Как начислить компенсацию при увольнении в 1С 8.3

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении начисляется в 1С 8.3 автоматически — достаточно правильно оформить кадровый документ увольнения. Программа сама рассчитает остаток отпуска, средний заработок, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы. Задача пользователя — проверить исходные данные и корректно провести документ.

Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации: в 1С:ЗУП 8.3 расчёт выполняется в полном объёме, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 (базовая и ПРОФ с небольшим штатом) используется упрощённый механизм. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка результата и типичные ошибки.

Перед началом убедитесь, что в программе введены все начисления и отсутствия сотрудника за расчётный период: непроведённые отпуска, больничные или командировки исказят средний заработок и сумму компенсации.

Что проверить перед начислением компенсации

Корректность расчёта на 90% зависит от исходных данных. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в базе отражён весь период его работы: приём на работу, все ежегодные отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, отсутствия. Если сотрудник работает давно, а учёт в программе ведётся не с начала, остатки отпусков нужно было ввести при старте учёта — иначе программа посчитает компенсацию только за «видимый» период.

Проверьте остаток отпуска заранее: в ЗУП это отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам») или справка «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Сверьте программный остаток с кадровыми данными — расхождение проще исправить до увольнения, чем пересчитывать документ после выплаты.

Также убедитесь, что начислена зарплата за последний отработанный месяц. В ЗУП документ «Увольнение» сам выполняет окончательный расчёт за текущий месяц, но если зарплата уже начислена отдельным документом, расчёт пройдёт корректно только при согласованных данных.

Начисление компенсации в 1С:ЗУП 8.3 через документ «Увольнение»

Основной сценарий: перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком».

После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитывает остаток отпуска на дату увольнения и предлагает вариант: «Начислить компенсацию» или «Удержать за использованный авансом отпуск» (если отпуск отгуян авансом). Поле «Компенсировать» заполняется количеством дней автоматически — сверьте его со справкой об остатках.

На закладке «Начисления и удержания» документ показывает полный расчёт: зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы. По кнопке с суммой среднего заработка можно открыть расшифровку и посмотреть, какие месяцы и суммы вошли в расчёт. Если какой-то месяц нужно заменить или сумму скорректировать, это делается вручную в форме расчёта среднего заработка.

После проверки нажмите «Провести». Программа зарегистрирует кадровое событие, начисления, НДФЛ и страховые взносы. Печатная форма записки-расчёта (Т-61) и приказа (Т-8) доступны из самого документа по кнопке «Печать».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанное количество дней компенсации
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте базу
5. 5
   Проверьте на закладке «Начисления и удержания» зарплату, компенсацию, НДФЛ и взносы
6. 6
   Проведите документ и распечатайте записку-расчёт Т-61

Особые сценарии: удержание за авансовый отпуск и несколько видов отпусков

Отпуск использован авансом

Если сотрудник отгулял отпуск за неотработанный рабочий год, в документе «Увольнение» вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска. Программа рассчитает сумму автоматически. Учтите ограничение: удержать при увольнении можно не более установленной доли от суммы выплаты, поэтому при большой задолженности часть долга может остаться невзысканной — это норма законодательства, а не ошибка программы.

Несколько видов отпусков

Если сотруднику положены дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день, северные надбавки), ЗУП считает остатки по каждому виду отдельно и суммирует дни компенсации. В документе «Увольнение» можно развернуть детализацию по видам отпусков и проверить каждый остаток. Если какой-то дополнительный отпуск не учитывается, проверьте, указан ли он в штатном расписании или в карточке сотрудника на закладке «Отпуска».

Начисление компенсации в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (если зарплата ведётся в ней, а не в ЗУП) увольнение оформляется кадровым документом «Увольнение» из раздела «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы». Однако автоматический расчёт компенсации здесь ограничен: программа не хранит полную историю отпусков, поэтому количество дней компенсации обычно рассчитывают вручную или с помощью встроенного калькулятора.

Само начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения: добавьте сотруднику строку с видом начисления «Компенсация отпуска при увольнении» и укажите сумму, рассчитанную исходя из среднего дневного заработка. Средний заработок в упрощённом учёте придётся посчитать самостоятельно по начислениям за 12 предшествующих месяцев.

НДФЛ и взносы Бухгалтерия рассчитает автоматически при проведении начисления. Если штат больше нескольких десятков человек или нужны точные остатки отпусков, корректнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию.

Где начислять компенсацию

1С:ЗУП 8.3

Полный автоматический расчёт: остатки отпусков, средний заработок, НДФЛ, взносы, печать Т-61. Подходит всегда, когда ведётся кадровый учёт.

1С:Бухгалтерия 8.3

Упрощённый вариант: дни и средний заработок считаются вручную, программа начисляет налоги. Подходит для микропредприятий с простыми случаями.

Выплата компенсации и отражение в учёте

Компенсация выплачивается в день увольнения вместе с окончательным расчётом. В ЗУП создайте ведомость (в банк, кассу или через зарплатный проект) из раздела «Выплаты»: программа подберёт уволенного сотрудника с рассчитанной суммой. В Бухгалтерии используйте «Ведомость на выплату зарплаты» и на её основании — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта.

НДФЛ с компенсации перечисляется в общие сроки — не позднее следующего рабочего дня после выплаты. При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией проводки по начислению компенсации формируются автоматически после обмена; счёт затрат зависит от настроек способов отражения зарплаты в учёте.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения увольнения сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть строки «Оплата по окладу» (за отработанные дни), «Компенсация отпуска при увольнении», НДФЛ и взносы. Сверьте сумму компенсации с ручным расчётом: средний дневной заработок × количество дней. Небольшие расхождения в копейках из-за округления допустимы.

Проверьте также, что сотрудник попал в отчётность: увольнение отражается в ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности), а компенсация и налоги — в расчёте 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период. Если документ проведён после формирования отчётности, отчёты нужно перезаполнить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц увольнения

Норма

Есть оклад за отработанные дни, компенсация, НДФЛ, взносы

Тревожный признак

Компенсация отсутствует или НДФЛ не рассчитан

Количество дней компенсации

Норма

Совпадает со справкой «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Программный остаток меньше кадрового

Ведомость на выплату

Норма

Уволенный сотрудник в списке с итоговой суммой

Тревожный признак

Сотрудника нет или сумма не совпадает с расчётом

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе «Увольнение» не рассчитывается компенсация?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника нулевой остаток отпуска по данным программы: либо не введены начальные остатки, либо все отпуска уже использованы. Проверьте отчёт «Остатки отпусков». Также убедитесь, что в документе выбран вариант «Начислить компенсацию», а не «Не начислять».

Как скорректировать количество дней компенсации вручную?

В документе «Увольнение» в ЗУП поле с количеством дней компенсации доступно для редактирования — введите нужное значение, и сумма пересчитается по среднему заработку. Ручную корректировку стоит сопроводить служебной запиской, поскольку она переопределяет автоматический расчёт.

Облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью. Программа рассчитывает налоги автоматически при проведении документа увольнения — вручную ничего доначислять не требуется.

Что делать, если увольнение проведено с ошибкой, а деньги уже выплачены?

Не удаляйте проведённый документ. Создайте корректирующий документ: в ЗУП для перерасчёта используют «Сторнирование начислений» или новый документ увольнения с исправленными данными, затем оформите доплату или удержание разницы отдельной ведомостью. Налоговые регистры пересчитаются при перепроведении.

Можно ли начислить компенсацию, если сотрудник увольняется в середине месяца?

Да, это стандартная ситуация. Документ «Увольнение» в ЗУП сам начислит зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию отпуска одним расчётом. Отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц по данному сотруднику создавать не нужно.

Как распечатать записку-расчёт при увольнении (Т-61)?

В документе «Увольнение» в ЗУП нажмите кнопку «Печать» и выберите «Записка-расчёт при увольнении (Т-61)». Форма заполняется данными документа автоматически, включая расчёт среднего заработка и итоговые суммы к выплате.