Другое · 11 мин
Как начислить больничный лист в 1С:Бухгалтерия 8.3
Пошаговая инструкция по начислению больничного в 1С:Бухгалтерия 8.3: документ «Больничный лист», расчёт среднего заработка, проверка НДФЛ и проводки.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С:Бухгалтерия выполняется документом «Больничный лист» из раздела зарплаты. Программа сама рассчитывает средний заработок за два предшествующих календарных года, применяет процент оплаты в зависимости от страхового стажа и разделяет сумму на часть за счёт работодателя и часть за счёт СФР. Бухгалтеру остаётся корректно ввести данные листка нетрудоспособности и проверить результат.
Перед началом работы важно убедиться, что в информационной базе ведётся кадровый учёт, сотрудник принят на работу, а в учётной политике настроены параметры расчёта зарплаты. Если база используется только для бухгалтерского учёта без зарплатного контура, документ «Больничный лист» будет недоступен — в этом случае пособие отражают ручными операциями, что требует отдельной аккуратности.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки настроек до проверки проводок и отражения больничного в отчётности. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3 редакции 3.0 с включённым учётом зарплаты.
Подготовка: что проверить до начисления больничного
Документ «Больничный лист» доступен, только если в настройках учётной политики включён расчёт зарплаты. Откройте «Главное → Учётная политика» и убедитесь, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней. Также проверьте раздел «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты»: там должен быть установлен признак ведения учёта зарплаты и кадров в данной программе.
Второе условие — корректные кадровые данные сотрудника. В карточке сотрудника должны быть заполнены дата приёма, должность, график работы и вид занятости. От графика зависит расчёт дней нетрудоспособности, а от даты приёма — правильность определения расчётного периода для среднего заработка.
Третий блок подготовки — сведения о стаже. Процент оплаты больничного (60, 80 или 100 процентов среднего заработка) зависит от страхового стажа. В карточке сотрудника на вкладке «Трудовая деятельность» укажите стаж, исчисленный по трудовой книжке и справкам с предыдущих мест работы. Если стаж не введён, программа применит минимальный процент, и пособие будет занижено.
Создание документа «Больничный лист»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Все начисления» и нажмите «Создать → Больничный лист». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), дату документа, месяц начисления и сотрудника. Месяц начисления определяет, в каком периоде сумма попадёт в расчётную ведомость и в учёт.
В полях периода нетрудоспособности введите даты начала и окончания больничного в точности по листку нетрудоспособности. Если больничный электронный (ЭЛН), укажите его номер — при настроенном обмене с СФР данные подтянутся автоматически. Для бумажного листка реквизиты вводятся вручную.
Выберите причину нетрудоспособности из списка: общее заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и другие. Причина влияет на порядок оплаты: например, при уходе за ребёнком действуют ограничения по количеству оплачиваемых дней в году, а пособие по беременности и родам полностью выплачивается за счёт СФР.
- 1Откройте «Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист»
- 2Заполните организацию, дату, месяц начисления и сотрудника
- 3Укажите период нетрудоспособности и причину по листку
- 4Проверьте процент оплаты по стажу и средний заработок
- 5Проведите документ и откройте начисленные суммы на закладке «Начислено»
- 6Проверьте НДФЛ и проводки по кнопке «Дт/Кт»
Расчёт среднего заработка и процента оплаты
Средний дневной заработок программа считает как сумму облагаемых взносами выплат за два календарных года, предшествующих году болезни, делённую на 730. Расшифровку расчёта можно посмотреть, нажав на ссылку суммы среднего заработка в документе — откроется форма с помесячной детализацией, где при необходимости вручную добавляют данные из справки предыдущего работодателя.
Процент оплаты подставляется автоматически по страховому стажу: менее 5 лет — 60 процентов, от 5 до 8 лет — 80 процентов, 8 лет и более — 100 процентов. Для пособия по беременности и родам применяется 100 процентов независимо от стажа. Если расчётный средний заработок оказывается ниже рассчитанного из МРОТ, программа применяет МРОТ с учётом районного коэффициента и ставки сотрудника.
Итоговая сумма делится на две части: первые три дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Это разделение видно на закладке «Начислено» и важно для проводок и для отчётности: сумма за счёт фонда не является расходом организации.
НДФЛ, взносы и проводки по больничному
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ полностью — и часть работодателя, и часть СФР. Программа исчисляет налог автоматически при проведении документа, удержание произойдёт при выплате. Дата получения дохода по больничному — день фактической выплаты, это важно для отчёта 6-НДФЛ: пособие попадает в раздел по дате выплаты, а не по дате начисления.
Страховыми взносами пособие не облагается. Проводки формируются при проведении документа или при отражении зарплаты в учёте: сумма за счёт работодателя относится на тот же счёт затрат, что и зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 и др.), в корреспонденции со счётом 70. Сумма за счёт СФР проводкой по расходам не проходит — она отражается на счёте 69 как зачитываемая или возмещаемая сумма.
Посмотреть сформированные проводки можно по кнопке «Дт/Кт» в документе либо через документ «Отражение зарплаты в бухучёте», если учёт настроен через него. Сверьте счёт затрат с тем, что указан в способе учёта зарплаты сотрудника — несоответствие приведёт к попаданию пособия не на ту статью расходов.
Как проверить результат
Больничный виден отдельной строкой, суммы за счёт работодателя и СФР разделены
Пособие отсутствует или сумма не соответствует документу
Налог исчислен с полной суммы пособия, дата дохода — дата выплаты
НДФЛ не исчислен или дата дохода равна дате начисления
Часть работодателя на счёте затрат, часть СФР — на 69 счёте
Вся сумма отнесена на затраты или счёт затрат не соответствует подразделению
Особые сценарии: переходящий больничный, уход за ребёнком, МРОТ
Переходящий больничный
Если нетрудоспособность началась в одном месяце, а закончилась в другом, документ создаётся одним месяцем начисления, но программа корректно распределяет дни по периодам. В расчётный листок каждого месяца попадёт своя часть. Следите, чтобы месяц начисления совпадал с месяцем, в котором пособие будет выплачено, — это упрощает контроль сроков выплаты (пособие выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты).
Уход за больным ребёнком
При выборе причины «Уход за больным ребёнком» программа применяет особый порядок: первые дни оплачиваются по стажу, последующие — в размере 50 процентов среднего заработка (при амбулаторном лечении). Кроме того, действуют лимиты оплачиваемых дней в году в зависимости от возраста ребёнка. Контроль лимита ведите по сумме всех больничных сотрудника за год — программа не всегда сигнализирует о превышении.
Расчёт из МРОТ и совместители
Если стаж сотрудника менее шести месяцев или заработок за расчётный период отсутствует, пособие считается из МРОТ. Для внешних совместителей больничный начисляется по каждому месту работы отдельно, если сотрудник работал у тех же работодателей в расчётном периоде. Для внутренних совместителей в программе создаётся один документ на основное место — заработок по совместительству учитывается в среднем автоматически.
Выплата пособия и отражение в отчётности
Выплата части работодателя оформляется вместе с зарплатой документом «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу»: при заполнении ведомости программа подтянет задолженность по больничному вместе с остальными начислениями. Часть СФР работодатель не выплачивает — её перечисляет фонд напрямую работнику после получения данных, поэтому в ведомости эта сумма не участвует.
В отчётности больничный отражается в нескольких местах. В 6-НДФЛ пособие попадает по дате фактической выплаты с выделенным сроком перечисления налога. В расчёте по страховым взносам сумма пособия показывается как необлагаемая выплата, а расходы на пособия за счёт фонда отражаются в соответствующих приложениях. В персонифицированных сведениях суммы не участвуют, так как взносами не облагаются.
Перед сдачей отчётности полезно сверить обороты по счёту 70 в разрезе начислений с расчётными листками и проверить, что сумма пособий за счёт СФР в учёте совпадает с данными обмена с фондом. Расхождение — типичный признак того, что какой-то больничный проведён с ошибкой или не проведён вовсе.
Что важно запомнить
Больничный начисляется документом «Больничный лист» из раздела «Зарплата и кадры». Ключ к правильному расчёту — заполненный страховой стаж и полные данные о заработке за два предыдущих года. После проведения обязательно проверьте разделение суммы на доли работодателя и СФР, исчисленный НДФЛ и проводки, а выплату части работодателя проведите через ведомость вместе с зарплатой.
Частые вопросы
Почему в меню нет документа «Больничный лист»?
Документ недоступен, если в настройках зарплаты указано, что учёт ведётся во внешней программе (например, в 1С:ЗУП). Откройте «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты» и проверьте переключатель места ведения учёта. Если зарплата действительно считается в ЗУП, больничный нужно начислять там, а в бухгалтерию переносить только проводки.
Как начислить больничный новому сотруднику без справки о заработке?
Проведите документ как обычно — программа рассчитает пособие исходя из МРОТ. Когда сотрудник принесёт справку о заработке с предыдущего места работы, внесите данные в расчёт среднего заработка и сделайте перерасчёт: создайте исправление документа или скорректируйте сумму в текущем периоде, доначислив разницу.
Облагается ли больничный страховыми взносами?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности полностью освобождено от страховых взносов — и часть за счёт работодателя, и часть за счёт СФР. Взносами облагается только доплата до среднего заработка, если она предусмотрена локальным актом организации и начисляется сверх пособия отдельным видом расчёта.
Как исправить ошибочно проведённый больничный?
Если период ещё не закрыт, проще всего отменить проведение документа, исправить данные и провести заново. Если зарплата за период уже выплачена и отчётность сдана, используйте механизм исправления: в документе нажмите «Исправить» — программа создаст документ-исправление со сторнированием старой суммы и начислением правильной.
Кто выплачивает часть больничного за счёт СФР?
С введением проектных выплат фонд перечисляет свою часть пособия напрямую работнику на основании сведений, которые работодатель передаёт через обмен с СФР. Работодатель выплачивает только первые три дня нетрудоспособности. Задача бухгалтера — вовремя и корректно отправить в фонд данные о закрытом листке нетрудоспособности и застрахованном лице.
Можно ли начислить больничный в 1С:Бухгалтерии, если зарплата считается вручную?
Технически можно отразить пособие ручной операцией: часть работодателя — по дебету счёта затрат и кредиту 70, НДФЛ — по дебету 70 и кредиту 68. Однако при этом нарушится аналитика расчётов с сотрудником, не сформируется расчётный листок и будут ошибки в 6-НДФЛ. Такой способ допустим только как временная мера с последующим приведением учёта в порядок.