Как оформить внутреннее совместительство в 1С 8.3 ЗУП

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы в свободное от основной работы время у того же работодателя. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 такой сотрудник заводится как отдельный элемент справочника «Сотрудники» со своим трудовым договором, графиком и начислениями, при этом физическое лицо остаётся одним и тем же. Это позволяет корректно считать НДФЛ, взносы и средний заработок по всем договорам вместе или раздельно — в зависимости от вида расчёта.

Главная ошибка начинающих пользователей — попытка оформить совместительство изменением существующего приёма на работу или кадровым переводом. Так делать нельзя: совместительство — это отдельный трудовой договор, и в программе он оформляется отдельным документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство».

Ниже разобран полный цикл: от настройки функциональности до проверки расчёта зарплаты и отражения в отчётности. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3; в 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм аналогичен, но набор документов уже.

Проверка настроек функциональности перед оформлением

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе включена поддержка совместительства. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» (или «Настройка состава начислений и удержаний» в зависимости от релиза) и проверьте, что не снят флаг использования совместительства. В типовой поставке он включён по умолчанию, но в перенастроенных базах его иногда отключают.

Также проверьте, что у пользователя есть права на кадровые документы: роль «Кадровик» или «Расчётчик». Без них документ «Приём на работу» будет недоступен или не проведётся.

Ещё одна предварительная проверка — наличие физического лица в справочнике «Физические лица». Если сотрудник уже работает по основному месту, его карточка физлица существует, и создавать дубликат не нужно. Дубли физлиц приводят к раздвоению налоговой базы по НДФЛ и ошибкам в отчётности 6-НДФЛ и РСВ.

Создание сотрудника-совместителя документом «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» нажмите кнопку выбора и найдите нужное физическое лицо по фамилии. Программа покажет, что у этого человека уже есть действующий договор, и предложит оформить именно совместительство — согласитесь с выбором.

Ключевое поле документа — «Вид занятости». Установите значение «Внутреннее совместительство». Именно этот признак отличает совместителя от основного сотрудника и от совмещения должностей, которое оформляется совершенно иначе.

Заполните остальные реквизиты: подразделение, должность, дату приёма, количество ставок (обычно 0,5 или меньше, так как совместитель работает неполное время). Укажите условия оплаты — оклад по штатному расписанию программа пересчитает пропорционально ставке автоматически, если включён соответствующий механизм.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать».
2. 2
   Выберите физическое лицо из справочника — не создавайте новое.
3. 3
   Установите вид занятости «Внутреннее совместительство».
4. 4
   Укажите подразделение, должность, дату приёма и долю ставки.
5. 5
   Назначьте плановые начисления (оклад, надбавки).
6. 6
   Проверьте график работы совместителя.
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости.

Настройка графика работы и учёта рабочего времени

Совместитель по закону работает не более половины нормы рабочего времени за учётный период, поэтому стандартный график «пятидневка» ему обычно не подходит. Создайте отдельный график в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников»: например, 4 часа в день при пятидневной неделе или 2–3 полных дня в неделю.

При создании графика важно правильно заполнить расписание работы и указать, что норма считается по другому графику (обычно по основному графику полной пятидневки). Тогда программа корректно рассчитает неполную норму времени и оплату пропорционально отработанным часам.

Если совместитель отработает сверх установленного графика, эти часы не попадут в оплату автоматически — переработки при совместительстве требуют отдельного оформления и оплаты, а не молчаливого изменения табеля.

Начисления, расчёт зарплаты и налоги

Плановые начисления назначаются в документе приёма на вкладке «Оплата труда»: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, надбавки. При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» совместитель попадает в табличную часть как отдельная строка — независимо от основного места работы.

НДФЛ считается в целом по физическому лицу: налоговая база суммируется по обоим договорам, вычеты применяются один раз. Страховые взносы также исчисляются с совокупной базы физлица с учётом предельной величины. Программа делает это автоматически, если физлицо одно — ещё одна причина не допускать дублей.

Отпускные, больничные и командировочные по совместительству рассчитываются отдельно от основного места, со своим средним заработком. При этом отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе — в программе оформляются два документа «Отпуск» по каждому договору.

Чем совместительство отличается от совмещения в 1С

Частая путаница: совместительство и совмещение должностей — разные кадровые явления, и в программе они оформляются по-разному. Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня без отдельного договора; в 1С оно оформляется документом «Совмещение должностей» с доплатой в процентах или фиксированной суммой.

Совместительство — отдельный трудовой договор, отдельный сотрудник в справочнике, отдельный табельный номер, работа в свободное от основной работы время. Выбор механизма зависит от кадровой реальности, а не от удобства расчёта.

Сравнение вариантов оформления

Внутреннее совместительство

Отдельный договор и документ «Приём на работу», отдельный график, работа вне основного времени. Подходит, когда дополнительная работа выполняется после основной смены.

Совмещение должностей

Документ «Совмещение должностей» с доплатой к основному окладу. Подходит, когда сотрудник выполняет дополнительные обязанности в течение своего рабочего дня без расширения времени.

Расширение зон обслуживания

Оформляется аналогично совмещению доплатой. Применяется, когда характер работы тот же, но увеличен объём.

Проверка результата и отчётность

После проведения приёма откройте справочник «Сотрудники»: у физлица должно быть две строки — основное место и совместительство, у каждой свой табельный номер. В карточке физического лица в разделе «Трудовая деятельность» отобразятся оба договора.

Сформируйте расчётный листок за первый месяц работы совместителя и проверьте: начисление по совместительству присутствует отдельной строкой, время по графику совместителя учтено верно, НДФЛ посчитан с общей базы. Затем сверьте отчёт «Полная сводка начислений» — там оба договора видны раздельно.

В отчётности совместители отражаются особым образом: в СЗВ-ТД подаётся отдельное событие «Приём» по договору совместительства, в разделе 3 РСВ сотрудник фигурирует один раз с суммарными выплатами, а в отчётах по среднесписочной численности внутренние совместители учитываются как одна единица.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Сотрудники»

Норма

Две строки на одно физлицо: основная и с видом «Внутреннее совместительство»

Тревожный признак

Создано второе физическое лицо или вид занятости «Основное место работы» у обоих договоров

Расчётный листок

Норма

Начисление по совместительству отдельной строкой, время по графику совместителя

Тревожный признак

Начисление дублирует основной оклад или время совпадает с основным графиком

НДФЛ

Норма

База суммируется по физлицу, вычеты применены один раз

Тревожный признак

Вычеты применены по обоим договорам или налог считается раздельно

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Симптомы: двойные вычеты, неверный 6-НДФЛ. Лечение: найти дубли через сервис поиска дублей, объединить карточки, перепровести расчётные документы и пересдать отчётность.

Вторая ошибка — отсутствие отдельного графика. Если совместителю оставили полную пятидневку, программа посчитает ему полный оклад и неверную норму времени, а табель покажет 8-часовые дни, что противоречит ограничению по продолжительности работы совместителя.

Третья группа проблем — увольнение. При увольнении с основного места работы договор совместительства автоматически не прекращается: его нужно уволить отдельным документом «Увольнение», иначе бывший сотрудник продолжит числиться и попадать в отчёты.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместительство на ту же должность, что и основная работа?

Да, законодательство не запрещает совместительство по той же должности и в том же подразделении. В программе это оформляется стандартно: отдельный приём с видом занятости «Внутреннее совместительство» на ту же позицию штатного расписания, но со своим графиком и долей ставки.

Нужно ли создавать новую позицию в штатном расписании под совместителя?

Если свободная ставка по этой должности уже есть — нет, совместитель занимает её долю. Если ставок нет, сначала оформите изменение штатного расписания документом «Изменение штатного расписания», добавив нужное количество ставок, и только потом принимайте сотрудника.

Как начислить зарплату совместителю, если основной сотрудник в отпуске?

Совместительство рассчитывается независимо: документ «Начисление зарплаты и взносов» подберёт обе строки по фактически отработанному времени каждого договора. Если совместитель замещает основного работника в его смену сверх своего графика — это уже не совместительство, оформляйте доплату или отдельное соглашение.

Что делать, если совместительство оформили ошибочно как основное место работы?

Отмените проведение ошибочного приёма, если по нему ещё не было расчётов, и создайте новый документ с правильным видом занятости. Если расчёты уже были — исправляйте через отмену начислений и сторнирование, затем пересчитайте НДФЛ и взносы, при необходимости сдайте уточнённую отчётность.

Попадёт ли совместитель в списочную численность отдельной единицей?

Нет. Внутренние совместители учитываются в списочной и среднесписочной численности как один человек по основному месту работы. В типовых отчётах 1С по численности это учтено автоматически при условии, что оба договора привязаны к одному физическому лицу.

Как оформить прекращение совместительства?

Отдельным документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Увольнения»), выбрав именно сотрудника-совместителя, а не физлицо целиком. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по среднему заработку этого договора, а основное место работы затронуто не будет.