Другое · 10 мин
Как в 1С 8.3 уволить умершего сотрудника
Как оформить увольнение умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП: документы, дата увольнения, начисления, выплаты родственникам, страховые взносы и отчётность.
Увольнение сотрудника в связи со смертью — особый случай прекращения трудового договора, который оформляется по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. В 1С:ЗУП 8.3 для этого предусмотрен отдельный порядок: кадровый документ увольнения, расчёт причитающихся сумм, выплата родственникам и отражение события в отчётности. Типовая конфигурация позволяет провести всё это штатными средствами, но есть нюансы, при нарушении которых возникают ошибки в расчётах и отчётах.
Главное отличие от обычного увольнения — дата прекращения трудового договора. По разъяснениям Минтруда, датой увольнения считается дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти, а не день получения документа работодателем и не день издания приказа. Это влияет на период начисления зарплаты, компенсации отпуска и на заполнение отчётности.
Ниже разобран полный цикл действий в 1С:ЗУП 8.3 (релизы 3.1): от ввода кадрового документа до проверки отчётов. Материал ориентирован на типовую конфигурацию; если у вас доработанная ЗУП или 1С:КАМИН, последовательность может отличаться.
Какие документы нужны до начала работы в 1С
До того как вносить данные в программу, у работодателя должно быть подтверждение факта смерти. Основание для увольнения — свидетельство о смерти (копия, предъявленная родственниками, либо сведения из ЗАГСа). Без этого документа увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ оформлять нельзя: ни заявление, ни устное сообщение основанием не являются.
Для выплаты причитающихся сумм дополнительно потребуется заявление члена семьи или лица, находившегося на иждивении умершего. По ст. 141 ТК РФ зарплата и иные выплаты выдаются члену семьи или иждивенцу не позднее недельного срока со дня подачи соответствующих документов. Проверьте документы заявителя: паспорт и документ, подтверждающий родство или иждивение.
Шаг 1. Создание документа «Увольнение»
Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Выберите сотрудника, установите дату увольнения — она должна совпадать с датой смерти по свидетельству.
В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «Смерть работника либо признание его умершим или безвестно отсутствующим». В поле основания документа укажите реквизиты свидетельства о смерти: серию, номер, дату выдачи и кем выдано. Эти данные попадут в приказ по форме Т-8.
Если увольняется совместитель или сотрудник с несколькими местами работы, убедитесь, что документ создаётся по нужному сотруднику и нужному месту работы. Для основного места и внутреннего совместительства в ЗУП могут потребоваться отдельные документы — проверьте список физлица в карточке сотрудника.
- 1Получите копию свидетельства о смерти и заявление родственника
- 2Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 3Укажите дату увольнения = дата смерти по свидетельству
- 4Проверьте расчёт зарплаты и компенсации отпуска в документе
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8
- 6Оформите выплату на родственника и проверьте отчётность
Шаг 2. Расчёт начислений при увольнении
Документ «Увольнение» в ЗУП 3.1 сам рассчитывает причитающиеся суммы, если включён соответствующий функционал: зарплату за отработанные дни месяца до даты смерти и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте закладку «Компенсации отпуска» — программа покажет остаток дней отпуска и сумму компенсации.
Особенность этого основания увольнения: компенсация за неиспользованный отпуск при смерти работника выплачивается в полном объёме. Удержания за неотработанные дни отпуска, если сотрудник использовал отпуск авансом, при смерти работника не производятся — это прямо предусмотрено ст. 137 ТК РФ. Проверьте, что в документе нет удержаний такого вида.
Также проверьте долги по авансам, подотчётным суммам и займам. Зарплатные долги организации перед умершим выплачиваются родственникам; долги умершего перед организацией (например, невозвращённый аванс) автоматически не спишутся — их взыскание идёт через наследственное имущество, а не через удержание из выплат.
Шаг 3. НДФЛ и страховые взносы
Суммы, выплачиваемые членам семьи умершего работника в связи с его смертью, не облагаются НДФЛ на основании п. 8 ст. 217 НК РФ — при условии, что выплата производится именно члену семьи или иждивенцу. В ЗУП это реализуется через категорию дохода начислений: проверьте, что при выплате родственнику НДФЛ не удерживается.
Страховые взносы с выплат умершему сотруднику, начисленных за период до смерти, по действующим разъяснениям не начисляются, поскольку выплата производится лицу, не состоявшему в трудовых отношениях с организацией. В типовой ЗУП документ «Увольнение» обычно корректно формирует базу, но после проведения сверьте данные: откройте отчёт «Анализ взносов в фонды» по сотруднику и убедитесь, что база за период после даты смерти пуста.
Если программа всё же начислила взносы или НДФЛ, не исправляйте это ручными операциями в бухгалтерском учёте напрямую — сначала проверьте настройки вида начисления (категория дохода, обложение взносами) и при необходимости сделайте сторнирование документом «Сторнирование начислений».
На практике чаще всего ошибаются в двух местах: ставят дату увольнения днём получения свидетельства вместо даты смерти и забывают проверить удержания за отпуск, использованный авансом. Обе ошибки всплывают при проверке расчётов и требуют пересдачи отчётов, поэтому сверяйте эти моменты сразу при проведении документа.
Шаг 4. Выплата денег родственникам
Выплата оформляется документом «Ведомость» (в банк, в кассу или через раздатчика) в разделе «Выплаты». Ключевой момент: получателем выступает не сотрудник, а член его семьи. В типовой ЗУП для этого в ведомости указывается сотрудник, а фактический получатель отражается через механизм выплат третьим лицам либо оформляется в бухгалтерской программе — зависит от настроек обмена с 1С:Бухгалтерией.
Если ваша учётная схема предполагает выплату через кассу, распечатайте расходный кассовый ордер на имя получателя с указанием документа, удостоверяющего личность. Копию заявления родственника и свидетельства о смерти приложите к кассовым документам — это подтверждение правомерности выплаты.
Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи родственником документов (ст. 141 ТК РФ). Если за выплатой никто не обратился, начисленные суммы депонируются: в ЗУП оформите депонирование, чтобы суммы не зависали в кредиторской задолженности без отражения.
Шаг 5. Проверка отчётности и кадровых данных
После проведения всех документов проверьте, как событие отразилось в отчётности. В персонифицированных сведениях (бывший СЗВ-ТД, ныне раздел отчёта ЕФС-1) должно быть подано кадровое событие «Увольнение» с основанием по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — в ЗУП оно формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через документ «Сведения о трудовой деятельности».
Проверьте расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ: по умершему сотруднику не должно быть базы по взносам за периоды после смерти, а невыплаченные суммы с нулевым НДФЛ не должны искажать отчёт. Также убедитесь, что в карточке сотрудника статус изменился на «уволен», а в списке сотрудников он не попадает в отбор работающих.
Электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) передайте в Социальный фонд России в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Бумажная трудовая книжка, если она велась, выдаётся родственнику под расписку либо направляется по почте по письменному заявлению.
Как проверить результат
Совпадает с датой смерти в свидетельстве
Стоит дата приказа или дата получения документов
Нет удержания за отпуск, отгулянный авансом
Есть удержание за неотработанные дни отпуска
Пустая, взносы не начисляются
Взносы начислены за период после смерти
Член семьи или иждивенец с заявлением и документами
Выплата оформлена на самого сотрудника без отражения получателя
Типичные ошибки и как их избежать
Первая ошибка — неверная дата увольнения. Постановка даты приказа вместо даты смерти приводит к начислению зарплаты и взносов за «мёртвые» дни и к расхождениям с данными ЗАГСа при проверках. Исправление требует отмены документа и пересчёта месяца.
Вторая ошибка — удержание за отпуск, использованный авансом. При смерти работника это прямо запрещено ст. 137 ТК РФ, но если в документе вручную добавили удержание, программа его проведёт. Третья ошибка — обложение выплаты родственнику НДФЛ и взносами из-за неверно настроенного вида начисления. Четвёртая — пропуск подачи сведений о трудовой деятельности в СФР, за что предусмотрены штрафы.
Частые вопросы
Что важно запомнить
Увольнение оформляется по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти, удержания за авансовый отпуск запрещены, выплата идёт члену семьи без НДФЛ и взносов, а кадровое событие подаётся в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Какой датой увольнять сотрудника, если свидетельство о смерти получено через месяц?
Дата увольнения всегда равна дате смерти, указанной в свидетельстве, независимо от того, когда документ попал к работодателю. Приказ издаётся текущей датой, но дата прекращения трудового договора в нём — дата смерти.
Нужно ли начислять компенсацию за неиспользованный отпуск умершему сотруднику?
Да, компенсация за все неиспользованные дни отпуска начисляется в общем порядке и выплачивается члену семьи или иждивенцу. При этом удерживать суммы за отпуск, предоставленный авансом, нельзя.
Облагается ли выплата родственнику НДФЛ и страховыми взносами?
Выплата члену семьи или иждивенцу в связи со смертью работника не облагается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ) и не облагается страховыми взносами, так как получатель не состоит в трудовых отношениях с организацией. Проверьте категорию дохода в настройках начисления.
Что делать, если за зарплатой умершего никто не обратился?
Начисленные суммы нужно задепонировать. В ЗУП оформляется депонирование через документы учёта невыплат. Суммы хранятся до востребования; наследники могут получить их в порядке наследственного правопреемства.
Можно ли оформить увольнение задним числом, если смерть наступила в прошлом месяце?
Да, документ создаётся датой смерти, даже если расчётный период закрыт. Если месяц уже рассчитан и по нему сдана отчётность, потребуется пересчёт: отмените ошибочные начисления за дни после смерти, проведите увольнение и сдайте корректирующие формы.
Кто подписывает приказ об увольнении вместо сотрудника?
Ознакомление умершего сотрудника с приказом невозможно, поэтому в приказе делается отметка о невозможности ознакомления. Подписывать приказ за сотрудника родственники не обязаны; достаточно служебной отметки кадровой службы.