Другое · 9 мин
Как в 1С 8 начислить зарплату и налоги
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты и налогов в 1С 8: настройка, документы, проверка НДФЛ и взносов, выплата и типичные ошибки.
Начисление зарплаты в 1С 8 строится по единой цепочке: кадровые документы задают условия оплаты, документы учёта рабочего времени фиксируют отработанные дни, а итоговый документ «Начисление зарплаты и взносов» рассчитывает оклад, надбавки, НДФЛ и страховые взносы. Если настроить справочники и учётную политику один раз, ежемесячный расчёт сводится к нескольким действиям и проверке результата.
Ниже описан порядок работы для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1). В «1С:Бухгалтерии 8» интерфейс и состав документов отличаются — там расчёт ведётся документом «Начисление зарплаты», а часть операций по налогам выполняется вручную. Перед началом убедитесь, какая конфигурация установлена у вас: это видно в разделе «Администрирование — О программе».
Главный принцип: программа считает только то, что введено в базу. Если у сотрудника не заполнен приём на работу, не указан график или не зарегистрировано отсутствие, расчёт будет неверным. Поэтому значительная часть статьи посвящена подготовке данных, а не самому документу начисления.
Подготовка: что должно быть настроено до первого расчёта
До начисления зарплаты проверьте учётную политику организации: раздел «Настройка — Реквизиты организации — Учётная политика и другие настройки». Здесь задаётся применяемый тариф страховых взносов, наличие льгот, порядок учёта НДФЛ. Ошибка в тарифе приведёт к неправильным взносам по всем сотрудникам сразу.
Убедитесь, что на каждого сотрудника оформлен приём на работу с указанием подразделения, должности, графика работы и плановых начислений (оклада, надбавок). Плановые начисления — это то, что программа будет рассчитывать каждый месяц автоматически. Если надбавка введена разовым документом, а не плановым начислением, в следующем месяце она не попадёт в расчёт.
Проверьте графики работы сотрудников (раздел «Настройка — Графики работы сотрудников»). График определяет норму времени и распределение рабочих дней. Если график не заполнен или не соответствует реальному режиму, оклад будет рассчитан от неверной нормы.
Ввод кадровых данных и отсутствий
Все кадровые изменения за месяц должны быть введены до расчёта зарплаты: приёмы, переводы, увольнения, изменения окладов. Документ «Кадровый перевод» меняет условия оплаты с даты перевода, и программа автоматически разделит расчёт месяца на периоды до и после изменения.
Отсутствия регистрируются отдельными документами в разделе «Зарплата» или «Кадры»: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Прогул, отсутствие». Каждый такой документ либо начисляет оплату за время отсутствия (отпускные, пособие), либо уменьшает отработанное время, что снижает окладную часть. Не введённый больничный — типичная причина переплаты, которую потом приходится сторнировать.
Разовые премии, материальная помощь и прочие нерегулярные выплаты вводятся документами «Премия», «Материальная помощь», «Разовое начисление». Они попадут в итоговый расчёт автоматически, если дата документа относится к расчётному месяцу.
Начисление зарплаты: документ «Начисление зарплаты и взносов»
Основной расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов»: раздел «Зарплата — Начисление зарплаты и взносов — Создать». Укажите месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение. По кнопке «Заполнить» программа подберёт всех сотрудников и рассчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы одновременно.
Документ содержит несколько вкладок. На вкладке «Начисления» видны оклад, премии и другие доходы с указанием отработанного времени. Вкладка «Удержания» показывает алименты и прочие удержания. Вкладки «НДФЛ» и «Взносы» содержат расчёт налога и страховых взносов по каждому сотруднику с расшифровкой по ставкам и категориям.
Расчёт по конкретному сотруднику можно открыть двойным щелчком по строке — программа покажет формулы и исходные данные: норму дней, фактически отработанное время, применённые вычеты. Это основной инструмент проверки, если сумма вызывает вопросы.
- 1Введите все кадровые документы и отсутствия за месяц
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь расчёта
- 4Проверьте итоги по вкладкам «Начисления», «НДФЛ», «Взносы»
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки
Как программа считает НДФЛ
НДФЛ рассчитывается автоматически на вкладке «НДФЛ» документа начисления. Программа применяет нарастающий итог с начала года: суммирует доходы, вычитает положенные вычеты (стандартные на детей, имущественные при наличии заявления) и определяет налог по действующей прогрессивной шкале ставок. Если доход сотрудника с начала года перешёл порог повышенной ставки, программа разделит налог по строкам с разными ставками.
Стандартные вычеты применяются только при наличии заявления: раздел «Налоги и взносы — Заявления на вычеты НДФЛ» или ввод из карточки сотрудника. Если вычет не оформлен, налог будет рассчитан со всей суммы дохода — сотрудник переплатит НДФЛ до конца года или до подачи заявления.
Проверить правильность налога можно отчётом «Анализ НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам»). Он показывает доходы, вычеты и налог по каждому сотруднику нарастающим итогом и позволяет быстро найти расхождения.
Расчёт страховых взносов
Страховые взносы рассчитываются на вкладке «Взносы» того же документа одновременно с зарплатой. Программа применяет тариф, указанный в учётной политике организации, учитывает предельную базу по взносам нарастающим итогом и пониженные тарифы для льготных категорий, если они настроены.
Взносы на травматизм (НС и ПЗ) считаются по ставке, указанной в настройках организации — она берётся из уведомления ФСФО/СФР о размере взносов. Если ставка не введена, взносы на травматизм рассчитаются нулевыми, и это легко пропустить.
Для проверки используйте отчёт «Анализ взносов в фонды» и «Свод начислений, удержаний и взносов». Сравните базу взносов с налогооблагаемыми начислениями: база должна совпадать с суммой облагаемых выплат за вычетом необлагаемых (например, пособий).
Как проверить результат расчёта
Равен плановому окладу из приёма на работу
Меньше или больше оклада — проверить график и отсутствия
Совпадает с расчётом по ставке от облагаемой базы с учётом вычетов
Отрицательный налог или скачок без изменения дохода
Есть сумма по установленной ставке
Нулевые взносы при наличии облагаемых начислений
Выплата зарплаты и перечисление налогов
После проведения начисления оформляется выплата: раздел «Выплаты — Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика»). Ведомость заполняется по кнопке «Заполнить» — программа подставляет суммы к выплате: начислено минус НДФЛ и удержания. Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ.
Перечисление НДФЛ и взносов в бюджет оформляется платёжными поручениями. В ЗУП суммы к уплате контролируются отчётами «Уплата НДФЛ» и «Анализ уплаты взносов». Если зарплатный проект ведётся через банк, ведомость можно выгрузить файлом прямо из документа.
Для сотрудников сформируйте расчётные листки: раздел «Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок». Это обязательный документ, который работодатель должен выдавать при каждой выплате.
Отчётность и контроль после расчёта
После выплаты и уплаты налогов подготовьте регламентированную отчётность: расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения. Все формы формируются из раздела «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» на основе проведённых документов. Перед отправкой программа выполняет встроенную проверку контрольных соотношений.
Если после сдачи отчётности обнаружилась ошибка в расчёте, не редактируйте проведённые документы прошлых периодов напрямую — используйте документы корректировки («Сторнирование начислений», «Перерасчёт НДФЛ», «Перерасчёт страховых взносов»). Прямое изменение закрытых периодов ломает нарастающие итоги по налогам.
Что важно запомнить
Корректный расчёт зарплаты и налогов в 1С 8 зависит от полноты исходных данных: кадровых документов, графиков, отсутствий и заявлений на вычеты. Сам расчёт выполняет один документ «Начисление зарплаты и взносов», а результат всегда проверяется расчётными листками и аналитическими отчётами до выплаты.
Частые вопросы
Почему документ «Начисление зарплаты и взносов» заполнился не по всем сотрудникам?
Чаще всего сотрудник уже рассчитан другим документом за этот месяц, не принят на работу на дату начисления или уволен до начала месяца. Проверьте журнал начислений за период и кадровые данные конкретного сотрудника.
Как начислить зарплату только одному сотруднику или подразделению?
В документе «Начисление зарплаты и взносов» вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» или «Добавить» и выберите нужных сотрудников. Для подразделения укажите его в поле «Подразделение» шапки документа до заполнения.
Нужно ли отдельно начислять аванс?
Да, аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется документом «Начисление за первую половину месяца» в разделе «Зарплата». При итоговом расчёте программа учтёт выплаченный аванс и рассчитает сумму к окончательной выплате.
Что делать, если НДФЛ рассчитан неверно?
Проверьте заявления на вычеты, статус налогового резидента в карточке сотрудника и доходы с начала года в отчёте «Анализ НДФЛ». Если ошибка в прошлом периоде — используйте документ «Перерасчёт НДФЛ», а не ручную правку проведённого начисления.
Можно ли считать зарплату в 1С:Бухгалтерии вместо ЗУП?
Да, в «1С:Бухгалтерии 8» есть документ «Начисление зарплаты» с расчётом НДФЛ и взносов, но функциональность ограничена: нет сложных графиков, кадрового учёта и части отчётности. Для штата больше нескольких человек и нестандартных начислений обычно используют ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.