Другое · 11 мин
Как в 1С 8.3 сформировать штатное расписание
Пошаговая инструкция: как в 1С 8.3 ЗУП создать, утвердить и изменить штатное расписание, добавить позиции, надбавки и сформировать печатную форму Т-3.
Штатное расписание в 1С 8.3 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом») — это не просто печатная форма, а полноценный инструмент кадрового учёта: на его основе рассчитываются оклады, надбавки, планируется фонд оплаты труда и оформляются приёмы на работу. Если штатное расписание ведётся в программе корректно, приём сотрудника занимает минуту — программа сама подставляет позицию, оклад и график работы.
Ниже разобран полный цикл работы: включение функциональности, создание и утверждение документа, добавление позиций и надбавок, изменение действующего расписания, печать унифицированной формы Т-3 и типичные ошибки, из-за которых расчёты зарплаты «разъезжаются» с кадровыми документами.
Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1 — именно в ней механизм штатного расписания реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии 8» штатное расписание как самостоятельный учётный документ отсутствует, там доступен лишь справочник должностей.
Включение функциональности штатного расписания
По умолчанию в новой информационной базе учёт по штатному расписанию может быть отключён. Без включения этой настройки раздел «Штатное расписание» в меню не появится, а приёмы на работу будут оформляться без привязки к штатным единицам.
Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт»). Установите флажок «Ведется штатное расписание». Дополнительно доступны опции: ведение истории изменений, контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию, использование вилки окладов и автоматическая проверка штатных единиц при приёме.
Если организация уже вела учёт без расписания и сотрудники приняты, после включения настройки программа предложит создать штатное расписание на основании текущих кадровых данных. Этот механизм избавляет от ручного ввода позиций, но результат нужно обязательно проверить: оклады и надбавки подтягиваются из документов приёма и могут содержать неточности.
Создание и утверждение штатного расписания
Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Если ведётся история изменений, программа попросит указать дату, с которой документ вступает в силу, и номер. Поле «Организация» заполняется автоматически, если в базе одна организация; при нескольких — выберите нужную из списка.
Документ создаётся в статусе «Черновик» (либо сразу открывается для заполнения, в зависимости от настроек согласования). Пока расписание не утверждено, оно не участвует в учёте: приёмы на его позиции оформить нельзя. Утверждение выполняется кнопкой «Утвердить» в форме документа или через команду в списке.
Если в настройках включена история, каждое новое утверждение фиксируется отдельным документом «Изменение штатного расписания», и программа хранит состояние расписания на любую дату. Это важно для проверок и споров: всегда можно показать, какие позиции и оклады действовали в конкретном периоде.
- 1Включите функциональность: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание»
- 2Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать»
- 3Укажите организацию, дату вступления в силу и номер документа
- 4Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки
- 5Проверьте итоговый ФОТ в подвале табличной части
- 6Нажмите «Утвердить» и убедитесь, что статус изменился
- 7Сформируйте печатную форму Т-3 для подписания руководителем
Добавление позиций: подразделения, должности и ставки
В табличной части документа каждая строка — это штатная единица. Нажмите «Добавить» и последовательно заполните колонки: подразделение, должность, количество штатных единиц (ставок). Количество может быть дробным — например, 0,5 ставки для совместителя или 1,5 для должности, где один сотрудник на полной ставке, а второй на полставки.
Должности и подразделения выбираются из соответствующих справочников. Если нужной должности нет, создайте её прямо из поля выбора: укажите наименование, при необходимости — категорию и код по ОКПДТР. Не создавайте дубли должностей с похожими названиями («Менеджер» и «менеджер»): это усложнит отчёты и приведёт к раздроблению штатных единиц.
Для каждой позиции указывается график работы сотрудников — от него зависит расчёт нормы времени. Если у сотрудников на одной должности разные графики, создайте отдельные штатные единицы для каждого графика, иначе расчёт зарплаты за неполный месяц будет некорректным.
Настройка оплаты труда: оклады, надбавки и вилка
В колонке «Оплата труда» задаётся основное начисление — обычно «Оплата по окладу» с указанием суммы за полную ставку. Если включена настройка вилки окладов, вместо одной суммы можно указать минимальное и максимальное значение; при приёме сотрудника конкретный оклад назначается в пределах вилки.
Надбавки добавляются строками под основным начислением: например, ежемесячная премия в процентах, доплата за вредность, районный коэффициент. Каждая надбавка привязывается к виду расчёта из плана видов начислений — если нужного вида нет, его предварительно создают в разделе «Настройка» → «Начисления».
Программа автоматически считает сумму по позиции и общий фонд оплаты труда (ФОТ) в подвале документа. Этот итог — плановый: фактический расход будет зависеть от отработанного времени, отпусков и увольнений. Для анализа планового ФОТ есть отдельные отчёты в разделе «Зарплата».
Изменение действующего расписания
Утверждённое расписание нельзя просто отредактировать задним числом — изменения оформляются новым документом. В списке штатных расписаний выберите действующий документ и нажмите «Создать на основании» → «Изменение штатного расписания» (или используйте команду «Изменить» в форме). Укажите дату, с которой изменения вступают в силу.
Типовые изменения: добавление новой позиции, закрытие (сокращение) штатной единицы, изменение оклада, изменение количества ставок. При сокращении позиции проверьте, нет ли на ней действующих сотрудников: программа предупредит о занятых штатных единицах, и сначала потребуется оформить перевод или увольнение.
Индексация окладов оформляется массово документом «Изменение плановых начислений» или через изменение штатного расписания с коэффициентом. Не меняйте оклады прошлым периодом, за который уже рассчитана и выплачена зарплата, — это вызовет перерасчёты и расхождения в отчётности.
Печать формы Т-3 и проверка результата
Печатная форма по унифицированному образцу Т-3 формируется из документа штатного расписания кнопкой «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». В форму выводятся подразделения, должности, количество единиц, оклады, надбавки и итоговый месячный фонд. Подписанную форму утверждает руководитель приказом.
Для проверки корректности ведения используйте отчёты: «Штатное расписание» (свод на дату), «Штатные единицы» (с занятостью — видно свободные и занятые ставки), «Остатки отпусков» и расчётные листки для сверки начислений с плановыми значениями. Отчёт «Штатная расстановка» показывает, кто из сотрудников какую позицию занимает.
Признак правильно настроенного учёта: при приёме сотрудника программа предлагает выбрать позицию штатного расписания, автоматически подставляет оклад и надбавки, а отчёт по штатным единицам показывает корректную занятость без отрицательных остатков свободных ставок.
Как проверить результат
Расписание утверждено, дата вступления в силу корректна
Документ в статусе черновика — позиции недоступны для приёма
Занятые и свободные ставки сходятся с реальной численностью
Отрицательные свободные ставки или «лишние» сотрудники на позициях
Позиция выбирается, оклад и надбавки подставляются автоматически
Позиции нет в списке выбора или оклад приходится вводить вручную
Все подразделения, оклады, надбавки и итоговый ФОТ выведены верно
Пустые колонки надбавок или неверный итог по фонду оплаты труда
Ограничения и альтернативные варианты
В «1С:Бухгалтерии 8.3» полноценного штатного расписания нет — там ведётся только справочник должностей, а форму Т-3 приходится формировать вне программы или доработкой. Если кадровый и зарплатный учёт требует штатного расписания, корректное решение — 1С:ЗУП, с последующей синхронизацией данных в бухгалтерскую программу.
В ЗУП редакции 3.1 базовой версии механизм штатного расписания доступен, но есть ограничения по числу организаций и пользователей, характерные для базовых поставок. Версии ПРОФ и КОРП различаются возможностями согласования изменений, описаниями рабочих мест и расширенной аналитикой ФОТ.
Сравнение вариантов
Полный механизм: история изменений, вилка окладов, надбавки, контроль занятости, печать Т-3. Подходит для регулярного кадрового учёта.
Только справочник должностей, штатного расписания как документа нет. Подходит микропредприятиям без формализованной структуры.
Позволяют получить нестандартный вид Т-3 или дополнительные графы. Требуют аккуратного обновления конфигурации, чтобы не потерять доработку.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести несколько штатных расписаний одновременно?
Действующим на конкретную дату может быть только одно расписание по организации. Изменения оформляются последовательными документами с разными датами вступления в силу — программа сама определяет, какая редакция действует на нужную дату. Для обособленных подразделений, выделенных как отдельные организации в базе, ведутся свои расписания.
Как оформить совместителя в штатном расписании?
Отдельная позиция для совместителя не обязательна: на одну штатную единицу можно принять несколько сотрудников, если суммарно они не превышают количество ставок по позиции. Совместительство оформляется видом занятости в документе приёма, а долю ставки программа учитывает автоматически.
Что делать, если зарплата рассчитана, а оклад в расписании изменился?
Изменение оклада оформляется новым документом с даты начала действия. Если дата попадает в уже рассчитанный период, программа предложит перерасчёт. Проверьте, не выгружена ли отчётность за этот период: если да, перерасчёт оформляется корректирующими документами следующего периода, а не изменением закрытого.
Почему при приёме не выбирается позиция штатного расписания?
Чаще всего расписание не утверждено, дата приёма раньше даты вступления расписания в силу, либо на позиции нет свободных ставок. Также проверьте, что в настройках кадрового учёта включён контроль соответствия штатному расписанию и что позиция не закрыта документом изменения.
Как распечатать расписание на конкретную прошедшую дату?
Откройте список штатных расписаний, найдите редакцию, действовавшую на нужную дату (при включённой истории изменений это отдельный документ), и сформируйте печатную форму из него. Альтернатива — отчёт «Штатное расписание» с установленной датой: он покажет состояние позиций именно на тот момент.
Обязательно ли вести штатное расписание в программе, если оно есть на бумаге?
Формально нет — функциональность можно не включать и принимать сотрудников без привязки к штатным единицам. Но тогда теряется автоматическая подстановка окладов, контроль занятости ставок и корректный плановый ФОТ. Для организаций больше нескольких сотрудников ведение расписания в программе заметно снижает количество ошибок в расчётах.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 включается в настройках, создаётся через «Кадры» → «Штатное расписание» и начинает работать только после утверждения. Изменения оформляются новыми документами с датой вступления в силу, оклады указываются за полную ставку, а корректность учёта проверяется отчётом по штатным единицам и печатной формой Т-3.