Как в 1С 8 провести повышение оклада сотруднику

Повышение оклада в 1С 8 нельзя оформить простым редактированием карточки сотрудника: программа хранит историю изменений условий труда, и от этой истории зависят расчёт среднего заработка, отпускные, больничные и отчётность. Изменение проводится специальным кадровым документом, который фиксирует дату, с которой действует новый оклад, и при необходимости вводит коэффициент индексации среднего заработка.

Конкретный документ зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) используют «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», в «1С:Бухгалтерии 8» — «Кадровый перевод» либо ручное изменение начисления в карточке сотрудника с датой. Ниже разобраны оба варианта, а также массовая индексация окладов по подразделению или всей организации.

Перед проведением изменений убедитесь, что зарплата за прошлый период рассчитана и выплачена, а документы начисления проведены. Задним числом менять оклад в закрытом периоде нельзя — это приведёт к пересчёту уже сданной отчётности и расхождениям с ФСС и налоговой.

Подготовка: что проверить перед повышением оклада

Сначала определите, какой характер носит повышение: индивидуальное (одному сотруднику по приказу) или массовое (индексация всем работникам или подразделению). От этого зависит выбор документа и необходимость учитывать коэффициент индексации при расчёте среднего заработка — при массовом повышении средний заработок для отпускных индексируется по правилам Положения № 922, при индивидуальном повышении одного сотрудника — нет.

Проверьте, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Зарплата». Также уточните дату вступления изменения в силу: она должна совпадать с датой приказа по организации. Если приказ издан с первого числа месяца — это самый простой случай; повышение с середины месяца приведёт к расчёту зарплаты пропорционально отработанным дням до и после изменения.

Повышение оклада в 1С:ЗУП через «Изменение оплаты труда»

Документ «Изменение оплаты труда» — основной инструмент в ЗУП, когда меняется только размер оплаты без перевода на другую должность или подразделение. Он находится в разделе «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Изменения оплаты труда»).

Порядок действий: создайте новый документ, укажите организацию и дату изменения. По кнопке «Подбор» добавьте сотрудника — программа подтянет его текущие плановые начисления. В табличной части в строке начисления «Оплата по окладу» установите новый размер. Если оклад задан не фиксированной суммой, а ссылкой на показатель, измените значение показателя.

Поле «Учитывать как индексацию заработка» отметьте только при массовом повышении: тогда программа рассчитает коэффициент индексации и будет применять его при расчёте среднего заработка. Для индивидуального повышения флаг не устанавливайте. После заполнения проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по кнопке «Печать».

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» и создайте документ
2. 2
   Укажите дату изменения и добавьте сотрудника кнопкой «Подбор»
3. 3
   В строке начисления введите новый размер оклада
4. 4
   При массовом повышении установите флаг «Учитывать как индексацию заработка»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ
6. 6
   Проверьте начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц изменения

Повышение оклада через «Кадровый перевод»

Если вместе с окладом меняется должность, подразделение, график работы или другие условия труда, используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»). В нём на вкладке «Начисления» новый оклад вводится вместе с остальными кадровыми изменениями одним документом.

В ЗУП включите в документе флажок «Изменить начисления», затем скорректируйте размер оплаты. В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый перевод также находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Кадровые переводы»): создайте документ, укажите дату, сотрудника и в поле «Оклад» новое значение. Если повышение только в окладе, остальные поля (подразделение, должность) оставьте без изменений.

Оба документа создают в регистрах записи о плановых начислениях с указанной даты. Старый оклад при этом не удаляется — он остаётся в истории, что важно для корректного расчёта среднего заработка за прошлые периоды.

Массовая индексация окладов

Когда оклады повышаются всем сотрудникам или целому подразделению, вносить изменения по каждому человеку вручную долго и рискованно. В ЗУП для этого предназначен документ «Изменение плановых начислений» с возможностью умножения текущих начислений на коэффициент: укажите подразделение, процент или коэффициент повышения, и программа заполнит таблицу по всем сотрудникам автоматически.

Обязательно установите признак индексации заработка: при массовом повышении окладов средний заработок для отпускных и командировочных должен индексироваться. Если флаг не поставить, отпускные после повышения будут занижены, и программа сама этого не «догадается» исправить.

Сравнение вариантов оформления

Изменение оплаты труда (ЗУП)

Меняется только размер оплаты. Подходит для индивидуального повышения без смены должности и подразделения.

Кадровый перевод (ЗУП и БП)

Когда вместе с окладом меняются должность, подразделение или график. Единственный вариант в 1С:Бухгалтерии.

Изменение плановых начислений (ЗУП)

Массовое повышение по подразделению или организации с коэффициентом. Обязательна отметка об индексации среднего заработка.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» или «История изменения оплаты труда»: там должна появиться новая строка с датой и новым окладом. Если строки нет — документ не проведён или проведён другой датой.

Главная проверка — расчёт зарплаты. Создайте или перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» за месяц изменения и откройте расчётный листок сотрудника. Если повышение с первого числа, весь месяц должен считаться по новому окладу; если с середины месяца — в расчётном листке появятся две строки оплаты по окладу с разбивкой по периодам.

Контрольные точки

Как проверить результат

История начислений в карточке сотрудника

Норма

Новая строка с датой изменения и новым окладом

Тревожный признак

Строки нет или дата не совпадает с приказом

Расчётный листок за месяц изменения

Норма

Оклад соответствует новому размеру, при повышении с середины месяца — две строки по периодам

Тревожный признак

Начислен старый оклад или двойная сумма

Коэффициент индексации в среднем заработке

Норма

При массовом повышении коэффициент учитывается при расчёте отпускных

Тревожный признак

Отпускные рассчитаны без индексации

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — ручное исправление оклада прямо в документе «Приём на работу» вместо создания нового кадрового документа. При этом перезаписывается история: средний заработок за прошлые периоды пересчитается неверно, а восстановить исходные данные будет сложно. История изменений в 1С принципиальна — всегда добавляйте новый документ, а не правьте старый.

Вторая группа ошибок связана с показателями. Если оклад в вашей базе задан не суммой в документе, а через показатель (например, общий показатель «Оклад» для подразделения), изменение показателя затронет всех сотрудников, где он используется. Перед изменением проверьте, как задано начисление: в формуле начисления «Оплата по окладу» видно, откуда берётся значение.

Также учтите ограничение по датам: в ЗУП изменение оплаты нельзя провести датой раньше даты приёма на работу и нельзя ввести два изменения одной датой для одного сотрудника — программа выдаст ошибку о пересечении периодов. Если нужно исправить уже введённое изменение, отмените проведение ошибочного документа и создайте новый.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто поменять сумму в карточке сотрудника?

Нет. Карточка сотрудника отображает данные из кадровых документов, а не хранит их самостоятельно. Изменение оклада всегда оформляется документом («Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда»), иначе начисление зарплаты не изменится или история будет повреждена.

Как оформить повышение с середины месяца?

Укажите в документе фактическую дату изменения. При расчёте зарплаты программа автоматически разобьёт месяц на два периода и начислит оплату по старому и новому окладу пропорционально отработанным дням. В расчётном листке появятся две строки оплаты по окладу.

Нужно ли индексировать средний заработок при повышении оклада одному сотруднику?

Нет. Индексация среднего заработка применяется только при массовом повышении — всем сотрудникам организации, филиала или структурного подразделения. При индивидуальном повышении флаг «Учитывать как индексацию заработка» устанавливать не нужно.

Как исправить ошибочно введённый новый оклад?

Откройте ошибочный документ, отмените его проведение и пометьте на удаление либо исправьте сумму и проведите заново. Затем перезаполните документ начисления зарплаты за затронутый период, чтобы расчёт обновился. Если зарплата уже выплачена, корректировку оформляйте в текущем периоде.

Где в 1С:Бухгалтерии 8 изменить оклад, если нет ЗУП?

В разделе «Зарплата и кадры» создайте документ «Кадровый перевод», укажите дату и сотрудника и введите новое значение в поле «Оклад». В Бухгалтерии нет документа индексации и учёта коэффициентов среднего заработка — для полноценного кадрового учёта массовых повышений используется ЗУП.