Как уволить сотрудников списком в 1С

Массовое увольнение — сокращение штата, ликвидация подразделения или закрытие организации — требует оформления десятков однотипных кадровых документов. Вводить приказ на каждого сотрудника вручную долго и рискованно: легко ошибиться в дате, основании или забыть начислить компенсацию за неиспользованный отпуск. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрен документ «Увольнение списком», который позволяет оформить увольнение группы сотрудников одной операцией.

Документ работает в редакции 3.1 и доступен пользователям с правами кадровика и расчётчика. Он автоматически создаёт кадровые приказы по каждому сотруднику, рассчитывает компенсации и удержания, формирует печатные формы приказов по форме Т-8а или произвольной формы. Ниже разобран порядок работы, ограничения и контрольные точки, по которым проверяется корректность массового увольнения.

Когда применяется документ «Увольнение списком»

Документ предназначен для ситуаций, когда несколько сотрудников увольняются по одному основанию и, как правило, одной датой. Типовые сценарии: сокращение численности или штата, ликвидация организации, увольнение по соглашению сторон группы работников, прекращение договоров с сезонными сотрудниками.

Если увольняется один человек или у сотрудников разные основания и даты, удобнее использовать обычный документ «Увольнение». Списочный вариант не запрещает редактировать строки индивидуально — дату, основание и компенсации можно скорректировать по конкретному сотруднику, — но смысл документа именно в единых параметрах для всей группы.

Подготовка перед оформлением

До создания документа убедитесь, что по всем увольняемым сотрудникам рассчитана зарплата за отработанное время. «Увольнение списком» начисляет компенсацию отпуска и удерживает за использованный авансом, но основной расчёт за месяц должен быть выполнен заранее — либо используйте флаг расчёта зарплаты при увольнении, если он предусмотрен в вашей версии и настройках.

Проверьте актуальность остатков отпусков: справку об остатках можно вывести через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры». Если в программе не введены отсутствия или остатки переносились из другой системы, компенсация рассчитается неверно, и исправлять её придётся уже после проведения — вручную по каждому сотруднику.

Также убедитесь, что в справочнике «Основания увольнения» есть нужная статья ТК РФ (например, п. 2 ч. 1 ст. 81 — сокращение штата), а в штатном расписании корректно отражена структура, если увольнение связано с исключением позиций.

Пошаговое оформление увольнения списком

Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», нажмите «Создать» и выберите «Увольнение списком». Если документа нет в списке, проверьте права пользователя и включённость функциональности массовых кадровых документов в настройках программы.

В шапке документа укажите организацию, дату увольнения и общее основание — статью и пункт ТК РФ. Эти значения будут подставлены во все строки, но при необходимости меняются индивидуально.

Заполните табличную часть кнопкой «Подбор» или «Заполнить»: можно выбрать сотрудников по подразделению, что удобно при ликвидации целого отдела. По каждой строке программа покажет данные о компенсации отпуска, среднем заработке и итоговой сумме.

1. 1
   Завершите расчёт зарплаты за месяц по всем увольняемым
2. 2
   Сверьте остатки отпусков отчётом «Остатки отпусков»
3. 3
   Создайте документ «Увольнение списком» из раздела «Кадры»
4. 4
   Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ в шапке
5. 5
   Подберите сотрудников в табличную часть (по подразделению или вручную)
6. 6
   Проверьте суммы компенсаций и средний заработок по каждой строке
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказы по кнопке «Печать»
8. 8
   Сформируйте ведомости на выплату и проверьте списание остатков отпусков

Расчёт компенсаций и среднего заработка

При проведении документ автоматически начисляет компенсацию за неиспользованный отпуск либо удерживает за дни отпуска, использованные авансом. Средний заработок рассчитывается по данным базы за расчётный период; если сотрудник работал неполный период или данные переносились, откройте детализацию расчёта по ссылке в строке и сверьте суммы.

При сокращении штата сотрудникам положено выходное пособие. В списочном документе оно может не начисляться автоматически в зависимости от настроек — тогда пособие оформляется отдельным начислением или документом до проведения увольнения. Уточните в настройках начислений, какое начисление отвечает за выходное пособие, и добавьте его в документ, если предусмотрено.

Печать приказов и ознакомление сотрудников

После проведения из документа доступны печатные формы: приказ о прекращении трудовых договоров по форме Т-8а (списочная форма) или комплект индивидуальных приказов Т-8 по каждому сотруднику. Какая форма используется, зависит от принятой в организации практики — обе формируются кнопкой «Печать».

Кроме приказов, из программы формируются записки-расчёт (форма Т-61) по каждому увольняемому, а также данные для личных карточек и сведений о трудовой деятельности. При электронном кадровом документообороте документы отправляются сотрудникам на подписание через используемый сервис КЭДО.

Проверка результата и выплаты

После проведения документа убедитесь, что сотрудники переведены в состояние «уволен»: в списке сотрудников они перестанут отображаться как работающие с даты увольнения. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» — по уволенным остатки должны обнулиться или отразить удержание.

Далее создайте ведомости на выплату (раздел «Выплаты»): программа подтянет долги перед уволенными сотрудниками, включая компенсации из документа увольнения. Сверьте итоговые суммы ведомостей с расчётными листками и записками-расчёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сотрудников

Норма

Все из списка числятся уволенными с указанной даты

Тревожный признак

Часть сотрудников осталась работающими — строка не проведена или дата не совпадает

Остатки отпусков

Норма

По уволенным остатки закрыты компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остался «висящий» остаток — компенсация не рассчиталась

Ведомости на выплату

Норма

Суммы ведомостей совпадают с записками-расчёт Т-61

Тревожный признак

Расхождения — не все начисления попали в расчёт

Печатные формы

Норма

По каждому сотруднику есть приказ с корректным основанием

Тревожный признак

Основание или дата в приказе отличаются от данных строки

Типичные ошибки и ограничения

Частые проблемы связаны не с самим документом, а с исходными данными: незакрытый расчёт зарплаты, неверные остатки отпусков после миграции, отсутствие нужного основания в справочнике. Ещё одна ошибка — попытка уволить списком сотрудников с разными датами увольнения без корректировки строк: тогда часть приказов оформляется с неверной датой.

Учтите ограничение: документ не оформляет переводы, совмещения и не заменяет процедуру уведомления сотрудников и службы занятости при сокращении — эти действия выполняются отдельно, в том числе вне программы. Также при большом количестве строк проводите документ и проверяйте результат порционно, чтобы локализовать возможные ошибки.

Частые вопросы

Где найти документ «Увольнение списком», если его нет в списке при создании?

Проверьте права пользователя — нужны роли кадровика и расчётчика. Также откройте настройки функциональности (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт») и убедитесь, что массовые кадровые документы не отключены. В некоторых интерфейсах документ доступен только через «Все кадровые документы», а не через отдельный журнал.

Можно ли уволить списком сотрудников с разными датами увольнения?

Да. Дата из шапки подставляется во все строки как значение по умолчанию, но в каждой строке её можно изменить вручную. То же относится к основанию увольнения. Однако если различий много, удобнее создать несколько списочных документов — по одному на каждую комбинацию даты и основания.

Начислит ли документ выходное пособие при сокращении автоматически?

Зависит от настроек начислений в вашей базе. Если начисление «Выходное пособие» настроено и назначено, оно может подтягиваться в расчёт при увольнении. Если нет — оформите пособие отдельным документом начисления до проведения увольнения, чтобы сумма вошла в окончательный расчёт и ведомость.

Что делать, если после проведения обнаружилась ошибка в одной строке?

Распроведите документ, исправьте строку и проведите снова — если расчётный период ещё открыт и выплаты не проведены. Если ведомости уже оплачены, оформляйте исправление отдельными документами (сторно, доначисление), а не редактируйте проведённое увольнение, чтобы не нарушить цепочку выплат и отчётности.

Как распечатать приказы не по форме Т-8а, а отдельно по каждому сотруднику?

В меню «Печать» документа выберите форму приказа Т-8 (индивидуальную) вместо списочной Т-8а — программа сформирует комплект приказов по каждой строке табличной части. Если нужна собственная форма, она подключается через механизм дополнительных печатных форм или редактируется макетом в конфигураторе силами специалиста.

Регистрирует ли документ сведения о трудовой деятельности для отчётности?

Да, проведённое увольнение формирует данные о кадровом событии, которые попадают в сведения о трудовой деятельности и последующую регламентированную отчётность. Убедитесь, что в строках корректно указаны основание и дата — именно они уйдут в отчётные формы, и ошибка потребует подачи корректирующих сведений.