Как в 1С 8.3 вывести список сотрудников

Вывести список сотрудников в 1С 8.3 можно несколькими способами — от простого открытия справочника до формирования произвольного отчёта с отборами. Выбор зависит от того, какой список нужен: все физические лица, только работающие сотрудники, работники конкретного подразделения или список с кадровыми данными для проверки.

В конфигурациях 1С данные о персонале хранятся в двух связанных объектах: справочник «Физические лица» содержит личные данные человека, а справочник «Сотрудники» — привязку человека к организации и его кадровый статус. Поэтому важно понимать, из какого именно справочника выводить список, иначе в него могут попасть дубликаты или, наоборот, не попасть нужные люди.

Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций — 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 8.3 и других решений на управляемых формах: работа со списком справочника, стандартные отчёты, универсальный отчёт, запрос через консоль и программный вывод. Все действия выполняются штатными средствами, без изменения конфигурации.

Откуда 1С берёт данные о сотрудниках

Перед выводом списка полезно понять структуру хранения. Справочник «Сотрудники» в ЗУП 3.1 — это записи о трудовых отношениях: один человек может иметь несколько записей (основное место работы, внутреннее совместительство, работа в другой организации). Справочник «Физические лица» хранит человека как такового — ФИО, дату рождения, документы.

Статус «работает» не хранится напрямую в элементе справочника: он вычисляется по кадровым документам — приёмам на работу и увольнениям. Поэтому отбор «только работающие» в списке сотрудников строится на динамической проверке кадровых данных, а не на простом флаге. Это объясняет, почему иногда сотрудник числится в списке, хотя фактически уволен, — например, если документ увольнения не проведён.

Способ 1. Список через справочник «Сотрудники»

Самый простой путь — открыть список справочника. В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Сотрудники» или «Справочники» → «Сотрудники» в зависимости от настроек интерфейса.

По умолчанию список показывает сотрудников текущей организации с отбором «работающие и уволенные». Чтобы оставить только действующих, используйте панель отбора справа или кнопку «Ещё» → «Настроить список». В отборе добавьте условие по полю, связанному с кадровым статусом, либо воспользуйтесь быстрым фильтром «Показывать уволенных», если он предусмотрен в форме списка.

Для вывода на печать или в файл выделите строки (Ctrl+A — все), затем «Ещё» → «Вывести список». В диалоге отметьте нужные колонки и выберите формат: табличный документ (MXL), Excel, текст. Это удобный способ быстро получить простой перечень ФИО без формирования отчёта.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (БП) и выберите «Сотрудники»
2. 2
   Установите отбор по организации при необходимости
3. 3
   Настройте отбор «только работающие» через «Ещё» → «Настроить список»
4. 4
   Добавьте нужные колонки через «Ещё» → «Изменить форму» или настройки списка
5. 5
   Выделите строки и выполните «Ещё» → «Вывести список», выберите формат
6. 6
   Проверьте полученный список на полноту и отсутствие дублей

Способ 2. Стандартные кадровые отчёты

Если нужен список с кадровыми данными — должностями, подразделениями, датами приёма — используйте штатные отчёты. В ЗУП 3.1 откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите подходящий: «Штатные сотрудники», «Списки сотрудников по местам работы», «Сотрудники, принятые или уволенные». В Бухгалтерии аналогичные отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по сотрудникам».

В отчёте задайте период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению. Кнопка «Настройки» позволяет изменить группировку строк — например, вывести сотрудников внутри подразделений или плоским списком. Результат сохраняется в Excel через «Файл» → «Сохранить копию» или кнопку сохранения табличного документа.

Отчёт «Штатные сотрудники» в ЗУП строится по регистру кадровых сведений и корректно показывает занимаемые ставки, включая совместителей. Это надёжнее, чем выгрузка из справочника, если список нужен для сверки со штатным расписанием.

Способ 3. Универсальный отчёт по справочнику

Универсальный отчёт подходит, когда нужны произвольные реквизиты справочника: табельные номера, даты рождения, ИНН. Откройте его через «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в БП) или через поиск по команде «Универсальный отчёт» в ЗУП, если он включён в функциональности.

В настройках выберите тип данных «Справочник» и объект «Сотрудники». Добавьте нужные поля в список колонок, задайте отборы — например, по организации и реквизиту «В архиве» или по головному сотруднику для исключения совместителей. Сформируйте отчёт и сохраните его в нужном формате.

Ограничение способа: универсальный отчёт работает только с реквизитами самого справочника и не показывает вычисляемые кадровые данные (текущее подразделение, должность). Для таких полей используйте кадровые отчёты или запрос.

Способ 4. Выборка запросом через консоль запросов

Для нестандартных выборок — например, всех работающих на дату с должностью и подразделением — удобна консоль запросов. В типовых конфигурациях её нет в интерфейсе пользователя, но разработчик или администратор может открыть внешнюю обработку консоли или выполнить запрос через встроенные средства.

Пример запроса к сотрудникам с кадровыми данными на дату в ЗУП 3.1:

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер,
КадровыеДанные.Подразделение КАК Подразделение,
КадровыеДанные.Должность КАК Должность
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК КадровыеДанные
ПО Сотрудники.Ссылка = КадровыеДанные.Сотрудник
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ВАрхиве
И Сотрудники.ГоловнаяОрганизация = &Организация

Для отбора именно работающих добавьте условие по виду события кадровой истории (исключить «Увольнение») или используйте регистр сведений «ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников», где есть признак текущей работы. Точный состав регистров зависит от версии конфигурации — сверяйтесь с метаданными вашей базы.

Способ 5. Программный вывод списка

Если список нужен внутри собственной обработки или регламентного задания, используйте встроенный язык. Простейший вариант — выборка из справочника с выводом в табличный документ или сообщение:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|	Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
|	Сотрудники.Наименование КАК ФИО
|ИЗ
|	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
|ГДЕ
|	НЕ Сотрудники.ВАрхиве
|	И НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
|
|УПОРЯДОЧИТЬ ПО
|	ФИО";
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
Сообщить(Выборка.ФИО);
КонецЦикла;

Для вывода в Excel или на форму результат запроса выгружается в таблицу значений методом Выгрузить(), а затем построчно переносится в табличный документ. При большом объёме данных используйте пакетные запросы и ограничивайте выборку отборами, чтобы не нагружать сервер.

Если список нужен регулярно — например, ежемесячный перечень работающих для отчёта руководству — сохраните настройки отбора в варианте отчёта («Ещё» → «Сохранить вариант»). Тогда в следующий раз достаточно открыть сохранённый вариант и поменять только дату.

Сравнение способов и типичные ошибки

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает со списочной численностью по данным кадрового учёта

Тревожный признак

Есть дубли ФИО или отсутствуют известные сотрудники

Статус сотрудников

Норма

В списке работающих нет уволенных, проверено по 2–3 случайным карточкам

Тревожный признак

Присутствуют сотрудники с проведённым увольнением

Принадлежность к организации

Норма

Все строки относятся к выбранной организации

Тревожный признак

Попали сотрудники других юридических лиц

Частые вопросы

Как вывести список только работающих сотрудников, без уволенных?

В списке справочника используйте настройку списка с отбором по кадровому статусу или снимите отображение уволенных через стандартный фильтр формы. Надёжнее — отчёт «Штатные сотрудники» на текущую дату: он строится по кадровым документам и исключает уволенных автоматически.

Почему один человек отображается в списке несколько раз?

Это нормально для справочника «Сотрудники»: каждое место работы (основное, совместительство, другая организация) — отдельный элемент. Если нужен список уникальных людей, выводите справочник «Физические лица» или группируйте отчёт по полю «Физическое лицо».

Как выгрузить список сотрудников в Excel?

В форме списка выделите строки и выполните «Ещё» → «Вывести список», выбрав формат листа Excel. Из отчёта — сформируйте его и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить копию» с типом «Лист Excel».

Не вижу раздел «Кадры» или отчёты по сотрудникам — в чём причина?

Скорее всего, у учётной записи недостаточно прав либо отключена функциональность кадрового учёта. Проверьте настройки прав доступа у администратора и включённость опций кадрового учёта в настройках программы (раздел «Администрирование» → «Настройка программы»).

Как получить список сотрудников с табельными номерами?

Табельный номер хранится в поле «Код» справочника «Сотрудники». В форме списка добавьте колонку «Код» через «Ещё» → «Изменить форму», либо сформируйте универсальный отчёт по справочнику с полями «Код» и «Наименование».

Можно ли вывести список сотрудников на конкретную прошедшую дату?

Да, но только через отчёты или запрос — список справочника показывает текущее состояние. В отчёте «Штатные сотрудники» укажите нужную дату, и список будет построен по кадровым данным на этот момент, включая тех, кто позже уволен.