Другое · 10 мин
Как уволить сотрудника в 1С в связи со смертью
Как оформить увольнение сотрудника в связи со смертью в 1С:ЗУП: документы, статья ТК РФ, окончательный расчёт, выплаты родственникам и отчётность.
Прекращение трудового договора вследствие смерти работника — отдельное основание увольнения по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. В программах 1С для этого предусмотрен специальный сценарий: кадровый приказ об увольнении, начисление причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск) и выплата их членам семьи умершего. Ошибка в основании или порядке оформления приводит к неверным проводкам, искажённой отчётности и рискам при проверках.
Дата прекращения трудового договора — день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти, а не день получения документа работодателем. Это важно для правильного расчёта: заработная плата начисляется по день смерти включительно, если сотрудник работал в этот день.
Материал описывает работу в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1). В 1С:Бухгалтерии 8 порядок аналогичен, но часть документов называется иначе — отличия отмечены в соответствующем разделе.
Какие документы нужны до начала работы в 1С
Основанием для прекращения трудового договора служит свидетельство о смерти (оригинал или надлежащим образом заверенная копия), либо вступившее в силу решение суда об объявлении работника умершим или признании безвестно отсутствующим. Без одного из этих документов приказ об увольнении издавать нельзя — приказ по инициативе работодателя или по собственному желанию в такой ситуации неправомерен.
Для выплаты причитающихся сумм потребуется заявление члена семьи умершего (супруга, детей, родителей и других лиц, указанных в статье 141 ТК РФ, а также иждивенцев). К заявлению прикладывают документы, подтверждающие родство или факт иждивения, и банковские реквизиты получателя. Выплата производится в течение недели со дня подачи документов.
Как оформить кадровый приказ об увольнении
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Если увольняется один сотрудник, используйте документ «Увольнение»; для списочного оформления нескольких сотрудников предусмотрен «Увольнение списком» — в ситуации со смертью он практически не применяется.
В документе укажите сотрудника, дату увольнения — день смерти по свидетельству — и основание. В поле «Основание увольнения» выберите из справочника пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Если нужного пункта нет в списке, добавьте его в справочник «Основания увольнения» вручную с точной формулировкой статьи.
В поле «Документ-основание» или в комментарии укажите реквизиты свидетельства о смерти: серию, номер, дату выдачи и орган ЗАГС. Эти данные понадобятся для приказа по форме Т-8 и для возможных проверок. Проведите документ — программа сформирует печатную форму приказа.
- 1Получите свидетельство о смерти или решение суда и снимите копию для личного дела
- 2Создайте документ «Увольнение» в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
- 3Укажите дату увольнения — день смерти по свидетельству
- 4Выберите основание «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ», внесите реквизиты свидетельства
- 5Проверьте автоматически рассчитанные начисления на вкладке расчёта
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
Как программа рассчитывает окончательный расчёт
При проведении документа «Увольнение» 1С:ЗУП автоматически рассчитывает заработную плату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Остаток отпуска программа определяет по данным кадрового учёта — проверьте его корректность до проведения документа через отчёт «Остатки отпусков» или справку по сотруднику.
Если документ увольнения оформляется позже месяца смерти (типичная ситуация: свидетельство получено через несколько недель), зарплата за последний месяц могла уже быть начислена документом «Начисление зарплаты и взносов». Тогда в документе увольнения останется только компенсация отпуска и, возможно, удержания. Не создавайте дублирующих начислений — сверьтесь с расчётным листком сотрудника.
НДФЛ и страховые взносы с выплат, причитающихся умершему работнику, начисляются в обычном порядке на момент начисления. Особенность: суммы, выплачиваемые членам семьи в порядке наследования причитающейся зарплаты, не облагаются НДФЛ у получателя и не облагаются взносами, поскольку выплачиваются уже после смерти в рамках статьи 141 ТК РФ. В программе расчёт налога происходит на дату начисления до смерти, поэтому корректность зависит от того, как оформлена выплата — разберитесь с этим до проведения ведомости.
Как оформить выплату родственникам
Причитающиеся суммы выплачиваются не самому сотруднику, а члену его семьи, поэтому стандартная ведомость на сотрудника не подходит. В 1С:ЗУП заведите новое физическое лицо — получателя выплаты — без оформления трудовых отношений: раздел «Кадры» → «Сотрудники» или «Физические лица». Укажите его ФИО, паспортные данные и реквизиты для перечисления.
Выплату оформляют документом «Ведомость» соответствующего типа (в банк, через кассу) с указанием получателя. В ряде конфигураций для этого используют механизм выплат бывшим сотрудникам или сторонним лицам — точный документ зависит от версии программы. Если типовой сценарий в вашей версии отсутствует, суммы можно выплатить через документ «Операция учета НДФЛ» и ручную ведомость, но предварительно проверьте отражение в учёте на тестовой копии базы.
Проверьте, чтобы выплата попала в реестр с корректным назначением платежа и чтобы в учёте закрылась задолженность перед умершим сотрудником. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» — после выплаты остаток по сотруднику должен быть нулевым.
Если родственников несколько и они подают заявления одновременно, не делите сумму по своему усмотрению. Порядок распределения при спорах определяется нормами о наследовании — безопаснее принять заявление от одного представителя по согласованию между ними или дождаться урегулирования вопроса между родственниками.
Что указать в трудовой книжке и отчётности
В трудовую книжку (бумажную, если она велась) вносится запись: «Трудовой договор прекращен вследствие смерти работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Дата записи — день смерти. Книжку выдают члену семьи под расписку в журнале учёта либо направляют по почте по письменному заявлению родственника.
Сведения о прекращении трудовой деятельности передаются в СФР (Социальный фонд России) по форме ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение» не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через документ «Сведения о трудовой деятельности».
В персонифицированных сведениях и расчёте по страховым взносам умерший сотрудник отражается в обычном порядке за период, в котором были начисления. Проверьте, чтобы программа корректно закрыла данные по сотруднику в форме СЗВ-СТАЖ-эквивалентных сведений за год, если смерть наступила в отчётном году.
Как проверить результат
Указан п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и реквизиты свидетельства о смерти
Стоит «по собственному желанию» или нет реквизитов документа
Совпадает с датой смерти в свидетельстве
Указана дата получения свидетельства или дата приказа
После выплаты родственнику остаток по сотруднику равен нулю
Остаток «висит» на умершем сотруднике
Отправлен не позднее следующего рабочего дня после приказа
Отчёт не сформирован или отправлен с опозданием
Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) увольнение оформляется документом «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Основание выбирается из того же справочника, дата — день смерти. Расчёт компенсации отпуска выполняется автоматически при условии, что ведётся учёт остатков отпусков.
Ограничение: функционал выплат третьим лицам в Бухгалтерии слабее, чем в ЗУП. Если типовая ведомость не позволяет указать иного получателя, выплату родственнику отражают через кассовый документ с ручной корректировкой взаиморасчётов — такие операции лучше согласовать с бухгалтером по зарплате и выполнить на копии базы.
Частые вопросы
Можно ли оформить увольнение, если свидетельство о смерти ещё не получено?
Нет. До получения свидетельства о смерти или решения суда приказ об увольнении не издаётся. В табеле за этот период проставляется неявка по невыясненным причинам (код НН), а после получения документа оформляется увольнение датой смерти.
Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?
По статье 141 ТК РФ — члены семьи (супруг, дети, родители и другие родственники по Семейному кодексу), проживавшие совместно с работником, а также его нетрудоспособные иждивенцы независимо от совместного проживания. Выплата производится по письменному заявлению в течение недели.
Облагается ли НДФЛ выплата родственникам умершего?
Суммы зарплаты и компенсации отпуска, начисленные работнику до смерти и выплачиваемые членам семьи, у получателя НДФЛ не облагаются. Налог, исчисленный при начислении до даты смерти, удерживается и перечисляется в обычном порядке; порядок отражения в программе зависит от даты начисления и выплаты — сверьте регистры НДФЛ после проведения.
Что делать, если никто из родственников не обратился за выплатой?
Если в течение недели никто не обратился, суммы депонируются и хранятся у работодателя до востребования. Невостребованные суммы в дальнейшем включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам на основании свидетельства о праве на наследство. В 1С задолженность по сотруднику остаётся открытой до момента выплаты.
Нужно ли начислять компенсацию отпуска, если сотрудник отработал несколько дней?
Да, если накоплено право на отпуск. Компенсация рассчитывается пропорционально отработанному времени за рабочий год. Программа делает расчёт автоматически по данным остатков отпусков — проверьте их корректность до проведения документа увольнения.
Как быть, если сотрудник был единственным получателем алиментов или по нему есть исполнительные листы?
Исполнительные листы возвращаются в службу судебных приставов с сопроводительным письмом о прекращении взыскания в связи со смертью должника. В 1С:ЗУП документ «Исполнительный лист» закрывается датой смерти, чтобы программа прекратила удержания в окончательном расчёте.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется только после получения свидетельства о смерти, датой смерти и с основанием «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ». Расчёт программа выполняет автоматически, а выплату проводят на члена семьи по его заявлению и подтверждающим документам. Не забудьте внести запись в трудовую книжку и вовремя отправить ЕФС-1 в СФР.