Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С базовая

Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется в двух ситуациях: при увольнении сотрудника и когда часть отпуска сверх 28 календарных дней заменяется денежной выплатой без увольнения. В базовых версиях 1С (ЗУП 8 базовая и Бухгалтерия 8 базовая) оба сценария реализованы, но механика отличается: в ЗУП расчёт встроен в документ увольнения, а в бухгалтерской программе часть данных придётся посчитать вручную.

Главная сложность — не само проведение документа, а корректный расчёт количества дней компенсации и среднего заработка. Если кадровые документы об отпусках велись в программе аккуратно, остаток дней подтянется автоматически. Если отпуска регистрировались частично или сотрудник принят «задним числом», остаток придётся проверить и скорректировать вручную.

Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП 8 базовая и отдельно порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8 базовая, где зарплатный функционал ограничен. Также даны контрольные точки для проверки результата и типичные ошибки, из-за которых компенсация считается неверно.

Что проверить перед начислением

До создания документа убедитесь, что в программе корректно заведены кадровые данные сотрудника: приём на работу, все фактические отпуска, отсутствия. Именно из этих документов программа собирает стаж для отпуска и остаток неиспользованных дней. Если отпуска оформлялись на бумаге, а в 1С не вводились, остаток дней будет завышен.

Проверьте также настройку видов расчёта. В ЗУП базовой компенсация при увольнении обычно уже предопределена («Компенсация отпуска при увольнении»), а для замены части отпуска без увольнения может потребоваться отдельный вид начисления с правильным кодом дохода по НДФЛ и обложением взносами.

Компенсация при увольнении в 1С:ЗУП базовая

Основной сценарий — окончательный расчёт сотрудника. В ЗУП базовой для этого используется документ «Увольнение», который сам рассчитывает компенсацию вместе с остатком зарплаты.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение».
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату увольнения, основание и статью ТК РФ.
3. 3
   Перейдите на вкладку «Компенсации отпуска» — программа покажет остаток дней и предложит «Компенсировать» или «Удержать» за авансом использованные дни.
4. 4
   Проверьте количество дней и при необходимости скорректируйте вручную.
5. 5
   На вкладке «Начисления и удержания» проверьте расчёт среднего заработка, НДФЛ и взносов.
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля.

На вкладке «Компенсации отпуска» программа показывает рабочий период, за который положен отпуск, количество использованных дней и остаток. Если сотрудник отгулял больше положенного, появится строка удержания за неотработанные дни отпуска — не перепутайте её с компенсацией.

Средний дневной заработок рассчитывается из начислений за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Чтобы посмотреть, какие суммы вошли в базу, откройте расшифровку среднего заработка прямо в документе — там видно помесячную разбивку и отработанное время.

Компенсация без увольнения (замена части отпуска)

Если сотрудник продолжает работать, деньгами можно заменить только часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней (например, дополнительные отпуска за ненормированный день). Замена основных 28 дней при продолжающихся трудовых отношениях не допускается.

В ЗУП базовой для этого предназначен документ «Компенсация отпуска»: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Компенсация отпуска». Укажите сотрудника, дату, вид отпуска и количество компенсируемых дней. Программа рассчитает средний заработок и сумму, а сама выплата попадёт в ближайшую ведомость или в отдельную ведомость в межрасчёт.

Компенсация в 1С:Бухгалтерии 8 базовая

В бухгалтерской базовой версии нет полноценного кадрового учёта отпусков, поэтому количество дней компенсации и средний дневной заработок рассчитываются вне программы — по данным табеля и расчётных листков. Программа лишь регистрирует сумму и формирует проводки.

Порядок такой: создайте документ «Начисление зарплаты» (Зарплата и кадры → Все начисления) за месяц увольнения, добавьте сотрудника и по кнопке «Начислить» выберите «Компенсация за неиспользованный отпуск». Если такого вида расчёта нет, создайте его вручную: укажите код дохода по НДФЛ 2013 (компенсация за неиспользованный отпуск), обложение взносами и счёт затрат. В поле суммы введите рассчитанное значение: средний дневной заработок × количество дней.

При увольнении не забудьте в карточке сотрудника (или документом «Увольнение», если он доступен в вашем релизе) указать дату прекращения трудового договора — это нужно для корректного расчёта НДФЛ и отчётности.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 8 базовая

Остаток дней и средний заработок считаются автоматически из кадровых документов. Подходит, если в программе ведутся отпуска. Ограничение — требуется актуальный кадровый учёт.

1С:Бухгалтерия 8 базовая

Дни и средний заработок считаются вручную, в программу вводится готовая сумма. Подходит для небольшого штата, но повышает риск арифметической ошибки.

Расчёт во внешнем калькуляторе + ввод суммы

Применим, когда кадровые данные в 1С неполные. Обязательно сохраняйте сам расчёт (средний заработок, стаж, дни) как обоснование для проверяющих.

Проверка расчёта: дни, средний заработок, налоги

После проведения документа сверьте три величины. Первая — количество дней: за каждый полный отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска (28/12), для дополнительных отпусков — пропорционально их продолжительности. Округление в пользу сотрудника допустимо, если закреплено в локальных актах.

Вторая величина — средний дневной заработок. Сравните его со средним заработком, который программа использовала для последнего отпуска сотрудника: при стабильной зарплате значения должны быть близкими. Резкое отличие — повод открыть расшифровку и проверить, не попал ли в базу лишний месяц или, наоборот, не потерялась ли премия.

Третья — НДФЛ и взносы. Компенсация включается в базу НДФЛ месяца выплаты и облагается взносами; в расчётном листке она должна отображаться отдельной строкой. Проверьте, что удержанный налог учтён в ведомости на выплату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток дней отпуска

Норма

Совпадает с расчётом 2,33 дня за отработанный месяц за вычетом использованных отпусков

Тревожный признак

Остаток явно завышен — в программу не введены фактические отпуска

Средний дневной заработок

Норма

Близок к среднему заработку по последнему отпуску при неизменной оплате труда

Тревожный признак

Отличается в разы — проверьте базу расчёта и исключённые периоды

НДФЛ и взносы

Норма

Компенсация обложена налогом и взносами, сумма есть в расчётном листке и ведомости

Тревожный признак

Компенсация прошла без НДФЛ — неверно настроен вид расчёта

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — неверный остаток дней из-за того, что отпуска оформлялись вне программы. Перед увольнением введите недостающие документы отпусков или скорректируйте дни вручную на вкладке компенсации, зафиксировав расчёт на бумаге.

Вторая ошибка — неверный код дохода по НДФЛ в самостоятельно созданном виде расчёта. Если поставить код как у обычной зарплаты, отчёт 6-НДФЛ и справки о доходах будут заполнены некорректно. Для компенсации отпуска используется код 2013.

Третья группа ошибок — период расчёта среднего заработка. Если сотрудник увольняется в месяце приёма или после длительного отпуска без сохранения зарплаты, стандартный расчётный период может оказаться пустым. В этом случае программа берёт данные фактически отработанных дней — проверьте расшифровку, чтобы убедиться, что база сформирована верно.

Отражение в отчётности и выплата

Компенсация при увольнении выплачивается в последний рабочий день сотрудника вместе с остатком зарплаты. В ЗУП создайте ведомость на выплату с датой увольнения — программа подтянет все причитающиеся суммы, включая компенсацию, за минусом НДФЛ.

В отчётности компенсация отражается в 6-НДФЛ (дата фактического получения дохода — день выплаты), в расчёте по страховым взносам и в персонифицированных сведениях. Если вид расчёта настроен правильно, дополнительных действий не требуется — достаточно сформировать регламентированные отчёты за период.

Частые вопросы

Как округляется количество дней компенсации?

Законодательно правило округления не закреплено. Распространённая практика — округлять в пользу сотрудника (например, 20,97 до 21 дня), если это предусмотрено локальным нормативным актом организации. Округление по арифметическим правилам в меньшую сторону может быть признано ухудшением положения работника.

Почему в документе «Увольнение» не появилась строка компенсации?

Чаще всего остаток дней равен нулю — сотрудник использовал весь отпуск. Проверьте вкладку «Компенсации отпуска»: там виден расчёт остатка. Если остаток явно занижен, убедитесь, что все отпуска введены документами, а приём на работу оформлен с правильной датой.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами при увольнении?

Да, в полном объёме. В отличие от выходного пособия в пределах трёх средних заработков, компенсация за неиспользованный отпуск не входит в перечень необлагаемых выплат — с неё удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Можно ли начислить компенсацию, если сотрудник отработал меньше месяца?

Если отработано 15 и более календарных дней, месяц округляется до полного и компенсация положена за 2,33 дня. Если меньше 15 дней — компенсация обычно не начисляется. В ЗУП этот расчёт выполняется автоматически по датам приёма и увольнения.

Как исправить ошибочно начисленную компенсацию?

Если документ ещё не выплачен, отмените его проведение, исправьте данные и проведите заново. Если выплата прошла, используйте сторнирование начислений (в ЗУП — документ «Сторнирование начислений») или скорректируйте сумму в следующем расчётном периоде с пересдачей уточнённого 6-НДФЛ при необходимости.

Чем отличается компенсация в ЗУП базовой от ЗУП ПРОФ?

По механике расчёта компенсации отличий практически нет — используются те же документы и алгоритмы. Ограничения базовой версии касаются ведения нескольких организаций в одной базе, совместительства и некоторых сервисных функций, а не самого расчёта отпускных выплат.