Как оформить отпуск в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Оформление отпуска в 1С:ЗУП 8.3 выполняется через кадровый документ «Отпуск», который одновременно фиксирует отсутствие сотрудника и рассчитывает отпускные. Документ находится в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек программы. Перед созданием отпуска убедитесь, что сотрудник принят на работу, по нему корректно рассчитана зарплата за предыдущие месяцы, а в учётной политике настроены виды расчёта.

В небольших конфигурациях, например в «1С:Бухгалтерии 8.3», отпуск тоже оформляется документом «Отпуск», но расчёт там упрощённый и подходит только для организаций с небольшим штатом. В 1С:ЗУП доступны все виды отпусков: ежегодный основной, дополнительный, учебный, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.

Ниже разобран полный порядок работы: от подготовительных проверок до проведения документа, выплаты отпускных и исправления типичных ошибок.

Подготовка: что проверить перед оформлением отпуска

Перед созданием документа убедитесь, что по сотруднику введены все начисления за расчётный период — как правило, это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Если зарплата за какой-то месяц не рассчитана, средний заработок будет занижен, и отпускные придётся пересчитывать.

Проверьте, что у сотрудника корректно заполнены дата приёма на работу и график работы. От графика зависит, как программа учитывает рабочие и нерабочие дни при расчёте отсутствий. Также убедитесь, что в настройках учётной политики включены нужные виды отпусков, если планируете оформлять дополнительные или учебные отпуска.

Создание документа «Отпуск» пошагово

Откройте раздел «Зарплата» → «Отпуска» (в некоторых настройках — «Кадры» → «Отпуска») и нажмите «Создать». Если документ не виден в интерфейсе, включите его через «Настройка» → «Настройка навигации» соответствующего раздела.

В шапке документа укажите организацию (если их несколько), сотрудника и период отпуска. Программа автоматически определит количество календарных дней, рассчитает средний заработок и сумму отпускных. На закладке «Начислено (подробно)» можно увидеть расшифровку расчёта по месяцам.

Если отпуск приходится на несколько месяцев, например с 28 июня по 11 июля, программа разобьёт начисление по месяцам автоматически. Это важно для корректного отражения расходов в учёте и расчёта НДФЛ.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отпуска» → «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите период отпуска датами
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанный средний заработок и сумму отпускных
4. 4
   При необходимости отметьте дополнительные виды отпуска флажками
5. 5
   Укажите дату выплаты отпускных и проверьте НДФЛ
6. 6
   Нажмите «Провести и закрыть», затем сформируйте приказ по форме Т-6

Виды отпусков и как их выбрать в документе

В одном документе «Отпуск» можно оформить сразу несколько видов отпуска. Основной ежегодный оплачиваемый отпуск задаётся периодом в шапке документа. Дополнительные отпуска — за ненормированный рабочий день, за вредные условия труда, северные — добавляются флажками в соответствующем блоке с указанием периода каждого.

Отпуск без сохранения заработной платы оформляется тем же документом, но с установкой флажка «Отпуск без сохранения оплаты» — в этом случае начисление не производится, фиксируется только отсутствие. Учебный отпуск требует указания периода и основания (справка-вызов из учебного заведения).

Отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком оформляются отдельными специализированными документами — «Больничный лист» (для декретного пособия) и «Отпуск по уходу за ребёнком» в разделе «Кадры».

Выбор документа по виду отпуска

Документ «Отпуск»

Ежегодный основной, дополнительный, учебный, без сохранения зарплаты. Расчёт среднего заработка автоматический.

Документ «Больничный лист»

Отпуск по беременности и родам. Пособие рассчитывается по правилам больничных.

Документ «Отпуск по уходу за ребёнком»

Длительное отсутствие с пособием до 1,5 лет. Прерывает расчёт зарплаты на весь период.

Документ «Прогул, отсутствие»

Прочие отсутствия, не являющиеся отпусками. Не начисляет отпускные.

Расчёт отпускных и проверка среднего заработка

Отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка за расчётный период. Программа делит начисленную за расчётный период зарплату на количество отработанных календарных дней и умножает результат на число дней отпуска. Формулу и исходные данные можно посмотреть по кнопке с изображением калькулятора рядом с полем «Средний заработок».

Если сумма выглядит неправдоподобно низкой, откройте детализацию расчёта и проверьте, все ли месяцы попали в расчёт и нет ли среди них месяцев с полным отсутствием сотрудника. Частая причина занижения — непроведённая премия или не рассчитанная зарплата за один из месяцев расчётного периода.

НДФЛ с отпускных исчисляется на дату выплаты, а не на дату начисления. Это важно для отчётности: отпускные и налог с них попадают в расчёт 6-НДФЛ того периода, в котором произведена выплата.

Контрольные точки

Как проверить правильность расчёта

Средний дневной заработок

Норма

Соответствует уровню обычной зарплаты сотрудника

Тревожный признак

Резко занижен — проверьте незакрытые месяцы расчётного периода

Количество дней отпуска

Норма

Совпадает с календарным периодом, праздничные дни не включены

Тревожный признак

Праздничный день вошёл в счёт дней отпуска

Остаток отпуска после проведения

Норма

Уменьшился на количество предоставленных дней

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в большой минус

Выплата отпускных и печать приказа

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В документе «Отпуск» можно сразу указать дату планируемой выплаты — тогда сумма попадёт в ведомость. Выплата оформляется стандартными документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» в разделе «Выплаты».

Из документа «Отпуск» по кнопке «Печать» доступен приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6, а также записка-расчёт Т-60. Если в организации используются самостоятельно разработанные формы, их можно подключить через механизм дополнительных печатных форм.

График отпусков и остатки

В 1С:ЗУП можно вести график отпусков на год: раздел «Кадры» → «График отпусков». Документ позволяет запланировать отпуска всех сотрудников, распечатать форму Т-7 и затем контролировать фактическое использование. При оформлении реального отпуска программа покажет расхождение с планом.

Остатки неиспользованных дней отпуска отслеживаются через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Остатки накапливаются автоматически с даты приёма сотрудника, исходя из положенной ему продолжительности ежегодного отпуска. Если на старте работы с программой остатки не заведены, их можно ввести документом «Начальная штатная расстановка» или специальным вводом остатков отпусков.

Перед массовым оформлением отпусков в летний сезон сверьте остатки отпусков по отчёту с данными прошлых лет. Расхождения чаще всего возникают из-за отпусков, оформленных «задним числом» без проведения кадрового документа, или из-за ручных корректировок. Проще исправить остатки заранее, чем разбираться с перерасчётами после выплаты отпускных.

Типичные ошибки и их исправление

Самая частая ошибка — оформление отпуска до расчёта зарплаты за предыдущий месяц. В результате средний заработок занижается. Исправление: рассчитайте зарплату, затем в документе «Отпуск» нажмите кнопку «Исправить» (если отпуск уже проведён и оплачен) или просто перепроведите документ с пересчётом.

Вторая распространённая ситуация — отпуск нужно отменить или перенести. Не удаляйте проведённый документ, если по нему уже была выплата: это нарушит взаиморасчёты и НДФЛ. Используйте механизм «Сторнировать» или создайте документ-исправление, а излишне выплаченные суммы удержите через документ «Удержание» по согласованию с сотрудником.

Третья ошибка — оформление отпуска на период, когда сотрудник уже находится в другом отсутствии (больничный, командировка). Программа выдаст предупреждение о пересечении периодов. В этом случае отпуск по общему правилу продлевается или переносится на дни болезни.

Частые вопросы

Как оформить отпуск с последующим увольнением?

Сначала создайте документ «Отпуск» на весь период отдыха, затем оформите документ «Увольнение» с датой, совпадающей с последним днём отпуска. Расчёт при увольнении и компенсация за неиспользованные дни будут рассчитаны в документе увольнения отдельно от отпускных.

Почему программа не рассчитывает отпускные, а только фиксирует отсутствие?

Проверьте, не установлен ли в документе флажок «Отпуск без сохранения оплаты». Также убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты («Настройка» → «Расчёт зарплаты») включён учёт отпусков и соответствующий вид начисления не отключён в плане видов расчёта.

Как оформить отпуск в 1С:Бухгалтерии 8.3, если ЗУП нет?

В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ «Отпуск» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Отпуска». Функционал упрощённый: расчёт среднего заработка выполняется, но ведение графика отпусков, сложные дополнительные отпуска и детальный учёт остатков недоступны. Для штата больше нескольких десятков человек рекомендуется 1С:ЗУП.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?

Оформите документ «Больничный лист» на период болезни. Программа покажет пересечение с отпуском. Отпуск продлевается или переносится на количество дней болезни — для переноса создайте исправление документа «Отпуск» с новыми датами окончания.

Как посмотреть, сколько дней отпуска осталось у сотрудника?

Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Остатки отпусков» и сформируйте отчёт по нужному сотруднику. Также остаток виден непосредственно в документе «Отпуск» при выборе сотрудника — программа показывает накопленные дни по видам отпусков.

Можно ли оформить отпуск задним числом?

Технически можно, но если период уже закрыт расчётом зарплаты и по нему сдана отчётность, потребуется пересчёт зарплаты, уточнение 6-НДФЛ и, возможно, перерасчёт пособий. Оформляйте отпуска до начала отсутствия сотрудника, чтобы избежать корректировок.