Как в 1С 8 повысить оклад сотруднику

Изменение оклада сотрудника в 1С 8 (Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1) выполняется не правкой карточки сотрудника, а специальным кадровым документом. Такой подход сохраняет историю изменений: программа «помнит», какой оклад действовал в каждом периоде, и корректно рассчитывает зарплату за переходный месяц, средний заработок и отпускные.

Основной инструмент — документ «Кадровый перевод», который изменяет плановые начисления сотрудника с указанной даты. Для массового повышения окладов по подразделению или всей организации предусмотрены отдельные механизмы: «Изменение плановых начислений» и индексация заработка. Ниже разобраны все сценарии — от разового повышения одному сотруднику до индексации окладов всего штата.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кадровых документов (обычно это профиль «Кадровик» или «Расчетчик»), а дата повышения оклада согласована с дополнительным соглашением к трудовому договору — программа фиксирует изменение, но юридическое основание оформляется отдельно.

Что нужно проверить перед изменением оклада

Сначала откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и посмотрите текущее плановое начисление. В табличной части «Начисления» отображается вид расчета — обычно это «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Запомните точное название: в кадровом переводе нужно будет изменить именно это начисление.

Определите дату, с которой действует новый оклад. Если повышение происходит в середине месяца, программа рассчитает зарплату пропорционально: часть дней по старому окладу, часть — по новому. Если нужно, чтобы новый оклад действовал с начала месяца, укажите первое число.

Проверьте, не закрыт ли период расчёта зарплаты. Если зарплата за прошлый месяц уже рассчитана и выплачена, документ с датой в закрытом периоде вызовет перерасчёты. Для «чистого» повышения датируйте документ текущим или будущим периодом.

Разовое повышение оклада через «Кадровый перевод»

Стандартный способ изменить оклад одному сотруднику — документ «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Кадровый перевод».

Заполните шапку документа: укажите организацию, сотрудника и дату перевода — это день, с которого начинает действовать новый оклад. Если меняется только размер оплаты, а должность и подразделение остаются прежними, поля «Подразделение» и «Должность» не трогайте.

Перейдите на вкладку «Начисления». Установите флажок «Изменить начисления» — таблица станет доступной для редактирования. В строке с оплатой по окладу в колонке с новым значением укажите повышенный оклад. Если начислений несколько (например, оклад плюс ежемесячная премия в процентах от оклада), премию можно оставить без изменений — она пересчитается автоматически от новой базы.

Проведите документ. С этого момента при расчёте зарплаты за период, включающий дату перевода, программа будет использовать новый оклад.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Кадровый перевод»
2. 2
   Укажите сотрудника и дату, с которой действует новый оклад
3. 3
   На вкладке «Начисления» установите флажок «Изменить начисления»
4. 4
   Введите новый размер оклада в строке «Оплата по окладу»
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения через «Ещё» или отчёт по начислениям

Изменение оклада без перевода: документ «Изменение плановых начислений»

Если нужно изменить только оплату труда, не затрагивая кадровые данные (должность, график, подразделение), удобнее документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). Он делает то же самое, но не создаёт кадрового события «перевод» в учёте.

Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату изменения. В табличной части отразятся текущие плановые начисления — измените размер оклада на новый и проведите. По сути это облегчённая версия кадрового перевода, и многие расчётчики предпочитают именно её для «чистых» изменений оплаты.

Разница между двумя документами носит организационный характер: «Кадровый перевод» отражается в кадровых отчётах как перевод (даже если меняется только оклад), а «Изменение плановых начислений» — нет. Выбирайте тот вариант, который принят в учётной политике вашей организации.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Подходит, когда вместе с окладом меняются должность, подразделение или график. Создаёт кадровое событие, видимое в отчётах по переводам.

Изменение плановых начислений

Оптимален, когда меняется только оплата. Не создаёт лишних кадровых событий, проще для анализа.

Изменение штатного расписания

Нужен, если оклад утверждён в штатном расписании и учёт ведётся строго по нему. Требует последующего изменения начислений сотрудникам.

Если ведётся штатное расписание

Во многих базах включён учёт по штатному расписанию, и оклад привязан к позиции штатного расписания, а не напрямую к сотруднику. В этом случае при попытке изменить начисление программа может подставить оклад из штатной позиции, и повышение «не применится» либо создаст расхождение.

Правильный порядок: сначала измените штатное расписание документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание»), указав новый оклад по позиции с нужной даты. Затем создайте кадровый перевод или изменение плановых начислений сотруднику — программа подтянет новый оклад из актуальной позиции.

Если по одной позиции штатного расписания работает несколько сотрудников, а повысить оклад нужно только одному, есть два пути: ввести для него отдельную позицию либо оформить повышение как надбавку (доплату), не меняя оклад по штатке. Второй вариант проще, но в отчётах оплата будет разбита на две строки.

Массовое повышение окладов и индексация

Когда оклады повышаются группе сотрудников или всей организации, создавать перевод по каждому вручную нерационально. Для этого в 1С ЗУП предусмотрен документ «Изменение плановых начислений» со списком сотрудников, а также механизм индексации заработка.

Индексация на процент

Если оклады повышаются на одинаковый коэффициент (например, на 10 %), используйте документ «Изменение плановых начислений» с функцией индексации: заполните список сотрудников подбором по подразделению, затем укажите коэффициент индексации — программа пересчитает оклады всех сотрудников в таблице автоматически. В отдельных конфигурациях для этого есть специальный документ «Индексация заработка».

Индивидуальные новые оклады

Если размер повышения у каждого свой, заполните документ списком сотрудников и вручную проставьте новые значения в каждой строке. Это быстрее, чем оформлять отдельные документы, а история изменений сохраняется по каждому сотруднику так же корректно.

Проверка результата после изменения

После проведения документа убедитесь, что новый оклад вступил в силу. Откройте карточку сотрудника — в таблице начислений должна появиться строка с новым значением и датой начала действия. Также полезен отчёт «Начисления и удержания по сотрудникам» или «История изменения оплаты труда» (если он доступен в вашей настройке меню «Отчеты, справки»).

Ключевая проверка — расчёт зарплаты. Создайте черновой документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором действует новый оклад, заполните его и посмотрите строку сотрудника. Если повышение с начала месяца — сумма должна соответствовать новому окладу (при полной отработке). Если с середины месяца — в расчёте появятся две строки: за дни по старому окладу и по новому.

Не забудьте про зависимые начисления: премии, рассчитываемые процентом от оклада, и доплаты, база которых — оклад, пересчитаются автоматически. А вот фиксированные доплаты в рублях останутся прежними — если их размер тоже должен вырасти, измените их в том же документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника, таблица начислений

Норма

Видна строка с новым окладом и корректной датой начала действия

Тревожный признак

Оклад прежний или дата не совпадает с датой приказа

Черновое начисление зарплаты за месяц повышения

Норма

Сумма по окладу соответствует новому значению (или разбита на два периода при повышении в середине месяца)

Тревожный признак

Расчёт идёт по старому окладу — проверьте дату документа и флажок изменения начислений

Отчёт по начислениям сотрудника

Норма

История показывает старое и новое значение без пересечений по датам

Тревожный признак

Дублирующиеся или перекрывающиеся строки начислений

Частые вопросы

Можно ли просто отредактировать оклад в карточке сотрудника?

Нет. Карточка сотрудника в 1С ЗУП только отображает актуальные плановые начисления. Изменения вносятся документами — «Кадровый перевод» или «Изменение плановых начислений». Это гарантирует хранение истории и корректный расчёт среднего заработка.

Как повысить оклад задним числом, если зарплата уже выплачена?

Оформите документ с фактической датой повышения. Программа при следующем расчёте автоматически создаст доначисление за прошлый период. Учтите, что это повлияет на НДФЛ и взносы, поэтому такие перерасчёты лучше согласовать с бухгалтерией до проведения документа.

Нужно ли менять оклад в штатном расписании, если повышение только одному сотруднику?

Если по позиции работает несколько человек, а повышение индивидуальное, штатное расписание обычно не трогают — повышение оформляют персональной надбавкой или выделяют сотрудника на отдельную позицию. Если позиция занята одним человеком, корректнее изменить и штатное расписание, и начисления.

Почему после кадрового перевода зарплата считается по старому окладу?

Чаще всего не установлен флажок «Изменить начисления» на вкладке «Начисления» — документ проведён, но оплата не изменилась. Вторая причина — неверная дата перевода: проверьте, что она попадает в расчётный период. Третья — оклад подтянулся из штатного расписания, которое не было обновлено.

Как повысить оклады всем сотрудникам на одинаковый процент?

Используйте документ «Изменение плановых начислений»: заполните список сотрудников подбором и примените коэффициент индексации — программа пересчитает оклады по всем строкам. Проверьте округление: при необходимости настройте правила округления в параметрах расчёта зарплаты.

Повлияет ли повышение оклада на расчёт отпускных и среднего заработка?

Да. При расчёте среднего заработка учитываются начисления расчётного периода, а при массовом повышении окладов по организации или подразделению средний заработок индексируется по правилам Положения № 922. 1С ЗУП выполняет эту индексацию автоматически, если повышение оформлено корректными документами с правильными датами.