Как принять сотрудника на работу в 1С 8.3

Приём сотрудника на работу в 1С 8.3 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1) выполняется в два логических шага: сначала создаётся физическое лицо и сотрудник, затем оформляется кадровый документ «Приём на работу», который назначает подразделение, должность, график работы и начисления. Без проведённого документа сотрудник не попадёт в штатное расписание, расчёт зарплаты и кадровые отчёты.

Инструкция ниже ориентирована на типовую ЗУП 3.1, но логика аналогична и в «1С:Комплексной автоматизации», и в «1С:ERP». В простых конфигурациях вроде «1С:Бухгалтерии 8» приём оформляется упрощённо — отдельный раздел ниже посвящён этому сценарию.

Что подготовить перед оформлением приёма

До создания документа убедитесь, что в информационной базе заполнены базовые справочники: организация (с реквизитами и ответственными лицами), подразделения, должности и графики работы сотрудников. Если нужного подразделения или должности нет, документ придётся прерывать и дозаполнять справочники — это самая частая причина ошибок у новичков.

Из документов нового сотрудника понадобятся: ФИО полностью, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации, сведения об образовании и стаже. Для дистанционных сотрудников и совместителей дополнительно определите вид занятости заранее — от этого зависит настройка документа.

Также проверьте настройки учётной политики: ведётся ли штатное расписание в программе (раздел «Настройка» → «Реквизиты и доп. сведения» → «Настройка штатного расписания»). Если штатное расписание ведётся, приём выполняется строго по штатной единице; если нет — подразделение и должность указываются свободно.

Создание физического лица и сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек раньше работал в организации (например, увольнялся и возвращается), не создавайте дубликат: найдите существующее физическое лицо через поиск по ФИО, ИНН или СНИЛС. Дубли физических лиц ломают персонифицированный учёт и отчётность в ПФР.

Заполните карточку физического лица: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС. По гиперссылкам в карточке откройте и заполните паспортные данные, адреса и контактную информацию. Эти сведения попадут в личную карточку Т-2, трудовой договор и отчётность.

При записи программа автоматически создаст элемент справочника «Сотрудники», связанный с этим физлицом. Один человек может иметь несколько сотрудников — например, основное место работы и внутреннее совместительство оформляются как отдельные сотрудники одного физлица.

Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и нажмите «Создать». Укажите организацию, сотрудника и дату приёма — именно с этой даты начнут действовать назначенные начисления и заполнится рабочее время в табеле.

На вкладке «Главное» заполните ключевые поля:

• Подразделение — структурная единица, в которую принимается сотрудник;
• Должность (или позиция штатного расписания, если оно ведётся);
• Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для полставки и т.д.;
• График работы — пятидневка, сменный график или другой; от него зависит расчёт нормы времени;
• Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство;
• Дата приёма и при необходимости дата окончания — для срочного трудового договора.

На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления: оклад по дням или по часам, премии, надбавки. Проверьте размер оклада — при неполной ставке программа может показывать полный оклад по позиции, а фактический расчёт будет пропорционален ставке. Здесь же указывается способ отражения в бухучёте, если он отличается от настройки по умолчанию.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Сотрудники» → создать физлицо, заполнить ИНН, СНИЛС, паспорт
2. 2
   Раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»
3. 3
   Заполнить организацию, сотрудника, дату приёма, подразделение, должность, ставку, график
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» назначить оклад и надбавки
5. 5
   Провести документ и распечатать приказ Т-1 по кнопке «Печать»
6. 6
   Проверить результат в отчёте «Штатная расстановка»

Особые сценарии приёма

Приём по срочному договору и на испытательный срок

Для срочного трудового договора в документе заполните поле «Дата окончания» и укажите условие договора. Программа автоматически прекратит начисления после этой даты, но юридически корректное увольнение всё равно оформляется отдельным документом. Испытательный срок задаётся на вкладке «Договоры» или «Главное» (зависит от релиза) и попадает в печатную форму приказа.

Внешний совместитель и дистанционный работник

Внешний совместитель заводится как обычный сотрудник, но с видом занятости «Внешнее совместительство» — в этом случае программа не требует обязательности основного места работы в данной организации. Для дистанционного работника проверьте характер работы в карточке и приказе: формулировка влияет на кадровые документы.

Приём в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт упрощён: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу». Указываются сотрудник, подразделение, должность, оклад и дата. Штатного расписания, графиков и расширенных начислений здесь нет — если они нужны, правильное решение — ЗУП, а не попытки обойти ограничения бухгалтерской конфигурации.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужны штатное расписание, графики, отпуска, полный кадровый учётИспользуйте 1С:ЗУП 3.1 — приём через документ «Приём на работу»

Небольшая фирма, только оклад и ведомостиДостаточно «1С:Бухгалтерии 8» — приём из раздела «Зарплата и кадры»

Сотрудник возвращается после увольненияНайдите существующее физлицо и создайте новый приём, не дублируйте карточку

Как проверить, что приём оформлен правильно

После проведения документа откройте отчёт «Кадры» → «Штатная расстановка» (или «Список сотрудников») на дату приёма: сотрудник должен отображаться в нужном подразделении с указанной должностью и ставкой. Если сотрудника нет в отчёте — документ не проведён или дата приёма указана неверно.

Сформируйте приказ о приёме по унифицированной форме Т-1 кнопкой «Печать» из документа и сверьте все данные с трудовым договором. Затем проверьте, что сотрудник появился в документе «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы — при корректном графике и окладе сумма рассчитается автоматически пропорционально отработанным дням.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка» на дату приёма

Норма

Сотрудник виден с нужной должностью и ставкой

Тревожный признак

Сотрудника нет — документ не проведён или неверная дата

Начисление зарплаты за первый месяц

Норма

Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Нулевая сумма — не назначено начисление или неверный график

Печатная форма приказа Т-1

Норма

Все реквизиты совпадают с трудовым договором

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнены данные физлица или договора

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за последовательности действий. Документ проводится «задним числом» после расчёта зарплаты, дублируется физлицо, забывается график работы — и дальше ошибки каскадом идут в расчёты и отчётность.

Отдельная ошибка — редактирование проведённого приёма после того, как по сотруднику уже рассчитана зарплата или сдана отчётность. В этом случае корректнее создать кадровый перевод или исправительный документ, а не перепроводить исходный приём, иначе расчёты «поплывут» задним числом.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника задним числом?

Технически да — документ создаётся любой датой. Но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется пересчёт начислений и корректировка отчётов. Оформляйте приём до закрытия месяца.

Как оформить приём на 0,5 ставки?

В документе «Приём на работу» в поле «Количество ставок» укажите 0,5 и выберите график неполного рабочего времени (либо сокращённый вариант основного графика). Оклад указывается полный по позиции, расчёт выполняется пропорционально ставке и отработанному времени.

Сотрудник не появляется в расчёте зарплаты. Что проверить?

Последовательно проверьте: проведён ли документ приёма; назначено ли плановое начисление на вкладке «Оплата труда»; указан ли график работы; попадает ли дата приёма в расчётный месяц. Чаще всего причина — непроведённый документ или пустая вкладка оплаты.

Как принять сотрудника, который раньше у нас работал?

Найдите существующее физическое лицо в справочнике и создайте для него новый документ «Приём на работу». Если старый сотрудник был уволен, программа создаст новую запись сотрудника или предложит использовать существующую — дубликат физлица создавать нельзя.

Нужно ли вести штатное расписание для приёма?

Нет, в ЗУП 3.1 штатное расписание — опциональная настройка. Если оно отключено, подразделение и должность указываются в приёме напрямую. Если включено с контролем — приём возможен только на свободную штатную единицу.

Чем приём отличается от кадрового перевода?

Приём создаёт новые трудовые отношения с сотрудником. Если человек уже работает в организации и меняет должность или подразделение — оформляется «Кадровый перевод», а не новый приём, иначе в учёте появится лишний сотрудник.