Другое · 10 мин
Как узнать среднесписочную численность в 1С
Как узнать среднесписочную численность в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Отчёты, настройка графиков, проверка данных, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей: его требует налоговая для выбора способа сдачи отчётности, он нужен для подтверждения права на льготы, применения спецрежимов и заполнения форм статистики. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически, но только при условии, что кадровые данные ведутся корректно и полностью.
Способ получения ССЧ зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП есть специализированные отчёты с гибкими настройками, а в 1С:Бухгалтерии показатель доступен в регламентированных отчётах и справках. Ниже разобраны оба варианта, правила расчёта, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых цифра в отчёте расходится с реальностью.
Что учитывается в среднесписочной численности
Среднесписочная численность — это среднее за период количество работников, с которыми заключены трудовые договоры. Расчёт ведётся по правилам, установленным для статистической отчётности: сначала определяется списочная численность за каждый календарный день месяца, затем сумма делится на число календарных дней, а годовой показатель считается как среднее из месячных значений.
В расчёт включаются сотрудники, работающие по трудовым договорам, включая временных и сезонных, а также находящиеся в командировках, на больничном и в отпусках. Не включаются внешние совместители, работники по договорам ГПХ, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком (кроме работающих неполное время с сохранением права на пособие), а также лица, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты для поступления в учебные заведения.
Сотрудники на неполном рабочем времени учитываются пропорционально отработанному времени, если неполный график установлен по соглашению. Те, кому сокращённая продолжительность положена по закону, учитываются как целые единицы. Понимание этих правил важно для проверки результата: программа применяет их автоматически, но только на основании корректно заполненных кадровых данных.
Как посмотреть ССЧ в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Среднесписочная численность» — состав отчётов зависит от версии конфигурации.
В отчёте «Численность и текучесть кадров» установите период (месяц, квартал, год) и нажмите «Сформировать». В шапке отчёта выводится среднесписочная численность за выбранный период, а табличная часть показывает динамику по месяцам и организациям. Если нужна детализация по подразделениям, её можно включить в настройках отчёта через кнопку «Настройки».
Для получения только ССЧ без лишних показателей удобен отчёт «Среднесписочная численность» в разделе «Отчёты, справки» — «Справки по сотрудникам» либо через поиск по названию в строке глобального поиска. Отчёт формируется за произвольный период и показывает расчёт в разрезе месяцев, что удобно для сверки с данными, которые вы подаёте в контролирующие органы.
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Среднесписочная численность»
- 3Установите нужный период и при необходимости отбор по организации
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте значение в шапке отчёта
- 5При расхождении с ожиданиями проверьте кадровые документы и графики работы
Как узнать ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 среднесписочная численность доступна в регламентированной отчётности. Перейдите в раздел «Отчёты» — «Регламентированные отчёты», создайте отчёт «Сведения о среднесписочной численности» (или найдите его через поиск). При заполнении программа автоматически рассчитает показатель на основании кадровых данных: приёмов, увольнений и графиков работы сотрудников.
Дополнительно показатель можно увидеть в отчёте «Справка о численности работников», если он присутствует в вашей версии, а также в формах статистики (например, П-4), где ССЧ рассчитывается в соответствующих графах. Если бухгалтерия ведётся без полноценного кадрового учёта — сотрудники внесены, но приёмы и увольнения оформлялись не всегда, — автоматический расчёт будет неточным.
В этом случае проверьте карточки сотрудников: даты приёма и увольнения должны быть заполнены в справочнике «Сотрудники». При необходимости скорректируйте данные вручную и перезаполните отчёт кнопкой «Заполнить».
Настройки, влияющие на точность расчёта
На результат расчёта влияют три группы данных. Первая — кадровые документы: все приёмы, переводы и увольнения должны быть проведены, без них программа не видит изменения численности по дням. Вторая — графики работы сотрудников: для работников на неполном времени именно график определяет долю ставки, с которой они попадают в расчёт.
Третья группа — виды занятости. Внутренние совместители в ССЧ учитываются один раз как целые единицы, внешние совместители не включаются вовсе. Если сотрудник ошибочно оформлен как внешний совместитель или наоборот, показатель исказится. Проверить вид занятости можно в карточке сотрудника или через отчёт «Штатные сотрудники».
Отдельно проверьте сотрудниц в отпусках по уходу за ребёнком: в 1С:ЗУП такие отсутствия оформляются документом «Отпуск по уходу за ребёнком», и программа автоматически исключает их из ССЧ. Если отсутствие оформлено простым «Отсутствием» без указания вида, исключение может не сработать.
Как проверить результат
Значение близко к фактическому штату с учётом уволенных и отпусков
Цифра сильно завышена или равна нулю при наличии сотрудников
Исключены из расчёта автоматически
Включены в ССЧ — отпуск оформлен неверным документом
Учтены пропорционально отработанному времени
Учтены как целые единицы — проверьте график работы
В ССЧ не попадают
Включены в расчёт — проверьте вид занятости в карточке
Расчёт ССЧ за квартал и год
Квартальный и годовой показатели не считаются напрямую по дням: они определяются как среднее арифметическое месячных значений ССЧ. Например, годовая ССЧ — это сумма двенадцати месячных показателей, делённая на двенадцать, даже если организация работала неполный год (деление всё равно на 12).
В отчётах 1С достаточно указать период «год» или «квартал» — программа выполнит расчёт сама и покажет помесячную расшифровку. Округление итогового значения до целых выполняется по общим правилам: дробная часть 0,5 и выше округляется вверх. В отчётах ЗУП обычно видны и точные значения с дробной частью, что помогает при сверке.
Если организация создана в середине года, убедитесь, что за месяцы до начала деятельности в базе нет «фантомных» сотрудников с датами приёма раньше фактической — такие ошибки встречаются при переносе данных из других программ.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая причина неверной ССЧ — непроведённые или неоформленные кадровые документы. Если увольнение не внесено в программу, сотрудник продолжает числиться в расчёте. Проверить это помогает отчёт «Остатки отпусков» или список сотрудников с отбором по действующим: сопоставьте его с фактическим штатом.
Вторая ошибка — некорректные графики работы. Если сотруднику на полставки назначен обычный пятидневный график, он попадёт в ССЧ как целая единица, и показатель завысится. Третья группа проблем — дубли физических лиц и сотрудников, возникающие после обменов с другими базами: один человек учитывается дважды. Дубликаты ищут через отчёт «Штатные сотрудники» с группировкой по физическим лицам.
Когда автоматического расчёта недостаточно
В некоторых ситуациях типовой отчёт нужно донастроить или дополнить ручным расчётом. Это касается организаций с обособленными подразделениями, когда ССЧ нужна отдельно по каждому подразделению для налоговой отчётности: включите группировку по подразделениям в настройках отчёта и убедитесь, что в кадровых документах подразделения заполнены корректно.
Если в компании много сотрудников с нестандартными режимами — суммированный учёт, сменные графики, работа по нескольким ставкам, — сверьте расчёт программы с ручным подсчётом хотя бы за один месяц. Это даст уверенность, что настройки графиков и занятости отражают реальную картину. При существенных расхождениях, которые не удаётся объяснить, имеет смысл привлечь специалиста по внедрению 1С: ошибка может скрываться в доработках конфигурации.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С рассчитывается автоматически в кадровых и регламентированных отчётах, но точность зависит от качества данных: проведённых приёмов и увольнений, правильных графиков и видов занятости. Перед сдачей отчётности сверьте показатель с фактическим штатом и помесячной расшифровкой.
Частые вопросы
Чем среднесписочная численность отличается от списочной?
Списочная численность — это количество работников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее значение списочной численности за все календарные дни периода. Именно ССЧ требуется для налоговой и статистической отчётности, так как она сглаживает колебания от приёмов и увольнений в течение месяца.
Почему в отчёте 1С среднесписочная численность равна нулю?
Чаще всего причина в том, что в базе нет проведённых кадровых документов за выбранный период, либо отчёт сформирован с отбором по организации, в которой сотрудники не оформлены. Проверьте период, отборы и наличие документов «Приём на работу» в журнале кадровых документов.
Включаются ли внешние совместители и работники по ГПХ в ССЧ?
Нет. Внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, в среднесписочную численность не включаются. Внутренние совместители учитываются один раз — по основному месту работы.
Как округляется среднесписочная численность?
Итоговый показатель за период округляется до целых единиц по общим арифметическим правилам: 0,5 и выше — в большую сторону. Промежуточные месячные значения в расчёте обычно используются с дробной частью, округление выполняется только на финальном этапе.
Нужно ли считать ССЧ, если в организации только директор-учредитель?
Да. Единственный учредитель, с которым заключён трудовой договор и который получает зарплату, учитывается в среднесписочной численности — показатель будет равен единице. Если трудового договора нет и выплат не производится, ССЧ может быть нулевой, что следует подтвердить кадровыми данными в программе.
Можно ли выгрузить расчёт ССЧ из 1С для проверяющих?
Да. Любой кадровый отчёт в 1С:ЗУП сохраняется в Excel или PDF через кнопку «Сохранить» в командной панели отчёта. Регламентированный отчёт в 1С:Бухгалтерии выгружается в электронном формате для отправки в налоговую или печатается на бумаге.