Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С 8.3

Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 оформляется одним кадровым документом, который одновременно решает три задачи: прекращает начисление зарплаты сотруднице, назначает пособие по уходу до 1,5 лет и фиксирует период отсутствия для учёта стажа. Ошибки в этом документе приводят к лишним начислениям, неверным данным для СФР (бывший ФСС) и проблемам при выходе сотрудницы на работу.

Материал написан применительно к типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 актуальных релизов. Если у вас базовая версия или сильно доработанная конфигурация, названия команд и расположение реквизитов могут отличаться, но общая логика документа сохраняется.

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что у вас есть заявление сотрудницы, свидетельство о рождении ребёнка и справка с места работы второго родителя о том, что он не использует такой же отпуск. Эти документы нужны не для программы, а для обоснования отпуска перед проверяющими.

Где находится документ и что нужно подготовить

Документ «Отпуск по уходу за ребёнком» находится в разделе Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком. Дублирующий доступ есть через карточку сотрудника: откройте нужного сотрудника и в меню «Оформить документ» выберите соответствующий пункт — тогда поле сотрудника заполнится автоматически.

Перед оформлением проверьте три вещи. Во-первых, в карточке сотрудника должны быть корректные данные о приёме на работу и текущем начислении (окладе или тарифе) — от них зависит расчёт пособия. Во-вторых, убедитесь, что предыдущий отпуск по беременности и родам оформлен и закрыт корректной датой: отпуск по уходу обычно начинается на следующий день после окончания больничного. В-третьих, сверьте дату рождения ребёнка с документами — от неё программа отсчитывает границы 1,5 и 3 лет.

Если мама работала у вас неполный расчётный период или у неё были другие работодатели, для расчёта пособия потребуются справки о заработке. Их данные вводятся в документе «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Отчётность, справки».

Создание документа «Отпуск по уходу за ребёнком»

Откройте раздел Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если их несколько), сотрудника и дату документа. Дата документа влияет на то, в каком месяце отпуск попадёт в учёт, поэтому ставьте фактическую дату оформления.

В поле «Дата начала» укажите первый день отпуска — как правило, это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам. В поле «Дата окончания» укажите день, когда ребёнку исполняется 3 года. Программа может подставить эту дату автоматически, если дата рождения ребёнка уже введена.

На вкладке или в блоке «Ребёнок» заполните ФИО ребёнка и дату рождения. Если детей несколько (например, отпуск оформляется на двойню), добавьте каждого ребёнка отдельной строкой — это важно для расчёта пособия, поскольку пособия на нескольких детей суммируются с ограничением максимальной суммы.

1. 1
   Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком → Создать
2. 2
   Заполните сотрудника, дату начала и дату окончания (день 3-летия ребёнка)
3. 3
   Добавьте данные ребёнка: ФИО и дату рождения
4. 4
   На вкладке пособий проверьте и при необходимости скорректируйте расчёт среднего заработка
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6
6. 6
   Проверьте начисление пособия в ближайшем расчёте зарплаты

Настройка пособия до 1,5 лет и периода от 1,5 до 3 лет

Внутри документа есть два логических периода. До исполнения ребёнку 1,5 лет сотруднику выплачивается ежемесячное пособие по уходу — в программе оно рассчитывается как 40% среднего заработка с учётом установленных законом минимальных и максимальных ограничений. После 1,5 лет и до 3 лет отпуск продолжается, но пособие по уходу не выплачивается — сотрудник просто находится в отпуске без сохранения зарплаты.

На вкладке с пособием проверьте расчётный период среднего заработка. По умолчанию программа берёт два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если у сотрудницы в этих годах был декрет или отпуск по уходу за предыдущим ребёнком, она вправе написать заявление о замене лет расчётного периода — тогда годы меняют вручную в документе на основании этого заявления.

Проверьте флажки выплаты пособия: должен стоять признак выплаты пособия до 1,5 лет. Если пособие финансируется напрямую через СФР (проактивный механизм прямых выплат), убедитесь, что в программе корректно настроен обмен с фондом и сведения о застрахованном лице заполнены полностью.

Приказ Т-6 и печатные формы

После проведения документа из него доступна печать приказа по унифицированной форме Т-6: кнопка «Печать» → «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». В приказе будут указаны период отпуска и его вид. Если в организации используется самостоятельно разработанная форма приказа, проверьте, что в ней присутствуют все обязательные реквизиты.

Приказ подписывает руководитель, сотрудница знакомится с ним под подпись. Храните приказ вместе с заявлением и копиями документов на ребёнка — этот комплект запросят при проверке правильности назначения пособия.

Досрочный выход, неполный рабочий день и прерывание отпуска

Сотрудница может выйти из отпуска досрочно — полностью или на неполный рабочий день. В обоих случаях нужно заявление сотрудницы и новый документ в программе. Для полного выхода используется документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры»): укажите сотрудника и дату выхода, и программа возобновит начисление зарплаты и прекратит пособие.

Если сотрудница выходит на неполный рабочий день, сохраняя право на пособие до 1,5 лет, порядок сложнее: оформляется возврат из отпуска с одновременным изменением условий труда — документом «Кадровый перевод» или «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребёнком» устанавливается неполный график. Пособие в этом случае продолжает начисляться.

Частая ситуация — новый отпуск по беременности и родам во время отпуска по уходу. Одновременно получать пособие по уходу и пособие по беременности нельзя: сотрудница выбирает одно из них. В программе отпуск по уходу прерывается документом «Больничный лист» по беременности, а после его окончания отпуск по уходу оформляется заново (уже на младшего ребёнка или продлевается на старшего).

Сравнение вариантов

Полный выход из отпуска

Документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком». Пособие прекращается, начисляется полная зарплата.

Выход на неполный день

Возврат из отпуска плюс изменение графика работы. Пособие до 1,5 лет сохраняется, зарплата — пропорционально отработанному времени.

Новый декрет во время отпуска

Отпуск по уходу прерывается больничным по беременности и родам, затем оформляется заново. Сотрудница выбирает одно пособие.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа убедитесь, что всё отработало правильно. Откройте обработку или отчёт по начислениям сотрудника за месяц начала отпуска: зарплата должна прекратиться с даты начала отпуска, а пособие — появиться. В документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц пособие по уходу отражается отдельной строкой.

Проверьте, что в табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13») сотрудница отмечена кодом отпуска по уходу за ребёнком на весь период, а не прогулами или пустыми днями. Также сверьте данные, передаваемые в СФР, если действуют прямые выплаты.

FAQ

Нужно ли создавать отдельный документ, когда ребёнку исполняется 1,5 года?

Нет. Документ «Отпуск по уходу за ребёнком» оформляется один раз на весь период до 3 лет. Пособие до 1,5 лет прекращает начисляться автоматически по достижении ребёнком этого возраста, а сам отпуск продолжается до даты окончания, указанной в документе.

Как оформить отпуск по уходу, если сотрудница работает по совместительству?

Отпуск оформляется по каждому месту работы отдельным документом. Пособие же назначается только по одному месту работы по выбору сотрудницы — как правило, по основному, где есть данные о полном заработке.

Что делать, если документ провели с ошибочной датой?

Не редактируйте проведённый документ задним числом, если по нему уже были начисления и отчётность. Корректнее создать исправительный документ или отменить отпуск и оформить заново, а затем пересчитать затронутые периоды. При действующих прямых выплатах проверьте, не ушли ли неверные сведения в СФР.

Сохраняется ли пособие при выходе на неполный рабочий день?

Да, при работе на условиях неполного рабочего времени право на пособие по уходу до 1,5 лет сохраняется. В программе это оформляется возвратом из отпуска с установкой неполного графика работы — пособие продолжает начисляться, а зарплата считается пропорционально отработанному времени.

Можно ли оформить отпуск по уходу на дедушку или бабушку?

Можно, если этот родственник фактически ухаживает за ребёнком и состоит с вами в трудовых отношениях. Документально это подтверждается справками с мест работы родителей о том, что они отпуск не используют. В программе документ оформляется стандартно, без каких-либо особых настроек.