Другое · 11 мин
Как уволить сотрудника в 1С ЗУП: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С ЗУП 3.1: документ «Увольнение», расчёт компенсации отпуска, НДФЛ, взносы, печать приказа Т-8 и проверка результата.
Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — это не одна кнопка, а цепочка действий: кадровый документ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания, налоги и выплата. Если пропустить этап или оформить его не тем документом, в отчётности появятся ошибки, а сотрудник получит неправильный расчёт. Ниже разобран полный порядок работы в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика и расчётчика, период расчёта зарплаты открыт, а все начисления за месяц увольнения (оклад, премии, больничные) уже зарегистрированы в программе. Это критично: документ увольнения подтянет только те данные, которые введены на момент его расчёта.
Подготовка: что проверить до оформления увольнения
Сначала откройте карточку сотрудника и проверьте текущее состояние: у него не должно быть незакрытых отсутствий, непроведённых отпусков или командировок, пересекающихся с датой увольнения. Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, документ увольнения всё равно можно создать, но программа предупредит о пересечении периодов — такие ситуации нужно разобрать до расчёта.
Второй обязательный шаг — проверить остаток отпусков. Перейдите в отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчеты, справки») по конкретному сотруднику. Именно на эти данные опирается расчёт компенсации. Если остаток в отчёте не совпадает с кадровыми данными, сначала исправьте остатки документом «Ввод остатков отпусков» или проверьте, все ли отпуска проведены.
Третий момент — задолженности и удержания. Если по сотруднику действуют исполнительные листы, займы или непогашенные авансы, убедитесь, что они корректно отражены: при увольнении программа попытается удержать их в последний раз, и порядок удержаний влияет на сумму к выплате.
Создание документа «Увольнение»
Основной инструмент — документ «Увольнение». Путь: раздел «Кадры» → журнал «Приемы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько человек (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — механика расчётов идентична, но каждый сотрудник оформляется отдельной строкой.
В шапке документа заполните организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день, именно на неё программа рассчитает компенсацию и определит период окончательного расчёта. В поле «Основание увольнения» выберите статью ТК из встроенного классификатора — формулировка подтянется в приказ Т-8 и личную карточку.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день)
- 3Выберите основание увольнения из классификатора статей ТК
- 4Проверьте флажки начисления компенсации отпуска и выходного пособия
- 5Нажмите кнопку расчёта и сверьте суммы на вкладках начислений, удержаний, НДФЛ и взносов
- 6Проведите документ и распечатайте приказ Т-8
Расчёт компенсации отпуска и окончательного расчёта
После заполнения шапки документ автоматически предлагает начислить компенсацию за неиспользованный отпуск. Флажок «Начислить компенсацию отпуска» обычно включён по умолчанию; количество дней программа берёт из остатков отпусков. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска — это нормальное поведение, но сумму стоит проверить вручную по отчёту «Остатки отпусков».
Если увольнение происходит в середине месяца, в том же документе на вкладке «Начисления и удержания» рассчитывается зарплата за отработанные дни текущего месяца. Для этого должен быть включён режим окончательного расчёта (в типовой конфигурации он активен в документе увольнения по умолчанию). Средний заработок для компенсации считается по данным последних 12 месяцев; детализацию расчёта можно посмотреть по кнопке с суммой среднего заработка.
Выходное пособие (при сокращении, по соглашению сторон и т.п.) включается отдельным флажком с указанием количества дней или месяцев среднего заработка. Вид начисления пособия должен существовать в плане видов расчёта с корректной настройкой обложения НДФЛ: пособие в пределах трёхкратного среднего заработка налогом не облагается, свыше — облагается. Проверьте, что в вашей базе вид расчёта настроен именно так.
НДФЛ, взносы и удержания при увольнении
Документ увольнения автоматически исчисляет НДФЛ со всех начисленных сумм: зарплаты за отработанное время, компенсации отпуска, премий. Дата получения дохода по зарплате и компенсации — день выплаты, поэтому при проверке обращайте внимание на планируемую дату выплаты в документе. Если она указана неверно, НДФЛ попадёт не в тот отчётный период и 6-НДФЛ придётся корректировать.
Страховые взносы рассчитываются в том же документе на отдельной вкладке. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается взносами в полном объёме — это частая ошибка при ручных корректировках, когда бухгалтер ошибочно относит её к необлагаемым выплатам. Выходное пособие в пределах лимита взносами не облагается.
Удержания по исполнительным листам при увольнении рассчитываются в последний раз. После выплаты расчёта нужно уведомить взыскателя или пристава и вернуть исполнительный лист с отметкой о произведённых удержаниях — в программе для этого есть отчёт «Журнал учета исполнительных документов». Займы и материальная выгода при увольнении также закрываются: проверьте, что договор займа в программе прекращён.
Печать приказа и кадровые документы
Из проведённого документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступны типовые формы: приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8 или Т-8а для списочного документа), записка-расчёт (форма Т-61), а также данные для личной карточки Т-2. Если в организации используются собственные формы приказов, они подключаются как дополнительные печатные формы.
Записка-расчёт Т-61 формируется на основании сумм документа, поэтому печатайте её только после окончательной проверки начислений. Сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки передаются отчётом СЗВ-ТД (в актуальных версиях — форма ЕФС-1 с соответствующим событием «Увольнение»): кадровое мероприятие регистрируется автоматически при проведении документа, остаётся сформировать и отправить отчёт в СФР.
Как проверить результат
Статус «Уволен», дата увольнения совпадает с приказом
Сотрудник числится работающим или дата отличается
Остаток обнулён (компенсирован или удержан аванс)
Остались некомпенсированные дни
Видны окончательный расчёт, компенсация, НДФЛ, долг за организацией
Двойное начисление оклада или отсутствует компенсация
Суммы увольнения попали в нужный период
Доход отражён в другом месяце из-за даты выплаты
Выплата расчёта и закрытие месяца
После проведения увольнения создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). В поле «Выплачивать» выберите вариант «Увольнение» — тогда ведомость подберёт именно долг по документу увольнения, а не плановый аванс или зарплату. Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ.
Если увольнение оформлено в середине месяца, а в конце месяца вы запускаете плановое «Начисление зарплаты и взносов», уволенный сотрудник в него попасть не должен — программа исключает уволенных автоматически. Если сотрудник всё же появляется в плановом начислении, проверьте, проведён ли документ увольнения и нет ли у сотрудника второго действующего договора или подработки.
После выплаты сформируйте расчётный листок сотрудника и сверку по взаиморасчётам: долг организации перед уволенным должен быть нулевым. Остаток долга означает, что выплата не прошла или прошла частично — разберитесь до сдачи отчётности.
Как выбрать действие в нестандартных ситуациях
Отмена и исправление увольнения
Если документ создан ошибочно и выплата ещё не прошла, его можно просто отменить (пометить на удаление или распровести): сотрудник вернётся в статус работающего, расчёты аннулируются. Это безопасный сценарий, пока по документу нет ведомости на выплату.
Если расчёт уже выплачен и отчётность сдана, отмена документа сломает учёт. В этом случае исправление делается через отмену кадрового события специальными механизмами (например, документ «Отмена увольнения» недоступен в типовой ЗУП напрямую — используется восстановление в должности через отмену проведения с последующим пересчётом смежных документов) либо через новый приём на работу. Практическая рекомендация: перед любыми исправлениями сделайте резервную копию базы и проверьте цепочку связанных документов — ведомости, отражение в учёте, отчёты.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С ЗУП оформляется одним документом, который объединяет кадровое событие и расчёт. Ключ к чистому результату — подготовка: проверенные остатки отпусков, закрытые отсутствия, корректная дата выплаты. После проведения сверьте расчётный листок, обнуление остатков отпусков и попадание НДФЛ в нужный период.
Частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника прошлой датой, если месяц уже закрыт?
Технически документ можно ввести задним числом, но это приведёт к пересчёту закрытого периода: зарплата, НДФЛ и взносы изменятся, отчётность придётся корректировать. Безопаснее ввести увольнение фактической датой оформления с правильной датой события и подать уточнённые расчёты, если период уже сдан.
Почему компенсация отпуска рассчиталась не за то количество дней?
Программа берёт остаток из регистра отпусков, а не из приказов. Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: если там ошибка, корректируйте остатки документом «Ввод остатков отпусков» или ищите непроведённый/лишний документ отпуска. После исправления пересчитайте документ увольнения.
Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?
Нет, если в документе увольнения включён окончательный расчёт — зарплата за отработанные дни начислится в нём же. Отдельное «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц по сотруднику создавать не нужно, иначе получите двойное начисление.
Как оформить увольнение совместителя или сотрудника с несколькими договорами?
Каждое рабочее место увольняется отдельным документом «Увольнение» с указанием конкретного сотрудника (позиции). Если увольняется только совместительство, основное место остаётся действующим. Проверьте, что в документе выбрана нужная строка из списка сотрудников с одинаковым ФИО.
Что делать, если сотрудник уволен, а потом решили отменить увольнение?
Если выплата не производилась — распроведите или пометьте документ на удаление, статус сотрудника восстановится. Если расчёт уже выплачен и отчёты сданы, не отменяйте документ напрямую: сделайте копию базы, согласуйте порядок исправления с расчётчиком и при необходимости оформите новый приём с корректирующими документами.
Передаётся ли увольнение в отчётность автоматически?
Кадровое событие регистрируется при проведении документа, но сам отчёт (форма с событием «Увольнение» для СФР) нужно сформировать и отправить отдельно в установленный срок — как правило, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Проверьте журнал отчётов и убедитесь, что событие в него попало.