Как в 1С 8 начислить пособие на погребение

Пособие на погребение — это социальная выплата, которую работодатель производит, если умерший являлся его сотрудником на день смерти, либо когда погребается несовершеннолетний член семьи работника. Выплата осуществляется за счет средств Социального фонда России (СФР, ранее ФСС), а работодатель выступает посредником: начисляет, выплачивает и отчитывается. В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для этого предусмотрен типовой механизм, и задача бухгалтера — правильно его задействовать, чтобы сумма корректно отразилась в учете и отчетности.

Размер пособия законодательно фиксирован и ежегодно индексируется. Точную сумму на дату смерти нужно уточнять по актуальным данным СФР или в обновленной конфигурации 1С — программа при своевременном обновлении подставляет действующий размер автоматически. Выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, что важно учесть при проверке расчетных ведомостей.

Ниже разобран полный цикл работы с пособием на погребение в 1С 8.3: от проверки настроек вида расчета до сдачи отчетности в СФР. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 ред. 3.1 — именно в ней чаще всего ведут зарплату, но логика применима и к другим конфигурациям на базе 1С 8.

Проверьте основание и размер пособия до ввода документа

Прежде чем что-либо вводить в программу, убедитесь, что у организации есть обязанность выплатить пособие. Основание — заявление родственника или иного лица, взявшего на себя погребение, с приложением справки о смерти по форме, выдаваемой органом ЗАГС. Выплата производится, если на день смерти умерший работал в организации по трудовому договору, либо если погребается несовершеннолетний член семьи сотрудника.

Размер пособия устанавливается федеральным законодательством и индексируется ежегодно с 1 февраля. В регионах с районным коэффициентом пособие выплачивается с учетом этого коэффициента — это частая точка ошибки, когда бухгалтер вручную вводит базовую сумму и забывает про районную надбавку. Если конфигурация обновлена, 1С подставит актуальный размер сама; при устаревшем релизе сумму придется проверить вручную.

Срок обращения за пособием ограничен: заявление должно быть подано не позднее шести месяцев со дня смерти. Если срок пропущен, выплату работодатель производить не обязан — этот момент стоит проверить по дате справки о смерти до начисления.

Настройте вид расчета для пособия на погребение

В типовой 1С:ЗУП 3.1 вид расчета для пособия на погребение обычно уже создан, но его нужно проверить и при необходимости активировать. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Оплата времени неявок» либо специальное начисление «Пособие на погребение» — наименование зависит от релиза. Если такого вида расчета нет, создайте его копированием похожего не облагаемого налогами начисления.

Ключевые параметры вида расчета: на вкладке «Налоги, взносы, учет» для НДФЛ должен быть установлен признак «Не облагается», для страховых взносов — вид дохода, не облагаемый взносами. В бухгалтерском учете начисление отражается по дебету счета 69 субсчет расчетов с СФР и кредиту счета 70 (или 73, если выплата производится родственнику, не являющемуся сотрудником). Неверная настройка этих параметров приведет к ошибкам в расчете налогов и в отчетности.

Если выплата производится лицу, которое не является работником организации (например, супругу умершего), потребуется завести физическое лицо в справочнике и настроить отражение через счет 76 или 73 — в зависимости от учетной политики. В типовой ЗУП выплата оформляется на сотрудника, обратившегося за пособием, поэтому чаще всего получатель — действующий работник.

Введите начисление документом в 1С

Основной рабочий способ — документ «Разовое начисление» или оплата неявок. В 1С:ЗУП 3.1 откройте «Зарплата» → «Разовые начисления» (путь может называться «Все начисления» → «Создать» → «Разовое начисление»). Создайте новый документ, выберите организацию, сотрудника-получателя, месяц начисления и вид расчета «Пособие на погребение».

Сумма подставится автоматически, если в конфигурации ведется соответствующий регистр с размером пособия и релиз обновлен. Если поле суммы пустое или содержит устаревшее значение, введите актуальный размер вручную, предварительно сверив его с данными СФР и не забыв про районный коэффициент. В поле «Дата выплаты» укажите планируемую дату — от нее зависит отражение в отчетности.

Альтернативный вариант — начислить пособие внутри документа «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Доплаты/разовые начисления», если выплата совпадает с очередной зарплатой. Этот способ удобен, когда пособие выплачивается вместе с расчетом при увольнении по причине смерти или с обычной зарплатой сотрудника-заявителя.

1. 1
   Получите заявление и справку о смерти, проверьте срок обращения
2. 2
   Проверьте или создайте вид расчета «Пособие на погребение» без НДФЛ и взносов
3. 3
   Создайте документ «Разовое начисление», выберите сотрудника и вид расчета
4. 4
   Проверьте сумму: актуальный размер с учетом районного коэффициента
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт 69 Кт 70 (73)
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату и выплатите пособие

Оформите выплату и проверьте проводки

Начисленное пособие выплачивается через стандартную ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или кассу), в зависимости от способа выплаты в организации. В ведомости проверьте, что сумма к выплате равна начисленному пособию без удержаний — НДФЛ по этой выплате быть не должно. Если программа пытается удержать налог, возвращайтесь к настройке вида расчета.

Проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучете» при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. Типовая корреспонденция: Дт 69.01 (расчеты с СФР по соцстрахованию) — Кт 70 (или 73.76). Это означает, что выплата уменьшает задолженность организации по взносам на социальное страхование либо подлежит возмещению из фонда, если расходы превышают начисленные взносы.

После проведения сверьтесь с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 69: сумма пособия должна «сесть» в дебет субсчета расчетов с СФР. Если проводка ушла на счет затрат (20, 26, 44) — способ отражения в виде расчета настроен неверно, и отчетность по взносам будет искажена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате равна пособию, НДФЛ отсутствует

Тревожный признак

Программа удерживает НДФЛ или взносы

Проводки

Норма

Дт 69.01 — Кт 70/73

Тревожный признак

Дт 20/26/44 — пособие ушло в затраты

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие показано как необлагаемая выплата

Тревожный признак

Пособие включено в облагаемую базу

Справка о смерти в деле

Норма

Подлинник или копия хранится с заявлением

Тревожный признак

Документ-основание отсутствует

Отразите пособие в отчетности для СФР

Расходы на пособие на погребение отражаются в расчете по страховым взносам (РСВ) и в форме ЕФС-1, сдаваемой в СФР. В 1С при корректной настройке вида расчета сумма попадет в отчеты автоматически при их заполнении. Проверьте раздел ЕФС-1, где показываются расходы на социальное страхование: пособие должно быть видно в составе выплат за счет фонда.

Если расходы на пособия превышают начисленные взносы, организация вправе обратиться в СФР за возмещением. Для этого в 1С формируется пакет документов: заявление о возмещении, справка-расчет и подтверждающие документы (заявление работника, справка о смерти, платежные документы). Комплект формируется через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо вручную по формам фонда.

Храните подлинник справки о смерти и заявление получателя — при камеральной проверке СФР запрашивает именно эти документы. Отсутствие основания приведет к отказу в зачете расходов, и сумму пособия придется покрывать за счет организации.

Разберитесь с типичными ошибками и особенными ситуациями

Самая частая ошибка — ручное начисление пособия произвольным видом расчета «Прочие выплаты», у которого по умолчанию включено обложение НДФЛ и взносами. Итог — заниженная выплата получателю и ошибки в 6-НДФЛ. Всегда используйте специализированное начисление или внимательно проверяйте налоговые настройки самодельного вида расчета.

Вторая типичная проблема — устаревший размер пособия в необновленной конфигурации. Если релиз давно не обновлялся, программа подставит сумму прошлых лет. Перед начислением сверяйте размер с актуальными данными: индексация происходит ежегодно, а в регионах с районным коэффициентом базовая сумма дополнительно увеличивается.

Отдельная ситуация — погребение умершего, который работал у нескольких работодателей или умер в отпуске без сохранения зарплаты. Пособие выплачивает тот работодатель, у которого умерший состоял в трудовых отношениях на день смерти; застрахованное лицо получает выплату только по одному месту. При сомнениях в статусе занятости запросите подтверждение у заявителя или уточните порядок в территориальном отделении СФР.

Удобно завести в папке сотрудника или в документе начисления скан справки о смерти и заявления — в 1С к большинству документов можно прикрепить файлы. При запросе СФР пакет документов собирается за минуты, а не за дни поисков в архиве.

Часто задаваемые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?

Нет. Пособие на погребение, выплачиваемое в пределах установленного законом размера, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если программа удерживает налог, проблема в настройке вида расчета — проверьте вкладку «Налоги, взносы, учет» начисления.

Кому выплачивается пособие, если умер сам сотрудник?

Выплата производится лицу, фактически взявшему на себя расходы по погребению: супругу, близкому родственнику, иному родственнику или законному представителю. Основание — заявление этого лица и справка о смерти из органа ЗАГС.

Кто выплачивает пособие, если умер несовершеннолетний ребенок сотрудника?

Пособие выплачивает работодатель одного из родителей (или иного члена семьи), у которого ребенок являлся членом семьи, по месту работы застрахованного лица. В 1С начисление оформляется на сотрудника-заявителя стандартным документом разового начисления.

Что делать, если в 1С нет вида расчета «Пособие на погребение»?

Создайте новое начисление в разделе «Настройка» → «Начисления»: назначение — прочие выплаты социального характера, НДФЛ — не облагается, взносы — не облагаются, способ отражения — Дт 69.01. Проще всего скопировать похожее необлагаемое начисление и скорректировать параметры.

Как возместить расходы на пособие из СФР?

Пособие засчитывается в счет уплаты взносов на социальное страхование: сумма отражается в ЕФС-1 и уменьшает платеж. Если расходы превышают начисленные взносы, подайте в отделение СФР заявление о возмещении со справкой-расчетом и подтверждающими документами — заявлением получателя, справкой о смерти и платежными документами.

Нужно ли применять районный коэффициент к пособию на погребение?

Да. В районах и местностях, где установлен районный коэффициент к заработной плате, пособие на погребение выплачивается с учетом этого коэффициента. Проверьте настройку организации в 1С и итоговую сумму в документе начисления.