Другое · 11 мин
Как уволить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Увольнение», расчёт компенсации за отпуск, выдача справок и проверка результата.
Увольнение сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание документа «Увольнение», расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержание задолженности, формирование справок и отчётов в фонды. Если пропустить шаг, программа продолжит начислять сотруднику зарплату, включит его в отчётность или оставит «висящий» долг по отпуску.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый и расчётный блоки объединены в одном документе, а в 1С:Бухгалтерии увольнение оформляется кадровым документом, а расчёт компенсации делается отдельно в «Начислении зарплаты». Ниже разобраны оба сценария, а также особые случаи: увольнение задним числом, отмена ошибочного документа и работа с договорниками ГПХ.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты, а период увольнения ещё не закрыт. Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, порядок действий будет другим — об этом отдельный раздел ниже.
Подготовка: что проверить до создания документа
Сначала убедитесь, что в программе введены все документы, влияющие на расчёт: больничные, отпуска, командировки, премии и разовые начисления за месяц увольнения. Средний заработок для компенсации считается по данным последних 12 месяцев, и если какой-то документ не проведён, сумма компенсации будет занижена или завышена.
Проверьте остаток отпуска сотрудника: в ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки») или прямо из карточки сотрудника по ссылке «Отсутствия». Если сотрудник использовал отпуск авансом, при увольнении потребуется удержание — документ рассчитает его автоматически, но лучше знать сумму заранее, чтобы оценить, хватит ли начислений для удержания.
Уточните дату увольнения и основание. От даты зависит расчётный период и необходимость начислять зарплату за отработанные дни месяца. Основание (по инициативе работника, соглашению сторон и т.д.) влияет на облагаемость компенсации и на то, какие справки нужно выдать.
Увольнение в 1С:ЗУП — основной сценарий
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите «Увольнение». Если увольняется список сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные приказы на каждого.
Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание с формулировкой из ТК. Поле «Дата увольнения» — это последний рабочий день сотрудника. Программа автоматически подтянет остаток отпуска и предложит компенсацию или удержание.
На вкладке «Компенсация отпуска» проверьте количество дней. Если сотруднику положена дополнительная компенсация (например, при сокращении — выходное пособие), заполните соответствующие поля на вкладке «Выходное пособие». Установите флажок «Начислить зарплату», если зарплата за месяц увольнения ещё не рассчитана — тогда всё посчитается в одном документе.
На вкладке «Начисления и удержания» проверьте итоговые суммы, НДФЛ и взносы. Нажмите «Провести». После проведения по кнопке «Печать» доступны приказ по форме Т-8 (или произвольная форма приказа), записка-расчёт Т-61 и расчётный листок.
- 1Откройте «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК
- 3Проверьте дни компенсации отпуска и при необходимости включите расчёт зарплаты
- 4Проверьте НДФЛ, взносы и итоговую сумму к выплате
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
- 6Сформируйте справки: СТД-Р, выписки из ЕФС-1 и раздела 3 РСВ
Увольнение в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы»), создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату и основание, затем проведите документ. Он делает только кадровую запись — никаких сумм здесь не рассчитывается.
Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется отдельно. Создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения, добавьте сотрудника и вручную введите сумму компенсации, либо используйте предопределённое начисление «Компенсация отпуска при увольнении», если оно есть в плане видов расчёта. Количество дней и средний заработок придётся посчитать самостоятельно — бухгалтерская конфигурация не ведёт полноценный учёт остатков отпусков и среднего заработка.
Если штат сотрудников заметный и увольнения регулярные, ручной расчёт компенсаций в Бухгалтерии — типичный источник ошибок. В этом случае имеет смысл рассмотреть переход кадрового учёта в ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерскую программу.
Где оформлять увольнение
Полный расчёт автоматически: остаток отпуска, средний заработок, пособия, справки. Подходит для любого штата с регулярными кадровыми операциями.
Только кадровый приказ; компенсацию и средний заработок считают вручную. Приемлемо для микропредприятий с редкими увольнениями.
Кадры и расчёт ведутся в ЗУП, проводки выгружаются в Бухгалтерию. Оптимально, когда бухгалтерия и расчётчики работают раздельно.
Особые сценарии: задним числом, отмена, ГПХ
Увольнение после закрытия месяца
Если зарплата за месяц уже начислена и выплачена, а приказ об увольнении пришёл позже, не редактируйте старый документ «Начисление зарплаты». Создайте документ «Увольнение» текущей датой с датой увольнения в прошлом периоде: ЗУП пересчитает начисления сторнирующими записями и оформит перерасчёт отдельными строками. Проверьте, чтобы перерасчёт попал в корректирующие формы отчётности.
Отмена ошибочного увольнения
Если документ создан по ошибке, сначала распроведите и пометьте на удаление связанные выплаты и ведомости, затем отмените проведение самого «Увольнения». В ЗУП также проверьте, не сформированы ли уже отчёты в фонды с этим сотрудником — если формы отправлены, потребуются корректирующие версии. Просто удалить документ после сдачи отчётности нельзя: расхождения всплывут при сверке с фондами.
Увольнение договорника ГПХ
Договор ГПХ не расторгается документом «Увольнение». В ЗУП действие договора прекращается документом «Прекращение договора (работ, услуг)» или автоматически по дате окончания, указанной в самом договоре. Компенсация отпуска по ГПХ не положена, начисляется только оплата по акту.
Выплаты и справки при увольнении
Окончательный расчёт выплачивается в день увольнения. В ЗУП создайте ведомость на выплату («Выплаты» — «Ведомости в банк/кассу») с видом выплаты «Увольнение» — программа подтянет сумму из документа увольнения с учётом уже выплаченных авансов. Проверьте, чтобы НДФЛ с компенсации был удержан полностью.
При увольнении сотруднику выдают: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), выписку из ЕФС-1, выписку из раздела 3 расчёта по страховым взносам, а по запросу — справку о заработке за два года. Все они формируются из раздела «Отчётность, справки» в ЗУП. Также не забудьте отправить в СФР сведения о кадровом событии (увольнении) — в ЗУП это делается через документ «Увольнение» с последующей отправкой ЕФС-1.
Проверка результата
После проведения всех документов откройте карточку сотрудника: статус должен смениться на уволенного, а в списке сотрудников он перестанет отображаться как действующий. Сформируйте расчётный листок за месяц увольнения — в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация или удержание по отпуску, НДФЛ и итог к выплате.
Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: после увольнения с компенсацией остаток должен обнулиться. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или отчёт «Задолженность по зарплате» — по уволенному сотруднику не должно оставаться сальдо ни со стороны организации, ни со стороны работника.
Как проверить результат
Уволен, дата увольнения совпадает с приказом
Сотрудник числится действующим — документ не проведён
Есть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ, итог к выплате
Пустой листок или отсутствует компенсация — расчёт не выполнен
Нулевой остаток после компенсации или удержания
Остаток не изменился — дни компенсации не заполнены
По сотруднику нет сальдо после выплаты
Осталась задолженность — ведомость не создана или не проведена
Что важно запомнить
Увольнение оформляется одним документом в ЗУП с автоматическим расчётом компенсации, в Бухгалтерии — кадровым приказом плюс ручным начислением. Последовательность: проверить остаток отпуска и начисления, создать документ, рассчитать, выплатить, выдать справки и отправить ЕФС-1. Итог контролируется расчётным листком, нулевым остатком отпуска и отсутствием задолженности.
Частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника в 1С, если зарплата за месяц ещё не начислена?
Да. В документе «Увольнение» в ЗУП установите флажок расчёта зарплаты — программа начислит оплату за отработанные дни месяца вместе с компенсацией отпуска в одном документе. Отдельное «Начисление зарплаты» за этот месяц по сотруднику тогда создавать не нужно.
Как изменить дату увольнения, если документ уже проведён?
Если отчётность ещё не сдана, откройте документ, измените дату и перепроведите — суммы пересчитаются автоматически. Если созданы ведомости на выплату, их суммы нужно обновить. После сдачи отчётности изменение даты потребует корректирующих форм в СФР и ИФНС.
Почему программа рассчитала удержание вместо компенсации отпуска?
Это значит, что сотрудник использовал отпуск авансом: по данным учёта он отгулял больше дней, чем заработал к дате увольнения. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и историю документов «Отпуск». Если данные верны, удержание правомерно, но его сумма ограничена размером начислений при окончательном расчёте.
Нужно ли увольнять в 1С сотрудника, с которым заключён договор ГПХ?
Нет, документ «Увольнение» применяется только к трудовым договорам. По договору ГПХ оформляется прекращение договора или он завершается по дате окончания. Компенсация отпуска по ГПХ не начисляется — выплачивается только вознаграждение по акту выполненных работ.
Что делать, если уволенный сотрудник снова принят на работу?
Создайте новый документ «Приём на работу» на того же физлица — не заводите дубликат сотрудника в справочнике. В ЗУП выберите существующего сотрудника из списка: кадровая история сохранится, а стаж и остатки отпусков начнут считаться заново с новой даты приёма.
Какие справки обязательно выдать сотруднику при увольнении?
В обязательном порядке: сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, если трудовая электронная), выписку из ЕФС-1 и выписку из персонифицированного раздела расчёта по взносам. Справка о заработке за два календарных года выдаётся по письменному заявлению сотрудника. Все формы формируются в ЗУП из раздела отчётности и справок.