Другое · 10 мин
Как уволить сотрудника в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С:ЗУП: документ «Увольнение», расчёт компенсации за отпуск, НДФЛ, печать приказа Т-8 и закрытие периода.
Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — это не просто кадровый документ, а операция, которая затрагивает расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания, НДФЛ, страховые взносы, отчётность и электронные трудовые книжки. Ошибка в одном из шагов приводит к неверным суммам при окончательном расчёте и проблемам при сдаче форм в налоговую и Социальный фонд России.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» увольнение оформляется документом «Увольнение» (или «Увольнение списком» для групповых операций). Документ одновременно регистрирует кадровое событие и, при включённой соответствующей настройке, выполняет расчёт компенсации за отпуск и удержаний за неотработанные дни отпуска, использованного авансом.
Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до печати приказа по форме Т-8 и контроля итоговых сумм. Инструкция актуальна для конфигураций 1С:ЗУП редакции 3.1 — в них работает большинство организаций. В более ранних редакциях названия разделов и документов могут отличаться.
Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно отражены все кадровые события сотрудника: приём, переводы, отпуска, больничные, отсутствия. Если часть отпусков не введена или введена с ошибкой, расчёт остатка отпуска для компенсации будет неверным, и исправлять его придётся вручную.
Проверьте, что за период работы сотрудника рассчитаны и проведены все документы начисления зарплаты. Если увольнение оформляется до конца месяца, программа рассчитает зарплату за отработанные дни прямо в документе «Увольнение» — но только при условии, что в настройках учётной политики включён расчёт при увольнении.
Также уточните наличие исполнительных листов, займов, подотчётных сумм и материальной ответственности сотрудника. Эти данные влияют на удержания при окончательном расчёте, и их нужно учесть до выплаты.
Что проверить перед увольнением
Отчёт «Остатки отпусков» показывает актуальные данные по всем рабочим годам
Часть отпусков не введена, остаток явно не соответствует кадровой истории
Все месяцы до увольнения рассчитаны и проведены
Есть нерассчитанные месяцы или непроведённые больничные
Действующие удержания отражены в программе
Удержания есть по факту, но не введены в базу
Создание документа «Увольнение»
Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» (или «Зарплата» → «Увольнения» — в зависимости от настройки интерфейса) и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, от неё зависит расчёт отработанного времени и компенсации.
В поле «Основание увольнения» выберите статью Трудового кодекса из предложенного списка (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по инициативе работника). Формулировка из этого поля попадёт в приказ и в сведения о трудовой деятельности, поэтому выбирайте основание точно.
Если увольняется несколько сотрудников одной датой (например, при сокращении штата), удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчётные строки по каждому сотруднику и позволяет напечатать приказы пакетно.
- 1Откройте «Кадры» → «Увольнения» и создайте документ
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения
- 3Выберите основание увольнения по ТК РФ
- 4Перейдите на вкладку расчёта и проверьте компенсацию отпуска и удержания
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8
Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
На вкладке расчёта документа программа автоматически определяет количество дней компенсации на основании остатков отпусков. Поле «Компенсировать» заполняется рассчитанным количеством дней, а средний заработок — по стандартным правилам расчёта отпускных за последние 12 календарных месяцев.
Если сотрудник использовал отпуск авансом и не отработал соответствующий период, программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте, что переключатель «Компенсировать/Удержать» встал в правильное положение — при отрицательном остатке должно быть удержание, а не компенсация.
Количество дней компенсации можно скорректировать вручную, но делать это стоит только при подтверждённом расхождении (например, по решению руководства компенсируется больше дней). Ручная правка без основания — частая причина споров при проверках.
Начисление зарплаты, НДФЛ и взносов при увольнении
Если сотрудник увольняется в середине месяца, документ «Увольнение» сам рассчитает зарплату за отработанные дни текущего месяца — при условии, что в настройках расчёта зарплаты включена опция расчёта при увольнении. Проверьте начисленное на вкладке «Начисления и удержания».
НДФЛ исчисляется со всех начислений при увольнении, включая компенсацию за отпуск. Важно: компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это не выходное пособие, льготы на неё не распространяются.
Выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства (при сокращении, ликвидации) облагаются НДФЛ и взносами только в части, превышающей трёхкратный средний месячный заработок (шестикратный — для работников Крайнего Севера). В программе необлагаемые суммы настраиваются через виды начислений с соответствующими кодами доходов.
Выплата окончательного расчёта
После проведения документа «Увольнение» создайте ведомость на выплату: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). При заполнении ведомости программа подтянет задолженность перед уволенным сотрудником, включая компенсацию и удержания.
Проверьте сумму к выплате по расчётному листку сотрудника: он должен включать зарплату за отработанные дни, компенсацию отпуска, выходное пособие (если положено) и минус удержания и НДФЛ. Расчётный листок формируется из раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок».
Если сотрудник увольняется в последний день месяца, допустимо рассчитать его вместе со всеми в общем документе «Начисление зарплаты и взносов», а компенсацию отпуска — отдельным документом «Увольнение». Оба подхода корректны, главное — чтобы суммы не задвоились.
Печать приказа и кадровые документы
Из документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступен унифицированный приказ по форме Т-8 (или Т-8а для списочного документа), а также записка-расчёт по форме Т-61. Если организация использует самостоятельно разработанные формы, они подключаются через механизм дополнительных печатных форм.
Записка-расчёт Т-61 формируется на основании данных документа и включает расчёт компенсации и удержаний. Проверьте, чтобы печатная форма совпадала с данными расчёта в программе — расхождения возникают, если документ изменяли после печати.
Сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки формируются отдельно: документ «Сведения о трудовой деятельности» в разделе «Кадры» или напрямую при подготовке отчётности в СФР. Увольнение должно попасть в отчёт ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Как выбрать сценарий
Отчётность и завершающие действия
Данные об уволенном сотруднике автоматически попадут в формы ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности и страховом стаже), персонифицированные сведения о физлицах и РСВ за соответствующий период. Перед сдачей проверьте, что в отчётах у сотрудника корректно отражены доходы, взносы и период работы.
При увольнении сотруднику нужно выдать справки: о заработке для расчёта пособий (форма 182н), раздел 3 РСВ по нему, выписку из ЕФС-1 и СТД-Р (если велась электронная трудовая книжка). Все эти формы доступны из карточки сотрудника или раздела отчётности.
После завершения всех расчётов рекомендуется сформировать по сотруднику отчёты «Расчётный листок», «Свод начислений» и регистр налогового учёта по НДФЛ — и сверить их с фактически выплаченными суммами. Это финальная контрольная точка перед закрытием периода.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, который регистрирует кадровое событие и рассчитывает компенсацию. Успех зависит от подготовки: корректных отпусков, рассчитанных периодов и введённых удержаний. После проведения — проверьте расчётный листок, напечатайте Т-8 и вовремя передайте сведения в ЕФС-1.
Частые вопросы
Что делать, если документ «Увольнение» не рассчитывает компенсацию отпуска?
Проверьте две настройки: в настройках расчёта зарплаты должен быть включён расчёт при увольнении, а в кадровом учёте — ведение остатков отпусков. Также убедитесь, что у сотрудника есть начисления для расчёта среднего заработка. Если средний заработок пуст, программа не сможет вычислить сумму компенсации.
Как уволить сотрудника задним числом, если период уже закрыт?
Технически документ можно провести прошлым периодом, но это потребует перерасчёта зарплаты, НДФЛ, взносов и, возможно, уточнённой отчётности (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1). Перед такой операцией сделайте резервную копию базы и оцените, какие отчёты придётся пересдавать.
Можно ли отменить проведённое увольнение?
Да, если по документу ещё не было выплат и сданной отчётности — достаточно отменить проведение или пометить документ на удаление. Если выплаты прошли, корректнее использовать механизм сторнирования и оформлять восстановление сотрудника отдельным кадровым приказом.
Как удержать задолженность по подотчётным суммам при увольнении?
Зарегистрируйте удержание через документ «Удержание прочих задолженностей» или введите сумму вручную на вкладке удержаний документа «Увольнение». Помните об ограничении: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать установленную долю от причитающейся суммы.
Нужно ли подавать ЕФС-1 при увольнении, если сотрудник отказался от электронной трудовой книжки?
Да. Сведения о кадровых событиях (приём, перевод, увольнение) подаются в СФР по всем сотрудникам независимо от выбранного ими формата трудовой книжки. Отказ от ЭТК влияет только на ведение бумажной книжки, но не освобождает от сдачи отчётности.
Почему в приказе Т-8 не выводится основание увольнения?
Чаще всего поле «Основание увольнения» в документе не заполнено или выбрана статья без текстовой формулировки. Откройте документ, проверьте поле основания и при необходимости дополните формулировку вручную — она подтянется в печатную форму.