Как уволить сотрудника в 1С 8.3

Увольнение сотрудника в 1С 8.3 оформляется кадровым документом «Увольнение», который одновременно выполняет окончательный расчет: начисляет компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и формирует данные для выплаты. Порядок действий зависит от конфигурации — чаще всего это «1С:Зарплата и управление персоналом 8», реже «1С:Бухгалтерия 8» с включенным кадровым учетом.

Ошибки при увольнении приводят к серьезным последствиям: неверный расчет компенсации влечет претензии сотрудника и штрафы при проверке, а неправильные данные по НДФЛ и взносам — расхождения в отчетности. Поэтому перед проведением документа важно проверить остаток отпуска, средний заработок и открытые задолженности по сотруднику.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата и отчетности. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию ЗУП 3.1; в других конфигурациях названия разделов могут отличаться, но логика сохраняется.

Подготовка перед оформлением увольнения

Перед созданием документа убедитесь, что все начисления за текущий месяц введены: зарплата, премии, больничные, командировки. Если документ увольнения провести раньше, чем начисления, программа не включит их в окончательный расчет, и сумму придется исправлять вручную или сторнировать.

Проверьте остаток отпуска сотрудника. В ЗУП 3.1 это делается через справочник «Сотрудники»: откройте карточку, перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчет «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты». От остатка зависит, будет ли начислена компенсация или, наоборот, удержание за отпуск, использованный авансом.

Также уточните наличие непогашенных задолженностей: подотчетные суммы, займы, алименты по исполнительным листам. Удержания по исполнительным документам должны быть отражены до окончательного расчета, иначе удержать их после увольнения будет невозможно.

Создание документа «Увольнение»

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если нужно уволить сразу нескольких сотрудников одним приказом, используйте документ «Увольнение списком» — он удобен при сокращении штата.

В документе заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание. Основание выбирается из справочника с формулировками по Трудовому кодексу — например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» для увольнения по собственному желанию. Формулировка из документа попадет в печатную форму приказа Т-8 и запись в трудовую.

Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника. Именно на эту дату программа рассчитает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию. Если сотрудник увольняется в последний день месяца, программа корректно включит этот месяц в расчет среднего заработка.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте на вкладках расчет зарплаты, компенсации отпуска, НДФЛ и взносов
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
5. 5
   Оформите ведомость на выплату окончательного расчета

Проверка расчета компенсации и удержаний

После заполнения шапки документа программа автоматически рассчитывает начисления на вкладке «Начисления и удержания». Здесь отображается зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск с указанием количества дней. Сверьте количество дней компенсации с данными отчета по остаткам отпусков — расхождение означает ошибку в кадровых данных.

Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание. Программа ограничивает удержание суммой окончательного расчета в соответствии с трудовым законодательством: удержать больше положенного без согласия сотрудника нельзя, и конфигурация это учитывает.

На вкладке «НДФЛ» проверьте исчисленный налог: он рассчитывается со всего дохода нарастающим итогом с начала года с учетом вычетов. На вкладке «Взносы» отображаются страховые взносы с сумм окончательного расчета. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами в полном объеме — это частая точка ошибок при ручных корректировках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дни компенсации отпуска

Норма

Совпадают с отчетом «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Расхождение — проверьте введенные отпуска и дату приема

Средний заработок

Норма

Расчетный период закрыт, все начисления введены

Тревожный признак

Сумма подозрительно низкая — не хватает начислений прошлых месяцев

НДФЛ

Норма

Исчислен с учетом вычетов нарастающим итогом

Тревожный признак

Налог нулевой при наличии дохода или не применены вычеты

Выплата окончательного расчета

По закону окончательный расчет выдается в день увольнения. В 1С выплата оформляется ведомостью: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты зарплаты в организации).

В ведомости укажите дату выплаты и нажмите «Заполнить» — программа подберет уволенного сотрудника с суммой к выплате за минусом НДФЛ. Если уволенных несколько, они попадут в одну ведомость вместе с остальными сотрудниками, если даты совпадают. Для выплаты только увольняемому выделите его вручную через подбор.

После проведения ведомости проверьте, что задолженность перед сотрудником закрыта. Это видно в отчете «Расчетный листок» или в карточке сотрудника по ссылке «Зарплата». Остаток долга после выплаты — признак того, что ведомость заполнена не полностью.

Отчетность при увольнении

После увольнения сотрудник попадает в отчетность текущего периода. В расчете по страховым взносам и персонифицированных сведениях он отражается с данными до даты увольнения. Убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН и актуальные данные документа — без этого отчеты не пройдут форматный контроль.

При увольнении нужно сформировать и выдать сотруднику комплект документов: справку о заработке, выписки из отчетов по взносам и персонифицированным сведениям. В ЗУП 3.1 эти формы доступны из карточки сотрудника или из раздела «Отчетность, справки» → «Исходящие документы».

Если в организации ведется электронный кадровый документооборот или отправляются сведения о трудовой деятельности, увольнение должно быть отражено в отчете по форме, предусмотренной для сведений о трудовой деятельности, — в ЗУП он формируется автоматически на основании проведенного кадрового документа.

Особые сценарии увольнения

Увольнение сотрудника в отпуске или на больничном

Уволить сотрудника по собственному желанию можно и в период отпуска или болезни. В документе увольнения программа учтет пересечение периодов: если отпуск переходит на дату увольнения, компенсация рассчитается с учетом уже предоставленных дней. Проверьте, что больничный лист введен в базу до проведения увольнения, иначе оплата дней болезни не войдет в расчет.

Увольнение переводом и по соглашению сторон

Для этих оснований порядок тот же, меняется только формулировка в поле «Основание». При увольнении по соглашению сторон с выплатой выходного пособия добавьте соответствующее начисление на вкладке «Начисления и удержания» через кнопку «Добавить» — пособие не рассчитывается автоматически.

Отмена ошибочного увольнения

Если документ проведен по ошибке, не удаляйте его, если по нему уже сформирована выплата или сдана отчетность. Правильный путь — распровести ведомость на выплату, затем пометить документ увольнения на удаление и проверить, что состояние сотрудника вернулось к «работает». Если отчетность уже сдана, потребуется корректировка уточненными формами.

Частые вопросы

Где в 1С 8.3 Бухгалтерия оформить увольнение, если нет ЗУП?

В «1С:Бухгалтерии 8» при включенном кадровом учете документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение». Функционал ограничен: расчет компенсации и среднего заработка менее детализирован, чем в ЗУП, поэтому суммы стоит перепроверять вручную.

Почему программа не рассчитывает компенсацию отпуска?

Чаще всего остаток отпуска равен нулю или отрицательный — проверьте отчет «Остатки отпусков». Другая причина — в карточке сотрудника не задан вид ежегодного отпуска или некорректно введены кадровые документы отпусков. Также проверьте, что дата увольнения позже даты приема на работу.

Можно ли уволить сотрудника задним числом?

Технически документ можно создать прошлой датой, но если период уже закрыт и отчетность сдана, это создаст расхождения. В таком случае оформляйте увольнение реальной датой с корректным основанием, а расхождения в расчетах исправляйте отдельными корректирующими документами.

Как уволить сотрудника, который числится в нескольких организациях?

Документ увольнения создается отдельно по каждой организации, где оформлен сотрудник. Если он работает по внутреннему совместительству, проверьте, нужно ли прекращать оба трудовых договора — для каждого создается свой документ увольнения со своим расчетом.

Что делать, если после увольнения обнаружена ошибка в расчете?

Если выплата еще не произведена, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если деньги уже выплачены, используйте документы доначисления или возврата задолженности в разделе «Зарплата», а НДФЛ скорректируется при следующем расчете или через уточненную отчетность.

Нужно ли увольнять сотрудника, с которым заключен договор ГПХ?

Нет, документ «Увольнение» применяется только к трудовым договорам. Договор ГПХ прекращается по своим условиям — в базе достаточно закрыть начисления по нему и проследить, чтобы обязательства по договору были отражены в отчетности за соответствующий период.