Другое · 11 мин
Как уволить сотрудника в 1С 8.2: пошаговая инструкция
Как оформить увольнение сотрудника в 1С 8.2: документ «Увольнение», расчёт компенсации за отпуск, проверка начислений, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Увольнение сотрудника в 1С 8.2 оформляется кадровым документом, который прекращает действие трудового договора и запускает окончательный расчёт. В типовых конфигурациях на платформе 8.2 это чаще всего «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» или «1С:Управление производственным предприятием 1.3». Порядок действий в них схож: сначала создаётся кадровый приказ, затем рассчитываются компенсация за неиспользованный отпуск и заработная плата за отработанные дни.
Главная ошибка начинающих расчётчиков — попытка удалить сотрудника из справочника вместо оформления увольнения. Удаление элемента справочника «Сотрудники организаций» ломает историю начислений, регистры кадрового учёта и отчётность за прошлые периоды. Правильный путь — только документальное оформление с датой и основанием.
Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до контроля итоговых сумм, а также типовые ситуации — увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, в середине месяца и после отпуска.
Что проверить перед оформлением увольнения
До создания приказа убедитесь, что в базе корректно отражены все события, влияющие на расчёт. Программа считает компенсацию и долг по отпускам на основании накопленных данных, и любая пропущенная кадровая операция исказит результат.
Проверьте, что оформлены все приёмы на работу, кадровые перемещения и отпуска сотрудника за весь период работы. Особое внимание — отпускам без сохранения зарплаты и отпускам по уходу за ребёнком: они влияют на стаж, дающий право на компенсацию. Если отпуска вводились «задним числом» после расчёта, компенсацию придётся пересчитывать вручную.
Также убедитесь, что за текущий месяц ещё не проведён итоговый документ «Начисление зарплаты работникам организаций» по этому сотруднику. Если зарплата уже начислена, сначала оформите увольнение, а затем перепроведите расчёт — иначе компенсация и окончательный расчёт могут задвоиться.
Создание кадрового приказа об увольнении
В «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» откройте меню «Кадровый учёт» → «Увольнение из организаций» (в УПП 1.3 путь аналогичный через интерфейс «Кадровый учёт»). Создайте новый документ кнопкой «Добавить».
В документе заполните организацию, дату документа и добавьте строку с сотрудником. Ключевые поля строки: дата увольнения (последний рабочий день), основание увольнения (статья ТК РФ) и при необходимости — основание в свободной форме. Поле «Дата увольнения» определяет, до какого дня сотруднику начисляется зарплата и как считается компенсация.
Проведите документ. После проведения программа прекращает все действующие начисления сотрудника с даты, следующей за датой увольнения, и делает запись в регистре сведений «Работники организаций» о расторжении договора. Сам сотрудник при этом остаётся в справочнике — это нормально и необходимо для истории учёта.
- 1Проверьте и введите все отсутствия и отпуска сотрудника за период работы
- 2Создайте документ «Увольнение из организаций», укажите дату и основание
- 3Проведите приказ и убедитесь, что запись о расторжении появилась в карточке сотрудника
- 4Создайте документ «Расчёт при увольнении» и заполните его автоматически
- 5Проверьте компенсацию отпуска, зарплату за отработанные дни и НДФЛ
- 6Проведите расчёт и сформируйте записку-расчёт Т-61
Расчёт при увольнении: компенсация и зарплата
Окончательный расчёт оформляется документом «Расчёт при увольнении сотрудника организаций» (меню «Расчёт зарплаты»). Укажите сотрудника и дату увольнения, затем нажмите «Заполнить» — программа автоматически подтянет остаток неиспользованного отпуска, рассчитает средний заработок и сумму компенсации.
На вкладке с оплатой проверьте количество дней компенсации. Программа определяет остаток отпуска по данным регистра «Фактические отпуска организаций» и кадровых приказов. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска — проверьте его сумму особенно внимательно.
Зарплата за отработанные дни месяца увольнения начисляется либо в этом же документе, либо в общем документе «Начисление зарплаты» — зависит от настроек и релиза конфигурации. Убедитесь, что сумма посчитана пропорционально отработанным дням по производственному календарю, а не за полный месяц.
Особые сценарии увольнения
Увольнение в середине месяца
Это стандартная ситуация: кадровый приказ и расчёт проводятся текущей датой, а итоговое начисление зарплаты по остальным сотрудникам в конце месяца проходит уже без уволенного. Главное — не проводить по уволенному повторный расчёт в общем документе начисления зарплаты, иначе суммы задвоятся.
Увольнение после отпуска с последующим увольнением
Если сотрудник берёт отпуск с последующим увольнением, сначала оформляется документ «Отпуска организаций» с видом «Отпуск с последующим увольнением», затем приказ об увольнении датой последнего дня отпуска. Расчёт отпускных производится до ухода в отпуск, а окончательный расчёт — в последний рабочий день перед отпуском.
Увольнение по сокращению штата
При сокращении в документе расчёта дополнительно заполняются выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. Укажите количество рабочих дней (или часов) в периоде сохранения заработка — программа рассчитает сумму от среднего заработка. Основание в приказе — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Сравнение вариантов
Подходит для увольнения в середине месяца. Даёт точный контроль, но требует ручной проверки дней компенсации.
Подходит, когда увольнение приходится на конец расчётного периода. Меньше документов, но проще пропустить задвоение сумм.
Применяется в изменённых конфигурациях. Требует проверки после каждого обновления релиза.
Проверка результата и печать форм
После проведения расчёта откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отображается состояние «Уволен» с корректной датой. Затем сформируйте расчётный листок за месяц увольнения: в нём должны быть видны зарплата за отработанные дни, компенсация (или удержание) за отпуск, НДФЛ и итог к выплате.
Из документа расчёта печатается записка-расчёт по форме Т-61, из кадрового приказа — приказ об увольнении по форме Т-8. Если организация использует самостоятельно разработанные формы, печатные макеты могут отличаться — проверьте наличие обязательных реквизитов.
Контрольная точка по налогам: сформируйте справку 2-НДФЛ по сотруднику за текущий год и сверьте, что доходы месяца увольнения вошли с правильными кодами (2000 — зарплата, 2013 — компенсация за отпуск в актуальных кодировках проверяйте по действующему справочнику кодов доходов).
Как проверить результат
Статус «Уволен», дата совпадает с приказом
Сотрудник числится работающим или дата не совпадает
Зарплата за фактически отработанные дни, компенсация, НДФЛ
Зарплата за полный месяц или отсутствует компенсация
Есть запись о расторжении договора
Записи нет — приказ не проведён
После расчёта остаток закрыт компенсацией или удержанием
Остаток не изменился — отпуска не были введены в базу
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — неверное количество дней компенсации из-за того, что отпуска оформлялись на бумаге, но не вводились в программу. Решение: перед увольнением сверьте данные регистра фактических отпусков с личной карточкой Т-2 и при расхождении введите недостающие документы.
Вторая ошибка — проведение увольнения «задним числом» в закрытом периоде после сдачи отчётности. Это меняет базу по налогам и взносам прошлых периодов и требует уточнённых расчётов. Если период закрыт, согласуйте корректировку с бухгалтерией до проведения документа.
Третья группа ошибок — техническая: попытка пометить сотрудника на удаление, ручная правка регистров вместо документов, перепроведение старых расчётов зарплаты после увольнения. Любая ручная правка регистров обходится дороже, чем корректное сторнирование документом.
Ограничения типовой конфигурации 8.2
Платформа 8.2 и конфигурации на ней (ЗУП 2.5, УПП 1.3) давно не получают новых законодательных изменений в полном объёме: свежие коды доходов, формы отчётности и ставки могут отсутствовать. Перед расчётом увольнения сверяйте применяемые коды и формы с актуальными требованиями.
Если база работает в файловом режиме, перед массовыми увольнениями (например, при ликвидации подразделения) сделайте копию и проверьте расчёт на нескольких сотрудниках. При большом объёме документов полезно использовать групповую обработку строк в документе «Увольнение из организаций» — он позволяет уволить списком.
При переходе на актуальные версии (ЗУП 3.1 на платформе 8.3) данные об уволенных переносятся вместе с историей, поэтому корректное документальное оформление сейчас — это инвестиция в чистую миграцию позже.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С 8.2 — это всегда два документа: кадровый приказ «Увольнение из организаций» и «Расчёт при увольнении». Сотрудника не удаляют из справочника. Перед расчётом проверяют отпуска, после — расчётный листок, регистр работников и коды доходов в НДФЛ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отменить ошибочно проведённое увольнение?
Да. Откройте документ «Увольнение из организаций» и отмените его проведение, затем отмените проведение расчёта при увольнении. Запись о расторжении договора исчезнет из регистра, и сотрудник снова будет числиться работающим. Если расчёт уже отражён в выплатах или отчётности, сначала сторнируйте связанные документы.
Почему программа не считает компенсацию за отпуск?
Чаще всего в базе нет данных о фактических отпусках или не заполнен вид расчёта компенсации. Проверьте регистр фактических отпусков, наличие начисления «Компенсация отпуска при увольнении» в плане видов расчёта и корректность даты увольнения в документе расчёта.
Как уволить сотрудника, который не работал ни одного дня?
Оформите обычный приказ об увольнении, а документ расчёта создавайте только если есть что начислять. Если отработанных дней нет, компенсация и зарплата будут нулевыми — достаточно кадрового приказа и записи в трудовой книжке.
Нужно ли увольнять сотрудника, переведённого в другую организацию?
Если организации — разные юридические лица, да: в одной организации оформляется увольнение в порядке перевода, в другой — приём на работу. Кадровое перемещение внутри одной организации увольнением не является и оформляется документом «Кадровое перемещение».
Что делать, если увольнение нужно оформить прошлым месяцем, а период закрыт?
Сначала согласуйте с бухгалтерией необходимость уточнённой отчётности по налогам и взносам. Затем проведите документы реальной датой увольнения, пересчитайте зарплату и НДФЛ за тот период и подайте уточнённые формы. Проводить увольнение текущей датой «для удобства» нельзя — это искажает кадровый учёт.
Где посмотреть всех уволенных за период?
Используйте журнал документов «Увольнение из организаций» с отбором по периоду или кадровый отчёт «Списки работников организаций» с настройкой по состоянию «Уволенные». В ЗУП 2.5 также доступен отчёт «Штатная расстановка» с историей изменений.