Другое · 11 мин
Как уволить сотрудника в 1С Бухгалтерия: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С Бухгалтерия 8.3: кадровый документ, расчет компенсации за отпуск, начисление зарплаты, выдача документов и отчетность.
Увольнение сотрудника в 1С Бухгалтерия 8.3 — это не одна кнопка, а цепочка действий: кадровый документ, окончательный расчет с компенсацией за неиспользованный отпуск, удержание НДФЛ и взносов, а также выдача обязательных документов. Если пропустить этап, в программе останутся «хвосты»: сотрудник продолжит попадать в отчеты, а расчеты с ним не закроются.
Инструкция ниже написана для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) с включенным учетом зарплаты. Если зарплата ведется во внешней программе — например, в 1С:ЗУП, — кадровый приказ и расчет выполняются там, а в бухгалтерию переносятся только проводки.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на разделы «Зарплата и кадры», а дата увольнения и основание (соглашение сторон, собственное желание и т.д.) согласованы с кадровыми документами организации. Программа не проверяет юридическую корректность основания — она лишь фиксирует то, что вы ввели.
Подготовка: что проверить до оформления увольнения
Сначала откройте карточку сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Проверьте, что дата приема, ставка и график работы заполнены корректно — от этого зависит расчет компенсации за отпуск и среднего заработка. Если сотрудник работал в нескольких подразделениях или по совместительству, убедитесь, что увольняете нужную позицию.
Уточните, нет ли незакрытых периодов: все ли начисления за прошлые месяцы проведены, выплачены ли авансы, отражены ли больничные и отпускные. Если последний месяц еще не закрыт — это нормально, окончательный расчет выполнится вместе с увольнением. А вот непроведенные документы прошлых периодов дадут ошибки в расчете среднего заработка.
Проверьте остаток отпуска: в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или в отчете «Остатки отпусков» («Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате»). Программа рассчитает компенсацию автоматически, но сверить остаток с кадровыми данными стоит заранее — если сотрудник брал отпуска без документов в программе, цифры разойдутся.
Откройте журнал «Начисление зарплаты» и убедитесь, что нет черновиков
Сформируйте отчет «Остатки отпусков» и сверьте с кадровыми данными
Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 по сотруднику
Создание кадрового документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если в вашей конфигурации увольнение оформляется списком, выберите «Увольнение списком» — но для одного сотрудника достаточно одиночного документа.
Заполните поля документа: организация, сотрудник, дата увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, от нее считается компенсация и период работы в расчетном месяце. В поле «Основание увольнения» выберите подходящий пункт статьи Трудового кодекса — наиболее распространены п. 3 ч. 1 ст. 77 (собственное желание) и п. 1 ч. 1 ст. 77 (соглашение сторон).
Обратите внимание на флажок «Начислить компенсацию за неиспользованный отпуск» или отдельную закладку расчета — в зависимости от релиза документ может сам предложить рассчитать компенсацию и окончательный расчет. Если такой возможности в вашей версии нет, расчет выполняется отдельным документом «Начисление зарплаты» (об этом ниже). Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 при необходимости — кнопка «Печать» внутри документа.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Выберите организацию и сотрудника, укажите дату увольнения (последний рабочий день)
- 3Заполните основание увольнения по статье ТК РФ
- 4Проверьте предложенный программой расчет компенсации, если он формируется в документе
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 кнопкой «Печать»
Расчет при увольнении: зарплата и компенсация за отпуск
Окончательный расчет состоит из двух частей: зарплата за фактически отработанные дни текущего месяца и компенсация за неиспользованный отпуск. В типовой бухгалтерии обе суммы начисляются документом «Начисление зарплаты» («Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать»).
Создайте документ за месяц увольнения, нажмите «Подбор» или «Заполнить» и выберите увольняемого сотрудника. Программа автоматически рассчитает оплату за отработанные дни до даты увольнения и добавит строку компенсации отпуска, если в документе увольнения не был выполнен расчет. Откройте строку сотрудника двойным щелчком и проверьте детализацию: период, за который считается компенсация, количество дней и средний дневной заработок.
Средний заработок для компенсации считается из начислений за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник недавно принят и расчетной базы нет, программа использует данные фактически отработанного времени. Проверьте, что в базу не попали лишние суммы — например, пособия, которые в расчет среднего не входят.
НДФЛ, взносы и удержания при увольнении
НДФЛ с окончательного расчета удерживается в полном объеме в день выплаты. Программа рассчитает налог автоматически в документе «Начисление зарплаты» — на закладке «НДФЛ» или в расшифровке строки сотрудника. Проверьте, что применены положенные вычеты за текущий месяц, если сотрудник на них имеет право.
Страховые взносы на компенсацию за неиспользованный отпуск начисляются в общем порядке — это закрытый перечень необлагаемых выплат, и компенсация при увольнении в него не входит (кроме отдельных случаев выходных пособий в пределах лимитов). Взносы попадут в документ «Начисление зарплаты» или в отдельный документ начисления взносов — в зависимости от настроек учетной политики.
Если с сотрудника нужно удержать задолженность — например, неотработанный аванс, подотчетные суммы или алименты по исполнительному листу, — добавьте удержание вручную на закладке «Удержания» документа начисления. Помните об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен трудовым законодательством, программа это не контролирует автоматически.
Выплата расчета и документы на руки
Все причитающиеся суммы должны быть выплачены в день увольнения. В программе создайте документ выплаты: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу» (или «Ведомости в банк», если зарплата проектная). Заполните ведомость по уволенному сотруднику — сумма подтянется автоматически с учетом удержанного НДФЛ.
При увольнении сотруднику выдаются: расчетный листок, справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ), выписки из отчетов по взносам (раздел 3 РСВ, СЗВ-СТАЖ/ЕФС-1 в действующей форме), а по запросу — справка о среднем заработке для службы занятости. Часть документов формируется из раздела «Отчеты, справки» → «Справки сотрудникам» и из отчетности по страховым взносам.
Не забудьте отправить в Социальный фонд России сведения о расторжении трудового договора (форма ЕФС-1, подраздел 1.1) — в типовой конфигурации это делается через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через документы кадрового учета, если подключен обмен с фондом. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Как проверить результат
Нулевое сальдо по уволенному сотруднику
Остаток долга по сотруднику после выплаты
Зарплата за отработанные дни + компенсация, НДФЛ удержан
Компенсация отсутствует или дни отпуска не совпадают с остатком
Сотрудник не попадает в списки действующих после даты увольнения
Сотрудник числится работающим в следующем месяце
Особые сценарии и частые ошибки
Увольнение в середине месяца до расчета зарплаты
Если увольнение происходит до планового начисления зарплаты за месяц, создайте документ «Начисление зарплаты» только по этому сотруднику. Остальных сотрудников рассчитаете позже отдельным документом — программа позволяет иметь несколько документов начисления в одном месяце.
Отмена или исправление увольнения
Если дата увольнения изменилась или документ создан ошибочно, не редактируйте проведенный расчет «как есть». Сначала распроведите ведомость на выплату и начисление зарплаты, затем исправьте или пометьте на удаление документ увольнения, после чего пересчитайте начисления заново. Обратный порядок приведет к расхождениям по НДФЛ.
Увольнение совместителя или сотрудника с несколькими позициями
Внутренний совместитель увольняется отдельным документом по каждой позиции, если расторгаются оба договора. Проверьте, что расчет выполнен по каждой позиции — компенсация отпуска считается по каждому трудовому договору отдельно.
Контроль после увольнения
После завершения всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с детализацией по сотрудникам. По уволенному сотруднику сальдо должно быть нулевым — это главный признак того, что расчет закрыт полностью.
Дополнительно проверьте регистры по НДФЛ: откройте отчет «Анализ НДФЛ» или справку о доходах сотрудника и убедитесь, что исчисленный налог равен удержанному, а даты удержания соответствуют дате выплаты. Расхождения здесь вылезут в расчете 6-НДФЛ при сдаче отчетности.
Наконец, убедитесь, что сотрудник не попадает в штатные списки следующего месяца: сформируйте «Список сотрудников» на дату после увольнения. Если сотрудник там числится — документ увольнения не проведен или дата указана неверно.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С Бухгалтерия — это последовательность: документ «Увольнение» → «Начисление зарплаты» с компенсацией → ведомость на выплату → выдача справок и отправка ЕФС-1. Контрольная точка — нулевое сальдо по счету 70 и отсутствие сотрудника в списках после даты увольнения.
Частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если период уже закрыт и отчетность сдана, придется пересчитывать начисления и подавать уточненные расчеты по взносам и 6-НДФЛ. После проведения задним числом обязательно выполните перерасчет зарплаты за затронутые месяцы и проверьте, не изменились ли данные сданной отчетности.
Почему программа не рассчитала компенсацию за отпуск?
Чаще всего причины три: не заполнена дата приема сотрудника, остаток отпуска равен нулю (все дни использованы) или расчет уже выполнен в самом документе увольнения. Проверьте отчет «Остатки отпусков» и расшифровку строки сотрудника в документе начисления.
Как уволить сотрудника, если зарплата ведется в 1С:ЗУП?
Кадровый приказ и расчет оформляются в ЗУП, а в Бухгалтерию передаются только проводки через синхронизацию или обработку переноса данных. В Бухгалтерии при такой схеме документ «Увольнение» создавать не нужно — иначе данные задвоятся.
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск?
Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Необлагаемыми являются только отдельные виды выходных пособий в пределах установленных лимитов.
Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в расчете?
Ошибку исправляют документом «Перерасчет» или сторнирующим начислением в текущем периоде, а не редактированием старых проведенных документов. Если ошибка влияет на сданную отчетность, готовится уточненный расчет 6-НДФЛ или РСВ за соответствующий период.
Какие документы обязательно выдать сотруднику в день увольнения?
Обязательный минимум: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р), справка о доходах и суммах НДФЛ, выписки из отчетности по взносам (раздел 3 РСВ, СЗВ-СТАЖ), расчетный листок. Остальные справки — по письменному заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней.