Другое · 10 мин
Как уволить сотрудника по договору ГПХ в 1С
Как правильно завершить договор ГПХ в 1С:ЗУП: документ «Увольнение», акт выполненных работ, проверка взносов, отчёты в СФР и типичные ошибки при закрытии договора.
Завершение договора гражданско-правового характера в 1С отличается от увольнения штатного сотрудника: нет приказа по форме Т-8, записи в трудовую книжку и компенсации отпуска, но есть свои особенности — акт выполненных работ, окончательный расчёт по договору и отражение периода в отчётности по взносам. Если оформить разрыв неправильно, подрядчик останется «висящим» в базе, а в отчётах появятся ошибки по персонифицированным сведениям.
Материал ориентирован на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — именно там ведётся полноценный учёт ГПХ. В 1С:Бухгалтерии механизм проще и описан отдельно. Инструкция подходит для договоров подряда, оказания услуг и авторских договоров, отражённых документом «Договор (работы, услуги)» или «Договор (авторский)».
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия базы, а все начисления по договору проведены. Это исключит ситуацию, когда договор закрыт, а часть суммы осталась нерассчитанной.
Чем завершение ГПХ отличается от обычного увольнения в 1С
Договор ГПХ регулируется Гражданским кодексом, а не Трудовым, поэтому в программе нет привычных кадровых атрибутов: не формируется приказ Т-8, не делается запись в трудовую книжку, не рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие. Отношения прекращаются по основаниям, указанным в самом договоре: истечение срока, выполнение работ, соглашение сторон.
При этом страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование с выплат по ГПХ начисляются, а значит, даты начала и окончания договора обязательно попадают в персонифицированные сведения о физлицах и расчёт по взносам. Именно поэтому корректное закрытие договора в базе — это не формальность, а требование к отчётности.
Ещё одно отличие: подрядчик по ГПХ не получает статус «уволен» в полном смысле — в 1С:ЗУП у него просто закрывается действующий договор. Если с тем же человеком позже заключат новый договор, он оформляется заново, без «восстановления».
Что проверить до закрытия договора
Прежде чем создавать документ увольнения, пройдите по контрольному списку. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Договоры ГПХ» — убедитесь, что закрываете именно тот договор: у одного физлица может быть несколько действующих договоров одновременно.
Проверьте, что все акты выполненных работ по договору введены и проведены (документ «Акт приемки выполненных работ» в разделе «Зарплата»). Если работа принята, но акт не оформлен, сумма не попадёт в расчёт, и после закрытия договора начислить её штатным способом будет сложнее.
Также сверьте выплаты: все ли начисленные суммы фактически выплачены подрядчику и удержан ли НДФЛ. Окончательный расчёт по договору должен быть произведён в сроки, предусмотренные самим договором и законодательством о НДФЛ.
Как проверить готовность к закрытию
Все акты по договору проведены, суммы совпадают с договором
Есть непроведённые акты или работы приняты, но не оформлены
Вознаграждение выплачено, НДФЛ удержан и отражён
Есть задолженность перед подрядчиком или неудержанный налог
Закрывается конкретный договор, остальные действуют
У физлица несколько договоров, есть риск закрыть не тот
Как оформить увольнение по договору ГПХ в 1С:ЗУП 3.1
Основной инструмент — документ «Увольнение». Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → журнал «Увольнения» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» выберите физлицо, с которым заключён договор ГПХ.
Программа покажет действующие договоры этого человека. Выберите нужный договор ГПХ, затем в поле «Основание увольнения» укажите «Расторжение договора ГПХ». В поле «Дата увольнения» поставьте день, когда договор прекращает действие, — обычно это дата акта о выполненных работах или дата, указанная в соглашении о расторжении.
На вкладке с начислениями проверьте, что программа корректно подтянула остатки по договору. Если окончательный расчёт ещё не производился, его можно выполнить прямо в документе увольнения — начислить оставшуюся сумму вознаграждения и исчислить НДФЛ и взносы. После заполнения проведите документ.
- 1Проведите все акты выполненных работ по договору (раздел «Зарплата»)
- 2Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Увольнения» → «Создать»
- 3Выберите сотрудника и конкретный договор ГПХ
- 4Укажите основание «Расторжение договора ГПХ» и дату прекращения
- 5Проверьте начисления, НДФЛ и взносы на вкладках документа
- 6Проведите документ и при необходимости сформируйте ведомость на окончательную выплату
- 7Проверьте, что договор исчез из списка действующих в карточке сотрудника
Окончательный расчёт: акты, НДФЛ и взносы
Если по договору были периодические этапы, последний акт оформляется как обычно — документом «Акт приемки выполненных работ». Начисление по нему попадает в ближайший расчёт зарплаты либо в документ увольнения, если вы рассчитываете подрядчика в день закрытия договора.
НДФЛ с вознаграждения по ГПХ удерживается при каждой выплате. Проверьте в документе увольнения или в отчёте «Анализ НДФЛ», что налог исчислен с полной суммы вознаграждения и удержан при выплате. Если подрядчику предоставлялись вычеты (например, профессиональный вычет по авторскому договору), убедитесь, что они применены корректно.
Страховые взносы на ОПС и ОМС начисляются на выплаты по ГПХ в общем порядке, а взносы на травматизм и социальное страхование по временной нетрудоспособности — только если это прямо предусмотрено договором. Настройка проверяется в учётной политике и в самом договоре. Неверный флаг по взносам — частая причина расхождений в расчёте РСВ.
Как завершить ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового документа «Увольнение» для ГПХ. Договор оформляется через справочник «Договоры» контрагента-физлица либо через документ «Начисление зарплаты» с видом расчёта по ГПХ, в зависимости от настроек учёта. Завершение сводится к тому, что по договору больше не создаются начисления, а в карточке договора указывается дата окончания, если она предусмотрена конфигурацией.
Если учёт зарплаты в Бухгалтерии ведётся в режиме «подрядчики через документы ГПХ», проверьте, что в последнем месяце действия договора начисление и выплата отражены, а НДФЛ и взносы попали в регистры. Для надёжности сверьте обороты по счету 76 или 70 (в зависимости от настройки) с данными договора.
Сравнение вариантов
Полноценное закрытие документом «Увольнение» с основанием «Расторжение договора ГПХ», автоматический расчёт НДФЛ и взносов, корректные данные для персонифицированной отчётности.
Отдельного увольнения нет: договор завершается прекращением начислений и указанием даты окончания. Подходит при небольшом числе подрядчиков, но требует ручного контроля регистров.
Кадровые операции выполняются в ЗУП, в Бухгалтерию переносятся только проводки. Увольнение делайте только на стороне ЗУП, иначе возникнут расхождения при обмене.
Проверка результата и отчётность после закрытия
После проведения увольнения откройте карточку сотрудника: в списке договоров ГПХ закрытый договор должен отображаться как завершённый, а в списке действующих — отсутствовать. Если договор остался активным, проверьте, проведён ли документ увольнения и та ли дата указана.
Сформируйте отчёт «Персонифицированные сведения о физлицах» за период, в котором закрыт договор: период работы по ГПХ должен быть отражён с датами начала и окончания. В расчёте по страховым взносам выплаты подрядчика попадают в соответствующие разделы до даты расторжения.
Не забудьте про справку о заработке: при расторжении ГПХ подрядчику выдают сведения о выплатах и взносах (бывшая справка 2-НДФЛ для физлица формируется из раздела «Отчётность, справки»). Сформируйте её сразу, пока данные под рукой.
Частые вопросы
Нужно ли делать запись в трудовую книжку при расторжении ГПХ?
Нет. Договор ГПХ не является трудовым, сведения о нём в трудовую книжку и в ЭТК не вносятся. В 1С при основании «Расторжение договора ГПХ» программа не формирует кадровые печатные формы по трудовому праву.
Что делать, если договор ГПХ закрыт, а потом нашлась невыплаченная сумма?
Отмените проведение документа «Увольнение», проведите акт и расчёт, затем оформите увольнение заново с той же датой. Альтернатива — заключить новый договор на оставшуюся сумму, но это искажает историю отношений и применяется только когда отмена невозможна.
Начисляются ли взносы на травматизм по договору ГПХ?
Только если это прямо предусмотрено условиями договора. В 1С:ЗУП соответствующий признак задаётся в настройках договора и учётной политике — проверьте его перед окончательным расчётом, чтобы не доначислить или не потерять взносы.
Можно ли закрыть договор ГПХ задним числом?
Технически можно, но если период уже закрыт отчётностью, потребуется корректировка персонифицированных сведений и, возможно, РСВ. Безопаснее оформлять увольнение в текущем периоде с фактической датой расторжения.
Как уволить подрядчика, если с ним одновременно есть трудовой договор?
Договор ГПХ и трудовой договор в 1С существуют независимо. В документе «Увольнение» выберите именно договор ГПХ — трудовые отношения это не затронет, сотрудник продолжит числиться в штате.
Где взять справку о доходах для бывшего подрядчика?
В 1С:ЗУП откройте «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам» и сформируйте справку о доходах и суммах налога физического лица. Данные по выплатам ГПХ подтянутся автоматически, если все документы были проведены до увольнения.
Что важно запомнить
Договор ГПХ в 1С:ЗУП закрывается документом «Увольнение» с основанием «Расторжение договора ГПХ» — после проведения всех актов и окончательного расчёта. Проверьте НДФЛ, взносы, отражение периода в персонифицированных сведениях и выдайте подрядчику справку о выплатах. При синхронизации с Бухгалтерией все кадровые операции выполняйте только в ЗУП.