Как начислить заработную плату в 1С:Бухгалтерия

Начисление заработной платы в 1С:Бухгалтерия выполняется документом «Начисление зарплаты», который автоматически рассчитывает оклад, удерживает НДФЛ и формирует проводки по страховым взносам. Чтобы расчёт прошёл корректно, перед первым начислением нужно подготовить базу: заполнить сведения об организации, настроить параметры учёта зарплаты и правильно завести сотрудников.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. Если у вас обособленное подразделение, сложные системы оплаты труда, сдельные наряды или большой штат — рассмотрите переход на «1С:Зарплату и управление персоналом», где кадровый и расчётный функционал значительно шире.

Подготовка: что настроить перед первым начислением

Программа не сможет рассчитать зарплату, если не заданы базовые настройки. Откройте раздел «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты» и проверьте несколько ключевых блоков.

Во-первых, в общих настройках укажите, что учёт зарплаты ведётся «в этой программе» (а не во внешней). Во-вторых, проверьте «Порядок учёта зарплаты»: там задаётся счёт затрат по умолчанию (обычно 70 счёт в корреспонденции со счетом затрат, например 26 или 44), способ отражения взносов и резерв отпусков, если он формируется. В-третьих, заполните реквизиты организации: тариф страховых взносов, ставку взносов на травматизм, регистрацию в налоговой.

Отдельно проверьте справочник «Способы учёта зарплаты» (он же «Способы отражения»). Каждый способ — это связка «счёт затрат + статья затрат». Если сотрудники относятся к разным подразделениям и видам деятельности, создайте отдельные способы для каждого случая, иначе вся зарплата попадёт на один счёт и придётся править вручную.

Кадровые данные: приём сотрудника и назначение оклада

Каждый сотрудник должен быть принят на работу документом «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры → Кадровые документы»). В документе указываются дата приёма, подразделение, должность, график работы и размер оплаты — оклад или тарифная ставка. Без этого документа сотрудник не попадёт в расчёт.

В карточке сотрудника заполните данные для НДФЛ: ИНН, статус налогового резидента, право на стандартные вычеты (например, на детей). Вычеты вводятся через ссылку «Налог на доходы» в карточке сотрудника либо документом «Уведомление о вычетах». Если вычет не заведён, программа удержит НДФЛ со всей суммы — это частая причина переплаты налога за сотрудника.

Изменение оклада оформляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — в зависимости от релиза конфигурации. Не редактируйте оклад прямо в старом приказе о приёме: это исказит историю и может пересчитать прошлые периоды.

Начисление зарплаты: пошаговый порядок

Основной документ находится по пути «Зарплата и кадры → Все начисления». Создайте новый документ «Начисление зарплаты» и действуйте в следующем порядке.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты»
2. 2
   Укажите месяц начисления и дату документа (последний день месяца)
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится всеми сотрудниками с назначенной оплатой
4. 4
   Проверьте колонки «Начислено», «НДФЛ», «Взносы» — при необходимости откройте расшифровку по кнопке в строке
5. 5
   Добавьте разовые начисления (премии) и удержания вручную, если они есть
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Показать проводки»

Кнопка «Заполнить» рассчитывает начисления пропорционально отработанному времени по графику сотрудника. Если сотрудник отработал неполный месяц (болезнь, отпуск за свой счёт), сначала введите отклонение — больничный, отпуск или документ «Отсутствие» — тогда программа уменьшит сумму оклада автоматически.

На вкладке документа или по гиперссылке доступны расшифровки: НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года, взносы — отдельно по каждому виду (пенсионные, медицинские, социальные, травматизм). Проверьте хотя бы одного сотрудника вручную: сумма НДФЛ должна примерно равняться 13% (или применяемой ставке) от облагаемой базы за вычетом вычетов.

Премии, больничные и отпускные

Разовая премия

Премия начисляется либо отдельным документом «Премия», либо добавлением строки в документ начисления зарплаты с видом начисления «Премия». Вид начисления должен быть создан в справочнике «Начисления» с правильным кодом дохода для НДФЛ — от этого зависит отражение в отчётах 6-НДФЛ.

Больничный лист

Пособие по временной нетрудоспособности вводится документом «Больничный лист». Программа рассчитывает часть за счёт работодателя; остальное оплачивает фонд напрямую сотруднику при прямых выплатах. Убедитесь, что в настройках указано участие в проекте прямых выплат, иначе расчёт и отчётность будут некорректны.

Отпуск

Отпускные считаются документом «Отпуск» на основе среднего заработка за предыдущие месяцы. Если сотрудник работает в компании недавно и база для среднего не накоплена, программа рассчитает средний из имеющихся данных — проверьте результат вручную.

Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ

Начисление и выплата — две разные операции. После проведения начисления создайте ведомость: «Зарплата и кадры → Ведомости в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета». В ведомости укажите месяц и нажмите «Заполнить» — подтянутся суммы к выплате (начислено минус НДФЛ и удержания).

На основании ведомости оформляется сама выплата: списание с расчётного счёта (при безналичной выплате) или расходный кассовый ордер. Только после проведения ведомости и оплаты у сотрудника закрывается задолженность, а НДФЛ считается удержанным и перечисляемым в бюджет.

Перечисление НДФЛ отражается платёжным поручением; дата удержания налога — это дата выплаты дохода, поэтому важно, чтобы ведомость и оплата были проведены фактической датой выплаты. Несовпадение дат — типичная причина ошибок в отчёте 6-НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70

Норма

Кредитовое сальдо равно долгу перед сотрудниками после начисления; после выплаты закрывается

Тревожный признак

Дебетовое сальдо или остаток, не совпадающий с ведомостью

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начислено минус НДФЛ и удержания равно сумме к выплате

Тревожный признак

Расхождения в копейках или целых рублях между листком и ведомостью

Регистр НДФЛ и отчёт 6-НДФЛ

Норма

Удержанный налог появляется после проведения ведомости с оплатой

Тревожный признак

НДФЛ «висит» исчисленным, но не удержанным после выплаты

Типичные ошибки и как их избежать

Если ошибка обнаружена после сдачи отчётности, действуйте через механизмы исправления: сторнирование начислений, уточнённые расчёты по взносам и корректировка 6-НДФЛ. Не удаляйте проведённые документы закрытого периода — это нарушит последовательность учёта.

Частые вопросы

Почему документ «Начисление зарплаты» заполняется пустым?

Чаще всего причина в отсутствии действующего документа «Приём на работу» или в том, что в нём не назначено начисление (оклад). Также проверьте, не уволен ли сотрудник раньше месяца начисления и совпадает ли организация в документе с организацией приёма.

Как начислить зарплату за неполный месяц?

Введите документы отсутствий (отпуск, больничный, отсутствие) до заполнения начисления. Программа рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, пропорция посчитается автоматически по датам кадровых документов.

НДФЛ посчитался неверно — что проверить в первую очередь?

Откройте карточку сотрудника и проверьте: статус резидента, заведённые вычеты и дату их применения, а также доходы прошлых месяцев — НДФЛ считается нарастающим итогом, и ошибка могла прийти из более раннего периода. Полезно сформировать отчёт «Анализ НДФЛ» и сравнить базу с начислениями.

Можно ли начислять зарплату несколько раз в месяц?

Да. Аванс оформляется ведомостью с вариантом выплаты «Аванс» (фиксированной суммой или процентом) без документа начисления. Окончательный расчёт делается документом «Начисление зарплаты» в конце месяца, и выплаченный аванс автоматически учитывается при формировании итоговой ведомости.

Чем 1С:Бухгалтерия отличается от 1С:ЗУП по расчёту зарплаты?

Бухгалтерия подходит для небольших компаний с простыми схемами оплаты: оклад, премия, отпуск, больничный. ЗУП нужен, если есть сложные графики, сдельная оплата, много видов начислений, кадровый учёт в полном объёме, воинский учёт или большой штат — там эти задачи автоматизированы глубже.