Как начислить зарплату в 1С:Бухгалтерии

Начисление заработной платы в 1С:Бухгалтерии 8.3 — регулярная операция, которая при правильной настройке занимает несколько минут: программа сама рассчитывает оклад, НДФЛ и страховые взносы, формирует проводки и ведомости на выплату. Однако перед первым расчётом необходимо корректно заполнить параметры учёта, иначе ошибки проявятся в проводках, отчётности и расчётах с бюджетом.

В статье разобран полный цикл: от подготовки программы до выплаты зарплаты и проверки результата. Инструкция подходит для конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0. Если у вас крупный штат, сложные системы оплаты труда или сдельные наряды, ориентируйтесь на 1С:ЗУП — в «Бухгалтерии» кадровый и расчётный функционал намеренно упрощён.

Проверьте, подходит ли вам 1С:Бухгалтерия для расчёта зарплаты

Прежде чем настраивать расчёт, важно понять границы возможностей конфигурации. 1С:Бухгалтерия рассчитывает зарплату по окладу, по дням и часам, учитывает стандартные вычеты по НДФЛ, начисляет страховые взносы по основным тарифам. Этого достаточно для небольших организаций и ИП с несколькими сотрудниками.

Ограничения проявляются там, где нужен сложный расчёт: суммированный учёт рабочего времени, графики сменности, районные коэффициенты с особыми условиями, вредность с досрочной пенсией, сложные системы премирования. В таких случаях корректнее использовать 1С:Зарплату и управление персоналом, а в бухгалтерию передавать сводные проводки.

Где считать зарплату

1С:Бухгалтерия 8.3

Подходит для небольшого штата, оплаты по окладу, стандартных вычетов и взносов. Ограничение — нет сложных графиков и расширенного кадрового учёта.

1С:ЗУП

Нужна при сменных графиках, сдельщине, сложных надбавках, большом штате. Требует отдельной настройки обмена с бухгалтерией.

Внешний расчёт + проводки вручную

Допустимо при 1–2 сотрудниках, но повышает риск ошибок в НДФЛ и взносах и усложняет отчётность.

Настройте параметры учёта зарплаты

Первый шаг — раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты». Здесь укажите, что учёт заработной платы ведётся в этой программе, а не во внешней. От этого зависит, будут ли доступны документы начисления и ведомости.

Далее проверьте учётную политику организации: раздел «Главное» → «Учётная политика». На закладке, связанной с зарплатой, укажите способ отражения расходов по оплате труда в бухгалтерском учёте — обычно это счёт 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций, для производственных рабочих — счёт 20. От этой настройки зависят проводки документа начисления.

В разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» проверьте виды начислений: должны присутствовать «Оклад» (оплата по окладу) и, при необходимости, премии, больничные, отпускные. Также убедитесь, что в настройках взносов указан правильный тариф страховых взносов — для большинства организаций это основной тариф, для МСП действует пониженный тариф с выплат сверх МРОТ.

Заполните данные сотрудников

Расчёт строится на данных справочника «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Для каждого сотрудника должны быть заполнены: ФИО, дата приёма на работу, оклад и график работы. Оклад задаётся кадровым документом «Приём на работу» — именно оттуда программа берёт сумму для расчёта.

Для корректного удержания НДФЛ заполните заявления на вычеты: в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» укажите стандартные вычеты на детей и дату, с которой они применяются. Если вычет не внесён, программа удержит налог со всей суммы начисления, и сотрудник получит меньше, чем положено.

Проверьте также дату выплаты зарплаты в настройках организации — она влияет на дату удержания НДФЛ и сроки его перечисления. Дата выплаты указывается в разделе «Главное» → «Реквизиты организации» в блоке зарплатных настроек.

Создайте документ «Начисление зарплаты»

Основной документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления, организацию и подразделение, если ведётся учёт по подразделениям.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления по их окладам с учётом отработанного времени по производственному календарю. Если нужно начислить зарплату только части сотрудников, используйте кнопку «Добавить» и выберите их вручную.

В табличной части документа по каждому сотруднику видны начисленная сумма, НДФЛ и взносы. Двойной щелчок по строке открывает детализацию расчёта: можно увидеть, как сформировалась сумма, какие вычеты применены, сколько дней учтено. При необходимости вручную добавьте премию или иную выплату через кнопку «Начислить».

1. 1
   Проверьте настройки зарплаты и тариф взносов в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты»
2. 2
   Убедитесь, что у всех сотрудников заполнены приёмы на работу, оклады и вычеты по НДФЛ
3. 3
   Создайте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте расчёт по нескольким сотрудникам: оклад, НДФЛ, взносы
5. 5
   Проведите документ и откройте его проводки (Дт/Кт) для контроля
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату и зарегистрируйте выплату
7. 7
   Сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 69

Проверьте НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ программа рассчитывает нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов. Проверить корректность можно так: откройте строку сотрудника в документе начисления и перейдите на закладку «НДФЛ» — там видна налоговая база, применённые вычеты и итоговый налог. Базовая ставка для большинства доходов — 13% с учётом прогрессивной шкалы при высоких доходах.

Страховые взносы начисляются этим же документом и отражаются на закладке «Взносы». Для субъектов малого и среднего предпринимательства проверьте, что программа разделила выплаты на часть в пределах МРОТ и часть сверх МРОТ — к ним применяются разные ставки. Если разделения нет, вернитесь к настройкам учётной политики и тарифа взносов.

Отдельно проверьте взносы на травматизм: их тариф задаётся в настройках зарплаты и зависит от класса профессионального риска организации, который подтверждается в СФР. Неверный процент приведёт к искажению расходов и отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Проводки документа начисления

Норма

Дт счёта затрат (20, 26, 44) — Кт 70 по начислению; Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ; Дт счёта затрат — Кт 69 по взносам

Тревожный признак

Пустые проводки, неверный счёт затрат или отсутствие строк по взносам

Сумма НДФЛ

Норма

Налог равен примерно 13% от базы за минусом вычетов, нарастающий итог сходится с карточкой сотрудника

Тревожный признак

НДФЛ посчитан без вычетов или с суммы, включающей необлагаемые выплаты

Взносы для МСП

Норма

В расчёте видно деление базы на МРОТ и суммы сверх МРОТ

Тревожный признак

Вся база обложена по единому тарифу при наличии статуса МСП

Оформите выплату зарплаты

После проведения начисления создайте ведомость на выплату: раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», если выплата наличными). Нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате за вычетом НДФЛ по всем сотрудникам с задолженностью.

Для зарплатного проекта укажите банк и договор зарплатного проекта в настройках — тогда из ведомости можно сформировать файл для выгрузки в банк-клиент. При выплате на карты вне зарплатного проекта используйте ведомость «на счета», где у каждого сотрудника указан его лицевой счёт.

Факт оплаты регистрируется документом «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» со ссылкой на ведомость. Только после этого в учёте закрывается задолженность по счёту 70 и фиксируется удержание НДФЛ для последующего перечисления в бюджет.

Сверьте результат и подготовьте отчётность

После выплаты сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70: на конец месяца после полной выплаты сальдо должно быть нулевым либо равным сумме, которую вы ещё не выплатили. По счёту 69 остаток показывает задолженность по взносам к перечислению, по счёту 68.01 — НДФЛ к уплате.

Для контроля используйте зарплатные отчёты: «Расчётный листок» по каждому сотруднику, «Расчётная ведомость Т-51» и «Свод начислений и удержаний» — они находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Расчётные листки обязательно выдавать сотрудникам при выплате.

На основе введённых данных программа формирует регламентированную отчётность: расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1. Перед отправкой сверьте контрольные соотношения — сервис проверки отчётов встроен в программу и выявляет большинство расхождений.

Перед начислением зарплаты за месяц убедитесь, что в базу внесены все больничные, отпуска и увольнения этого месяца. Документ «Начисление зарплаты» учитывает отклонения по времени, и если больничный ввести после расчёта, придётся перезаполнять документ, чтобы убрать лишние дни из оплаты по окладу.

Частые вопросы

Почему документ «Начисление зарплаты» заполняется пустым?

Чаще всего причина в отсутствии действующего приёма на работу у сотрудников или в том, что месяц начисления раньше даты приёма. Проверьте кадровые документы в разделе «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» и убедитесь, что в них указан оклад и график работы.

Как начислить зарплату за неполный месяц?

Ничего дополнительно делать не нужно: если сотрудник принят или уволен в середине месяца либо оформлены отсутствия (больничный, отпуск), программа автоматически рассчитает оплату пропорционально отработанным дням по производственному календарю. Главное — чтобы все отклонения были введены до заполнения документа начисления.

Можно ли изменить сумму начисления вручную?

Можно — суммы в табличной части документа доступны для редактирования, и программа пометит такие строки как исправленные вручную. Однако при следующем перезаполнении документа ручные правки будут утеряны, а расхождение между начислением, НДФЛ и взносами может нарушить контрольные соотношения в отчётности. Корректнее править исходные данные: оклад, отработанное время, вычеты.

Как начислить премию вместе с зарплатой?

В документе «Начисление зарплаты» выделите сотрудника, нажмите «Начислить» и выберите вид начисления «Премия», затем укажите сумму. Если премия регулярная, создайте отдельный документ «Премия» через «Все начисления» — так проще анализировать выплаты. Проверьте, что вид премии облагается НДФЛ и взносами в соответствии с её характером.

Что делать, если НДФЛ посчитан без вычета на детей?

Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Налог на доходы» и проверьте, введено ли заявление на стандартные вычеты и с какой даты они применяются. После добавления заявления пересчитайте документ начисления — программа доначислит вычет с начала года и скорректирует налог автоматически.

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении прошлого месяца?

Если отчётность за период ещё не сдана, исправьте исходные данные и перепроведите документ начисления. Если отчёты отправлены, вносите корректировку текущим периодом и сдавайте уточнённые расчёты по взносам и 6-НДФЛ. Перед исправлением закрытых периодов сделайте резервную копию базы.