Другое · 9 мин
Как принять сотрудника в 1С:Бухгалтерия 8.3
Пошаговая инструкция по приёму сотрудника в 1С:Бухгалтерия 8.3: создание карточки, кадровый приказ, штатное расписание, настройка начислений и проверка расчёта зарплаты.
Приём сотрудника в 1С:Бухгалтерия — это не одна кнопка, а цепочка действий: завести физическое лицо, создать карточку сотрудника, оформить кадровый приказ и убедиться, что программа правильно рассчитает зарплату и взносы. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в расчётные документы или в отчётность по НДФЛ и страховым взносам.
Инструкция ниже написана для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0, с включённым учётом зарплаты и кадров. Если в вашей базе зарплата ведётся во внешней программе (например, в 1С:ЗУП), порядок будет другим — об этом тоже рассказано ниже.
Перед началом проверьте, что в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» выбран вариант учёта «В этой программе». Без этого раздел «Зарплата и кадры» будет содержать только ограниченный набор документов.
Проверка настроек перед приёмом сотрудника
Первое, что нужно сделать, — убедиться, что кадровый учёт в базе включён и настроен. Откройте «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». В поле «Зарплата и кадровый учёт ведутся» должно стоять значение «В этой программе». Если выбран вариант «Во внешней программе», кадровые приказы в Бухгалтерии оформляться не будут.
Далее проверьте заполнение справочников, от которых зависит приказ: подразделения, должности, графики работы. Подразделения создаются в разделе «Справочники» → «Подразделения», должности — «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» → «Должности». Если нужного подразделения или должности нет, создайте их заранее — это быстрее, чем отвлекаться в середине оформления приказа.
Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы. Если документ «Приём на работу» не открывается или недоступен, обратитесь к администратору базы: возможно, роли ограничивают доступ к персональным данным.
Создание карточки физического лица
Сотрудник в 1С всегда связан с физическим лицом из справочника «Физические лица». Если человек уже работал в организации раньше (например, увольнялся и принимается повторно), не создавайте дубликат — найдите существующую карточку через поиск по ФИО. Дубли физлиц приводят к ошибкам в отчётности по НДФЛ и СЗВ: данные одного человека раздваиваются.
В карточке физического лица заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес регистрации. Эти сведения программа подтянет в отчёты 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и персонифицированную отчётность. Проверяйте ИНН и СНИЛС по документам сотрудника — опечатка в одной цифре оборачивается отказом отчёта при сдаче.
Если сотрудник новый, карточка физлица создаётся автоматически при оформлении приказа о приёме: достаточно в поле «Сотрудник» выбрать «Новый сотрудник» и ввести ФИО. Программа сама предложит создать физическое лицо.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ — кадровый приказ о приёме. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». В новых версиях документ может называться «Приёмы на работу» — суть та же.
Заполните поля документа: организация, дата приёма, сотрудник (или новое физлицо), подразделение, должность. В табличной части укажите вид расчёта — обычно «Оплата по окладу» — и размер оклада. Если сотрудник принимается на неполную ставку, укажите количество ставок (например, 0,5) и проверьте, что программа пересчитала размер начисления пропорционально.
Обратите внимание на поле «График работы». От него зависит расчёт зарплаты за неполный месяц и учёт рабочего времени. Если подходящего графика нет, создайте его в справочнике «Графики работы сотрудников», указав режим (пятидневка, сменный и т.д.).
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ создаёт кадровую запись и назначает плановое начисление сотруднику с даты приёма.
- 1Проверьте настройки зарплаты: учёт ведётся «В этой программе»
- 2Создайте или найдите карточку физического лица, заполните ИНН, СНИЛС, паспорт
- 3Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу»
- 4Укажите организацию, дату, подразделение, должность, график работы
- 5Введите вид расчёта и оклад, при неполной ставке — количество ставок
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
- 7Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников и в расчёте зарплаты
Печать приказа по форме Т-1
Из проведённого документа можно распечатать унифицированную форму Т-1 или приказ по собственному шаблону организации. Нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите нужный вариант. Программа подставит данные из приказа: ФИО, должность, оклад, дату приёма.
Проверьте печатную форму перед подписанием: номер приказа, дату, реквизиты организации. Если в печатной форме не хватает данных (например, условий испытательного срока), их дописывают вручную в шаблон или оформляют отдельным документом — в типовой форме Т-1 в 1С предусмотрены только базовые поля.
Проверка результата и расчёт зарплаты
После проведения приказа убедитесь, что сотрудник корректно встал на учёт. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» — новый человек должен отображаться в списке с должностью и подразделением. В карточке сотрудника на вкладке начислений должно быть активное плановое начисление с указанным окладом.
Ключевая проверка — тестовое начисление зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц приёма и нажмите «Заполнить». Сотрудник должен попасть в табличную часть, а сумма — рассчитаться пропорционально отработанным дням, если он принят не с первого числа. Если сотрудник не попал в документ, чаще всего причина в дате приёма позже периода начисления или в непроведённом приказе.
Как проверить результат
Отображается с должностью и подразделением
Отсутствует — приказ не проведён или создан в другой организации
Сотрудник заполняется автоматически, сумма пропорциональна дням
Строка пустая или сотрудника нет — проверьте дату приёма и график
Активная строка «Оплата по окладу» с верной суммой
Начисления нет или оклад неверный — исправьте приказ или создайте кадровый перевод
Типичные ошибки при приёме сотрудника
Самая частая ошибка — дублирование физических лиц. При повторном приёме бывшего сотрудника бухгалтер создаёт новую карточку вместо поиска старой. В результате отчётность по НДФЛ формируется на двух «разных» людей, и данные приходится сводить вручную. Всегда ищите по фамилии и СНИЛС перед созданием нового физлица.
Вторая распространённая проблема — неверная дата приёма. Если в приказе указана дата, отличающаяся от реального первого рабочего дня, зарплата за месяц посчитается неправильно, а стаж для отчётности исказится. Исправить дату можно перепроведением приказа, но только если по сотруднику ещё не начислялась зарплата.
Третья ошибка — забытый график работы или неверное количество ставок. При приёме на 0,5 ставки с полным окладом в приказе сотрудник получит двойную зарплату. Всегда сверяйте итоговую сумму в приказе с трудовым договором.
Особые сценарии приёма
Приём по совместительству
Внутренний совместитель оформляется как новый сотрудник, но привязывается к тому же физическому лицу. В документе приёма выберите «вид занятости» — «Внутреннее совместительство» и укажите существующее физлицо. Для внешнего совместителя физлицо создаётся как обычно, вид занятости — «Внешнее совместительство».
Приём по договору ГПХ
Исполнители по договорам гражданско-правового характера в 1С:Бухгалтерия оформляются не кадровым приказом, а документом «Договор работ (услуг)» в разделе «Зарплата и кадры». Создавать сотрудника с окладом для них не нужно — начисления по ГПХ проходят отдельно и облагаются взносами иначе, чем зарплата штатных работников.
Как выбрать способ оформления
Частые вопросы
Почему новый сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?
Проверьте три вещи: проведён ли приказ о приёме, не позже ли дата приёма периода начисления и назначено ли плановое начисление в карточке сотрудника. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация, что и в приказе.
Как исправить ошибку в приказе, если зарплата уже начислена?
Редактировать и перепроводить приказ после расчёта зарплаты небезопасно — суммы могут пересчитаться задним числом. Правильнее оформить исправление новым кадровым документом (например, «Кадровый перевод» для смены оклада или должности) с даты, когда изменение вступает в силу.
Нужно ли заводить сотрудника, если он работает по договору ГПХ?
Кадровый приказ не нужен. Исполнителя оформляют документом «Договор работ (услуг)», а физическое лицо всё равно создаётся в справочнике — оно понадобится для отчётности по НДФЛ и взносам с выплат по договору.
Можно ли принять сотрудника задним числом?
Технически программа позволяет провести приказ прошлой датой, но если за тот период уже закрыт месяц, сдана отчётность или выплачена зарплата, придётся делать перерасчёт и подавать уточнённые отчёты. По возможности оформляйте приём в том месяце, когда человек реально вышел на работу.
Что делать, если при приёме не нашёл нужную должность в списке?
Создайте её прямо из документа: в поле «Должность» нажмите «Создать» и введите наименование. Должность сохранится в справочнике и будет доступна для следующих приказов.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С:Бухгалтерия — это проверка настроек учёта, корректная карточка физлица без дублей, проведённый приказ с верной датой, окладом и графиком, а затем контрольное начисление зарплаты. Ошибки в дате, ставке или СНИЛС исправлять сложнее, чем предотвратить.