Другое · 9 мин
Как в 1С 8.3 посмотреть среднесписочную численность
Как посмотреть среднесписочную численность в 1С 8.3: отчёты в ЗУП и Бухгалтерии, настройка параметров, проверка данных и исправление типичных ошибок расчёта.
Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который организации обязаны подавать в налоговую инспекцию (с 2021 года — в составе расчёта по страховым взносам), а также использовать для льгот, лимитов спецрежимов и статистики. В 1С 8.3 этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов: приёмов, увольнений, переводов и отпусков. Задача пользователя — найти нужный отчёт, правильно задать период и проверить, что программа учла всех сотрудников корректно.
Способ просмотра ССЧ зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 есть специализированные отчёты по численности, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 показатель можно получить через зарплатные отчёты или обороты по счетам. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные ситуации, когда цифра в отчёте не совпадает с ожиданиями.
Где находится отчёт по среднесписочной численности в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» основной путь: раздел «Отчёты, справки» → группа «Штатное расписание и численность». Здесь расположены отчёты «Среднесписочная численность», «Численность и текучесть кадров», «Штатная расстановка» и другие. Если раздела не видно, проверьте права пользователя: отчёты доступны роли кадровика или расчётчика.
Откройте отчёт «Среднесписочная численность», укажите период (обычно месяц, квартал или год) и нажмите «Сформировать». Программа покажет ССЧ по организации в целом и в разрезе подразделений. Для отчётности в ФНС нужен показатель за год, для статистики и внутреннего анализа — за месяц или квартал.
Если в меню нет отдельного отчёта «Среднесписочная численность», откройте «Численность и текучесть кадров» — в нём есть колонка со среднесписочной численностью за выбранный период. В разных релизах ЗУП состав типовых отчётов немного отличается, но хотя бы один из этих вариантов присутствует всегда.
- 1Откройте раздел «Отчёты, справки» → «Штатное расписание и численность».
- 2Выберите отчёт «Среднесписочная численность» или «Численность и текучесть кадров».
- 3Установите период: месяц, квартал или год.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение.
- 5При необходимости раскройте расшифровку по подразделениям и сотрудникам.
Как посмотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» кадровый блок скромнее, но базовые отчёты есть. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» (в некоторых релизах — «Кадровые отчёты»). Здесь доступны «Список сотрудников» и варианты отчётов по численности. В релизах, где отдельного отчёта по ССЧ нет, используйте «Список сотрудников» с группировкой по месяцам или универсальный отчёт.
Альтернативный путь — отчёт «Расчёт по страховым взносам» (раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты»). На титульном листе РСВ программа автоматически выводит среднесписочную численность за отчётный период. Это удобно, когда нужна именно та цифра, которая уйдёт в налоговую: вы видите не абстрактный расчёт, а значение, попадающее в декларацию.
Если бухгалтерия ведётся без полноценного кадрового учёта (сотрудники вводятся справочно), автоматический расчёт ССЧ может быть неточным. В таком случае проверьте, что все приёмы и увольнения оформлены документами «Приём на работу» и «Увольнение», а не только записью в справочнике сотрудников.
Кого программа включает и не включает в расчёт
Среднесписочная численность считается по правилам статистики: в расчёт входят сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, включая временных и сезонных, работающих неполный день (с пересчётом), находящихся в командировках и на больничном. Не включаются внешние совместители, лица по договорам гражданско-правового характера, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, а также работники в учебном отпуске без сохранения зарплаты.
В 1С эти правила реализованы через виды занятости и состояния сотрудника. Внешний совместитель исключается автоматически, если при приёме корректно указан вид занятости «Внешнее совместительство». Сотрудница в декрете исключается, если отпуск оформлен документом «Отпуск по уходу за ребёнком» или «Больничный лист» с соответствующим типом, а не просто отсутствием в табеле.
Практическая проблема: если кадровые события вводились «задним числом» или не проведены, расчёт ССЧ искажается. Перед формированием отчёта убедитесь, что все документы приёма, перевода и увольнения за период проведены и даты в них корректны.
Проверка и расшифровка результата
Главное преимущество отчёта в 1С — расшифровка. Дважды щёлкните по итоговой цифре или используйте детализацию: программа покажет, из каких сотрудников и за какие дни сложилась ССЧ. Это позволяет найти «лишних» людей (например, не уволенного вовремя сотрудника) или, наоборот, пропавших (не проведённый приём).
Сверьте результат с косвенными данными: количеством сотрудников в списке, табелем учёта рабочего времени, отчётом «Остатки отпусков». ССЧ за месяц обычно близка к списочной численности на конец месяца, но может отличаться при приёмах и увольнениях в середине периода — это нормально.
Как проверить результат
Приёмы и увольнения отражены документами с корректными датами
Сотрудник числится в справочнике, но документа приёма нет — ССЧ занижена
Внешние совместители помечены соответствующим видом занятости и не попадают в ССЧ
Совместители заведены как основные работники — ССЧ завышена
Отпуск оформлен документом, сотрудница исключена из расчёта
Отсутствие не оформлено документом — сотрудница ошибочно включена в ССЧ
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая причина неверной ССЧ — непроведённые или отменённые кадровые документы. Второе место занимают дубли сотрудников: один человек заведён дважды (например, после смены фамилии создали новую карточку), и программа считает его два раза. Проверьте справочник сотрудников на дубликаты по ФИО и дате рождения.
Третья ошибка — работа неполного дня, оформленная как полная ставка. Сотрудник на 0,5 ставки должен учитываться пропорционально отработанному времени; если график задан неверно, ССЧ будет завышена. Проверьте графики работы и раздел «Занятость» в карточке сотрудника.
Если типового отчёта нет или он не подходит
В устаревших релизах или нетиповых конфигурациях отчёта по ССЧ может не быть. В этом случае используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты») по регистру сведений «Кадровая история сотрудников» с группировкой по периодам — это даёт данные для ручного расчёта. Либо обновите конфигурацию: в актуальных релизах ЗУП и БП отчёт присутствует.
Для разовой проверки подойдёт и выгрузка списка сотрудников в Excel с последующим расчётом по формуле, но это крайняя мера: ручной подсчёт чреват ошибками при неполных месяцах работы и неполной ставке.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему ССЧ в отчёте дробное число?
Это нормально: среднесписочная численность — среднее арифметическое за период, поэтому результат почти всегда дробный. В отчётность в ФНС показатель подаётся с округлением до целых по правилам математики: 15,49 округляется до 15, а 15,5 — до 16.
Включается ли директор-единственный учредитель в ССЧ?
Если с директором заключён трудовой договор и он получает зарплату — да, включается. Если трудового договора нет и выплат нет, вопрос спорный; на практике многие организации включают такого руководителя в численность, поскольку он фактически выполняет функции работника.
Как посмотреть ССЧ за произвольный период, например за полугодие?
В отчёте «Среднесписочная численность» или «Численность и текучесть кадров» просто задайте нужные даты начала и окончания в поле периода — программа пересчитает показатель за любой интервал, не только за стандартные месяц или квартал.
Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что делать?
Проверьте, проведены ли документы приёма на работу, и не выбрана ли в настройках отчёта другая организация (если в базе их несколько). Также убедитесь, что период отчёта пересекается с датами приёма сотрудников.
Чем ССЧ отличается от списочной численности на дату?
Списочная численность — это количество работников на конкретный день. Среднесписочная — усреднение списочной численности по всем календарным дням периода. Для отчётности в ФНС и статистику используется именно среднесписочный показатель.
Можно ли выгрузить расчёт ССЧ для проверяющих?
Да, любой кадровый отчёт в 1С сохраняется в Excel или PDF через кнопку «Сохранить» в форме отчёта. Расшифровка по сотрудникам и дням служит подтверждающим документом при запросах из налоговой или статистики.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С 8.3 смотрят через кадровые отчёты ЗУП или титульный лист РСВ в Бухгалтерии. Корректность цифры зависит от проведённых кадровых документов, правильных видов занятости и оформленных отпусков. Перед сдачей отчётности всегда проверяйте расшифровку показателя.