Другое · 9 мин
Как оформить больничный лист в 1С Бухгалтерии
Как оформить больничный лист в 1С Бухгалтерии 8.3: создание документа, расчёт пособия, работа с ЭЛН, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Оформление больничного листа в 1С Бухгалтерии — стандартная операция кадрового и расчётного учёта, но она требует аккуратности: от неё зависят начисления сотруднику, расчёты с ФСС (ныне СФР) и корректность отчётности. Ошибка в датах, среднем заработке или номере электронного листка нетрудоспособности приводит к перерасчётам и вопросам со стороны фонда.
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 для этого предусмотрен отдельный документ «Больничный лист», который рассчитывает пособие за счёт работодателя и за счёт СФР, формирует проводки и участвует в расчёте страховых взносов и НДФЛ. Ниже разобран полный порядок действий — от подготовки программы до проверки результата.
Материал ориентирован на типовую 1С:Бухгалтерию 8.3 с включённым расчётом зарплаты. Если у вас доработанная конфигурация или учёт ведётся в 1С:ЗУП, названия пунктов меню могут отличаться, но логика документа остаётся той же.
Проверьте, готова ли программа к расчёту больничного
Перед созданием документа убедитесь, что в базе включён расчёт заработной платы. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» и проверьте, что расчёт зарплаты и кадровый учёт ведутся в этой программе, а не во внешней. Если учёт ведётся в 1С:ЗУП, документ «Больничный лист» создаётся там, а в бухгалтерию переносятся только итоговые проводки.
Второе условие — актуальные сведения о сотруднике. В карточке сотрудника должны быть заполнены дата приёма на работу, должность, график работы и вид занятости. От графика зависит, как программа определит рабочие дни, приходящиеся на период болезни, и не будет ли двойного начисления зарплаты за эти дни.
Третий момент — настройки страхового стажа. Стаж для оплаты больничных вводится в карточке физического лица (ссылка «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж» в зависимости от релиза). Если стаж не указан, программа рассчитает пособие по минимальному проценту, и сумму придётся исправлять сторнированием.
Создайте документ «Больничный лист»
Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» (или «Больничные листы» в зависимости от настроек интерфейса) и нажмите «Создать» → «Больничный лист». В шапке документа укажите организацию, дату документа и месяц начисления — именно в этом месяце пособие попадёт в расчётную ведомость.
Выберите сотрудника и заполните период нетрудоспособности: даты начала и окончания болезни указываются строго по листку нетрудоспособности. Несовпадение дат с данными листка — частая причина расхождений при сверке с СФР.
Укажите причину нетрудоспособности из списка: заболевание или травма, уход за больным ребёнком, карантин, декретный отпуск и т.д. От причины зависят правила оплаты: например, при уходе за ребёнком ограничивается количество оплачиваемых дней в году, а пособие по беременности и родам полностью оплачивается за счёт фонда.
- 1Проверьте настройки зарплаты и страховой стаж сотрудника
- 2Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры»
- 3Заполните сотрудника, период и причину нетрудоспособности
- 4Введите номер ЭЛН и загрузите данные из СФР либо заполните вручную
- 5Проверьте расчёт среднего заработка и сумму пособия
- 6Проведите документ и посмотрите проводки
- 7Включите пособие в ближайшую ведомость на выплату
Работа с электронным больничным (ЭЛН)
Большинство листков нетрудоспособности оформляются в электронном виде, и работодатель получает их через СФР. В 1С Бухгалтерии при настроенном обмене с фондом достаточно ввести номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника — программа загрузит период, причину нетрудоспособности и другие данные автоматически.
Для загрузки используется встроенный сервис обмена с контролирующими органами (1С-Отчётность или документооборот с СФР). Если обмен не настроен, данные электронного листка можно ввести вручную по информации из личного кабинета страхователя на портале СФР.
После загрузки обязательно сверьте то, что подтянулось в документ, с фактической ситуацией: совпадает ли сотрудник, нет ли в листке продолжения (тогда оформляется отдельный документ с пометкой «является продолжением»), корректно ли указан период освобождения от работы.
Проверьте расчёт пособия
После заполнения основных полей программа автоматически рассчитывает средний заработок за два предшествующих календарных года, процент оплаты по стажу и итоговую сумму пособия. Расчёт можно посмотреть по кнопке «Расчёт среднего заработка» или в печатной форме «Расчёт пособия к больничному листу».
Обратите внимание на разбивку суммы: первые три дня болезни при заболевании или травме самого работника оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. В документе эти части показываются отдельно, и они по-разному отражаются в учёте и отчётности.
Если сумма кажется заниженной, проверьте три вещи: страховой стаж в карточке физлица, наличие данных о заработке за расчётные годы (для новых сотрудников — справка 182н) и ограничение пособия по МРОТ при малом стаже или нарушении режима. Программа применяет эти ограничения автоматически, но только при корректных исходных данных.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом по данным о доходах за два предшествующих года
Сумма равна расчёту из МРОТ, хотя у сотрудника был заработок — не введены данные о доходах
Соответствует страховому стажу сотрудника
Применён минимальный процент при большом стаже — стаж не заполнен в карточке
Первые три дня — работодатель, остальные — фонд
Вся сумма отнесена на одного плательщика — проверьте причину нетрудоспособности
Проводки, НДФЛ и взносы
При проведении документ формирует проводки по начислению пособия. Часть за счёт работодателя относится на те же счета затрат, что и зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 и др. — по настройкам способов учёта зарплаты), в корреспонденции со счётом 70. Часть за счёт СФР отражается по дебету счёта 69.
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, и программа исчисляет налог при проведении документа. Страховыми взносами пособие не облагается — это важно при проверке базы для взносов в расчёте РСВ.
Открыть проводки можно кнопкой «Дт/Кт» из формы документа. Если счета учёта отличаются от ожидаемых, проверьте способ учёта зарплаты, указанный в карточке сотрудника или в настройках организации по умолчанию.
Выплата пособия и отражение в отчётности
Начисленное пособие выплачивается сотруднику вместе с ближайшей выплатой зарплаты. Для этого создайте ведомость (в банк, в кассу или через зарплатный проект) — программа подберёт задолженность перед сотрудником с учётом больничного и удержит исчисленный НДФЛ.
Данные больничного листа участвуют в отчётности: сумма пособия за счёт фонда отражается в расчёте по страховым взносам и в сведениях для СФР, а НДФЛ с пособия попадает в расчёт 6-НДФЛ в периоде фактической выплаты. Перед сдачей отчётов полезно сверить обороты по счёту 69 с реестром больничных за квартал.
Если после проведения обнаружена ошибка, не редактируйте проведённый документ «задним числом» без необходимости — в типовой конфигурации предусмотрено сторнирование начислений и ввод исправленного документа. Это сохраняет корректную историю расчётов и упрощает пояснения при проверках.
Что важно запомнить
Больничный оформляется одним документом в разделе «Зарплата и кадры»: сотрудник, период, причина, номер ЭЛН. Перед проведением проверьте стаж, данные о заработке и статус электронного листка. После проведения — проводки, НДФЛ и включение пособия в ведомость на выплату.
Частые вопросы
Можно ли оформить больничный, если зарплата ведётся в 1С:ЗУП?
В этом случае документ «Больничный лист» создаётся в 1С:ЗУП, где и рассчитывается пособие. В 1С:Бухгалтерию данные переносятся вместе с итоговыми проводками при синхронизации. Создавать документ в обеих программах не нужно — это приведёт к задвоению начислений.
Что делать, если сотрудник принёс бумажный больничный?
Документ создаётся так же, но данные листка вводятся вручную: номер листка, период, причина нетрудоспособности, даты по строкам «Освобождение от работы». Все сведения переносятся с бумажного бланка без изменений, расхождения недопустимы.
Как оформить продолжение больничного листа?
Каждый листок оформляется отдельным документом. В документе по продолжению укажите, что он является продолжением предыдущего листка, — тогда программа корректно учтёт дни за счёт работодателя: три дня оплачиваются один раз по первичному листку, а не по каждому продолжению.
Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудника была зарплата?
Чаще всего причина в отсутствии данных о заработке за два предшествующих года — например, сотрудник принят недавно, а справка от прежнего работодателя не введена. Вторая возможная причина — не заполнен страховой стаж. Проверьте карточку физического лица и введите недостающие сведения, затем пересчитайте документ.
Облагается ли больничный страховыми взносами?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности страховыми взносами не облагается. Облагается только НДФЛ, который программа исчисляет при проведении документа и удерживает при выплате. Если пособие попало в базу для взносов в РСВ, проверьте вид начисления — возможно, использован нестандартный код дохода.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?
Если документ вошёл в закрытый период или выплата уже произведена, используйте механизм сторнирования: создайте документ «Сторнирование начислений» (или отмените проведение и введите исправленный документ, если период открыт). После исправления пересчитайте НДФЛ и при необходимости сдайте уточнённую отчётность.