Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С

Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет и до 3 лет в программах 1С оформляется одним кадровым документом, но с разными настройками пособий: до полутора лет сотруднику положено ежемесячное пособие за счет СФР, а с 1,5 до 3 лет — только сохранение рабочего места без оплаты (компенсационная выплата 50 рублей отменена для отпусков, начавшихся после 2020 года). Ошибки в оформлении приводят к неверному расчету пособий, искажению стажа и проблемам при проверках фонда.

Порядок действий зависит от того, какая программа используется: в 1С:ЗУП есть полноценный документ «Отпуск по уходу за ребенком», а в 1С:Бухгалтерии 8 (без модуля ЗУП) отпуск оформляется через кадровые документы и ручную настройку начислений. Ниже разобраны оба сценария, а также возврат из отпуска, работа на условиях неполного времени и типичные ошибки.

Что нужно подготовить перед оформлением отпуска

Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у вас есть полный комплект оснований: заявление сотрудника о предоставлении отпуска, свидетельство о рождении ребенка (или данные о нем), справка с места работы второго родителя о том, что он не использует аналогичный отпуск и не получает пособие. Если отпуск оформляется на другого родственника (бабушку, отца), потребуются справки с мест работы обоих родителей.

Проверьте в программе актуальность кадровых данных сотрудника: прием на работу должен быть проведен, в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН, паспортные данные. Эти сведения понадобятся для отправки информации в СФР — фонд запрашивает их для назначения пособия, и неполные данные приведут к отказу или задержке выплаты.

Также уточните дату начала отпуска: обычно он начинается на следующий день после окончания отпуска по беременности и родам. Проверьте, что больничный по беременности и родам в программе закрыт корректно, иначе периоды пересекутся и расчет пособия будет неверным.

Оформление отпуска в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом перейдите в раздел «Кадры» и выберите «Отпуска по уходу за ребенком». Создайте новый документ, укажите организацию, сотрудника и дату документа. В поле «Дата начала» поставьте первый день отпуска, в поле «Дата окончания» — день, когда ребенку исполняется 3 года (если сотрудник берет отпуск до трех лет полностью).

На вкладке с пособиями установите флажок «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату, до которой оно выплачивается (день исполнения 1,5 лет). Программа рассчитает размер пособия автоматически на основании среднего заработка за два предыдущих календарных года — при необходимости данные о заработке можно скорректировать вручную или ввести справки с предыдущих мест работы.

Флажок «Пособие до 3 лет» в текущих релизах относится к старой компенсации 50 рублей — для отпусков, начавшихся после 1 января 2020 года, она не назначается. Если сотрудник планирует во время отпуска работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия, установите соответствующий флажок и укажите график неполного времени.

Проведите документ. Программа автоматически сформирует кадровый приказ (по форме Т-6 или в свободной форме, в зависимости от настроек), прекратит начисление зарплаты сотруднику с даты начала отпуска и начнет учитывать отсутствие в табеле буквенным кодом «ОЖ».

1. 1
   Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребенком → Создать
2. 2
   Укажите сотрудника, дату начала и дату окончания отпуска (до 3 лет)
3. 3
   Установите флажок пособия до 1,5 лет и проверьте расчет среднего заработка
4. 4
   При работе неполное время — установите флажок и укажите график
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ
6. 6
   Проверьте табель: дни отпуска должны быть отмечены кодом ОЖ

Оформление в 1С:Бухгалтерии без модуля ЗУП

В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) возможности кадрового учета ограничены. Отпуск оформляется через документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» или «Кадровые документы», в зависимости от настроек), но специализированного документа для отпуска по уходу за ребенком там нет. Поэтому используется комбинация: кадровый приказ в свободной форме плюс ручная настройка начислений.

Практический порядок такой: создайте приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком вне программы (или через печатную форму), затем в программе убедитесь, что сотруднику не начисляется зарплата — при формировании документа «Начисление зарплаты» исключите его или обнулите начисления. Пособие до 1,5 лет при прямых выплатах отражается проводками по взаиморасчетам с СФР: начисление Дт 69 Кт 70, выплата Дт 70 Кт 50/51.

Если в вашей организации зарплатный учет ведется в 1С:Бухгалтерии, а объем кадровых операций растет, рассмотрите переход на 1С:ЗУП — ручное ведение длительных отпусков и пособий в бухгалтерской программе трудоемко и чревато ошибками в отчетности.

Передача сведений в СФР для назначения пособия

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет назначает и выплачивает Социальный фонд России на основании сведений, которые работодатель обязан передать. В 1С:ЗУП для этого используется документ «Исходящий документооборот с СФР» или автоматическая отправка через настроенный обмен: после проведения отпуска программа предложит сформировать сведения для фонда.

Проверьте, что в сведения попали: период отпуска, данные ребенка (ФИО, дата рождения, реквизиты свидетельства), очередность ребенка, справка о неполучении пособия вторым родителем. СФР должен получить сведения не позднее трех рабочих дней с даты получения заявления сотрудника — просрочка грозит штрафом и жалобами работника.

Отследите статус отправки в журнале обмена с фондом. Если фонд вернул сведения с ошибкой (например, не совпали данные ребенка), исправьте данные в карточке сотрудника или документе и отправьте повторно.

Учет отпуска в табеле, стаже и отчетности

Весь период отпуска по уходу за ребенком до 3 лет табелируется кодом «ОЖ» (или цифровым 15). В 1С:ЗУП табель заполняется автоматически по данным документа отпуска. Проверьте, что отклонения отражены с даты начала отпуска — если сотрудник в табеле продолжает числиться рабочими днями, зарплата начислится ошибочно.

Период отпуска до 1,5 лет включается в страховой стаж для пенсии и в стаж для пособий, но не включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. Программа учитывает это автоматически при расчете остатков отпусков — после выхода сотрудника рабочий год для отпускного стажа сместится.

В отчетности сведения об отпуске попадают в персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1 (раздел о кадровых событиях). При оформлении отпуска и выходе из него необходимо подать в СФР соответствующие сведения о трудовой деятельности — в 1С:ЗУП это делается через документы кадрового учета с последующей выгрузкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени

Норма

Весь период отпуска отмечен кодом ОЖ, рабочих дней нет

Тревожный признак

Сотрудник числится рабочими днями — зарплата начислится ошибочно

Начисление зарплаты за месяц

Норма

Сотрудник отсутствует в документе или сумма равна нулю

Тревожный признак

Начислены оклад или премии за период отпуска

Сведения в СФР

Норма

Статус «Принято» в журнале обмена

Тревожный признак

Ошибка приема или сведения не отправлены

Выход из отпуска и изменение условий

Досрочный выход из отпуска оформляется документом «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (в 1С:ЗУП — раздел «Кадры»). Укажите дату возврата: с этого дня прекращается пособие и отклонение в табеле, сотруднику снова начисляется зарплата. Если сотрудник выходит на неполное рабочее время с сохранением пособия, вместо возврата изменяются условия в самом документе отпуска или оформляется кадровый перевод на неполный график.

Сотрудник может прервать отпуск и вернуться в него повторно — каждый раз это оформляется отдельными документами. Также возможен перевод отпуска на другого члена семьи: текущий отпуск прекращается возвратом, а на нового сотрудника (например, отца, работающего в вашей организации) оформляется новый документ со своим комплектом справок.

После выхода проверьте расчет зарплаты за первый неполный месяц, пересчет отпускного стажа и актуальность графика работы сотрудника. Если сотрудник выходит на прежнюю должность после замещения, убедитесь, что временный перевод заместителя корректно завершен.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком сразу до 3 лет одним документом?

Да. В документе указывается общий период отпуска до трех лет, а пособие назначается отдельным флажком только на период до 1,5 лет. Дробить отпуск на два документа не требуется, если сотрудник сразу написал заявление на полный срок.

Как оформить работу неполный день с сохранением пособия?

В документе отпуска в 1С:ЗУП установите флажок работы на условиях неполного рабочего времени и укажите график неполного времени (его нужно предварительно создать в справочнике графиков). Пособие до 1,5 лет сохраняется, а зарплата начисляется пропорционально отработанному времени.

Что делать, если сотрудница принесла справку с прошлой работы уже после назначения пособия?

Откройте документ отпуска, добавьте данные справки в расчет среднего заработка и перепроведите документ. Программа пересчитает пособие, а обновленные сведения нужно повторно отправить в СФР — фонд произведет доплату.

Нужно ли начислять зарплату за месяц, в котором начался отпуск?

Да, за дни, отработанные до даты начала отпуска. В 1С:ЗУП при расчете зарплаты за этот месяц программа автоматически учтет отклонение и начислит оплату только за фактически отработанное время до отпуска.

Как оформить отпуск, если ребенок усыновлен или сотрудник — отец?

Порядок в программе тот же: документ «Отпуск по уходу за ребенком» с указанием данных ребенка. Отличается только пакет документов-оснований: для отца нужны справки о неиспользовании отпуска от матери, при усыновлении — решение суда. В самом документе эти особенности отражаются в реквизитах основания.

Куда смотреть, если пособие рассчиталось в минимальном размере?

Минимальный размер обычно означает, что в расчете нет данных о заработке за два предыдущих года или заработок ниже МРОТ. Проверьте документы ввода справок с прежних мест работы и корректность расчетных лет — при уходе за ребенком возможна замена лет на более ранние периоды по заявлению сотрудника.