднику окладные начисления.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и создайте «Отпуск по уходу за ребенком».
- 2Укажите сотрудника, даты начала и окончания отпуска по заявлению.
- 3Проверьте данные для расчета среднего заработка и при необходимости скорректируйте их.
- 4Проведите документ и убедитесь, что окладные начисления прекратились.
- 5В первом же расчете зарплаты проверьте сумму пособия.
Как программа рассчитывает пособие до 1,5 лет
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком рассчитывается как 40% среднего заработка сотрудницы за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, с учетом установленных минимального и максимального размеров. Точные лимиты ежегодно индексируются, поэтому сверяйте их с актуальными значениями — программа при обновлении подгружает их автоматически.
В документе отпуска есть данные для расчета среднего заработка. Если сотрудница работала в вашей организации весь расчетный период и начисления велись в этой же базе, программа подтянет доход автоматически. Если она работала у другого работодателя, заработок со справки о доходах вводится вручную через кнопку изменения данных для расчета среднего заработка.
Начисление пособия выполняется документом «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц: в табличной части у сотрудницы появится строка «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» вместо оклада. За неполный месяц (первый и последний месяцы отпуска) сумма рассчитывается пропорционально календарным дням.
Особые ситуации: неполный месяц, замена лет, работа на условиях неполного времени
Замена лет расчетного периода
Если в расчетных годах сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или в предыдущем отпуске по уходу за ребенком, она вправе по заявлению заменить эти годы на предшествующие, если это увеличит пособие. В 1С замена выполняется в форме ввода данных для расчета среднего заработка — укажите другие расчетные годы и введите доход за них.
Работа во время отпуска
Сотрудница вправе работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением пособия. В этом случае в программе оформляется кадровый перевод на неполную ставку (или изменение графика), и одновременно начисляются и зарплата за фактически отработанное время, и пособие. Убедитесь, что в документе отпуска отмечено, что отпуск прерывается выходом на работу на неполное время — иначе программа не будет начислять зарплату.
Отпуск оформляет отец или другой родственник
Право на отпуск и пособие имеет не только мать, но и отец, бабушка, дедушка или иной родственник, фактически ухаживающий за ребенком. Порядок оформления в программе идентичен: документ создается на того сотрудника, который подал заявление.
Как выбрать действие
Проверка начислений и отражение в учете
После проведения «Начисления зарплаты» сформируйте расчетный листок сотрудницы: в нем должна быть только строка пособия (и зарплата при неполном рабочем времени). Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет не облагается НДФЛ и страховыми взносами — проверьте, что в расчетном листке нет удержаний налога с этой суммы.
В бухгалтерском учете пособие отражается проводкой по дебету счета 69 и кредиту счета 70, поскольку расходы несет Социальный фонд. При действующем механизме прямых выплат работодатель перечисляет пособие средствами фонда, поэтому важно корректно оформить выплату и не смешивать ее с обычной зарплатой в реестрах.
Как проверить результат
Только пособие (и зарплата при неполном времени), НДФЛ с пособия отсутствует
Начисляется оклад или с пособия удержан НДФЛ
Дни отпуска отмечены кодом отпуска по уходу за ребенком
Проставлены рабочие дни или прогулы
Соответствует 40% среднего заработка в пределах лимитов, за неполный месяц — пропорция по дням
Круглая сумма без привязки к заработку или явно заниженная
Сведения о стаже и пособии передаются без ошибок
Форма не принимается из-за расхождений в датах отпуска
Отчетность и взаимодействие с Социальным фондом
При прямых выплатах работодатель обязан передавать в СФР сведения о застрахованном лице и документы, необходимые для назначения пособия. В 1С:Бухгалтерии для этого используются документы обмена с фондом: сведения о застрахованном лице и исходящие документы по пособиям. Обычно их нужно отправить в течение нескольких рабочих дней после получения заявления от сотрудницы — точный срок установлен законодательством, и его нарушение грозит штрафом.
Также период отпуска по уходу за ребенком отражается в отчетности по персонифицированным сведениям и формах о стаже. Перед сдачей отчетов сверьте даты отпуска в программе с приказом и заявлением — расхождение даже на один день вызовет ошибки при приеме отчетности.
Досрочный выход из отпуска и его окончание
Если сотрудница решает выйти на работу раньше исполнения ребенку полутора лет (не на неполное время), отпуск нужно прервать документально. В 1С:Бухгалтерии для этого используется документ изменения или прекращения отпуска — в зависимости от релиза это может быть «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» или возврат на работу через кадровый приказ. После проведения документа программа прекратит начисление пособия и возобновит начисление зарплаты.
По достижении ребенком полутора лет пособие прекращается автоматически по дате окончания, указанной в документе. Если сотрудница переходит в отпуск по уходу до трех лет, оформите новый документ на следующий период — пособия в нем, как правило, уже не будет, но сам отпуск должен быть отражен для табеля и отчетности.
Что важно запомнить
Отпуск оформляется одноименным кадровым документом, пособие начисляется автоматически в «Начислении зарплаты». Ключевые точки контроля: данные среднего заработка, даты отпуска, отсутствие НДФЛ с пособия и своевременная отправка сведений в СФР.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком, если зарплата ведется в 1С:ЗУП?
Нет, в этом случае кадровые документы и расчет пособия выполняются в 1С:ЗУП. В 1С:Бухгалтерию из ЗУП синхронизируются только итоговые данные для отражения в бухгалтерском учете. Создавать документ отпуска в обеих программах не нужно — это приведет к задвоению начислений.
Что делать, если пособие рассчиталось неверно?
Сначала проверьте данные среднего заработка в документе отпуска: период, суммы дохода, замену лет. Затем убедитесь, что программа обновлена и использует актуальные лимиты. Если ошибка найдена, исправьте данные и пересчитайте начисление зарплаты за затронутые месяцы, при необходимости оформив доначисление.
Облагается ли пособие до 1,5 лет НДФЛ и взносами?
Нет. Пособие по уходу за ребенком относится к государственным пособиям и освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если в расчетном листке появился налог с этой суммы, проверьте вид начисления — вероятно, пособие введено произвольным начислением с неверными настройками налогообложения.
Как оформить отпуск, если сотрудница работает у нескольких работодателей?
Пособие назначается по одному месту работы по выбору сотрудницы, а при определенных условиях учитывается заработок у всех работодателей. В вашей базе оформите отпуск стандартно, а заработок по справкам от других работодателей введите вручную в данных для расчета среднего. У второго работодателя отпуск оформляется по его правилам.
Нужно ли начислять пособие отдельным документом каждый месяц?
Нет, отдельный документ не требуется. Пособие начисляется автоматически в ежемесячном документе «Начисление зарплаты» на протяжении всего периода отпуска, указанного в кадровом документе. Достаточно один раз корректно оформить отпуск и затем контролировать суммы.
Как отразить в учете выплату пособия при прямых выплатах?
Пособие выплачивается за счет средств СФР, поэтому в учете оно проходит через расчеты с фондом: начисление — дебет 69, кредит 70; выплата оформляется ведомостью, но фактически не уменьшает средства организации. Важно не включать пособие в расходы на оплату труда и не смешивать с зарплатными реестрами.