Как уволить сотрудника по договору ГПХ в 1С ЗУП

Прекращение договора гражданско-правового характера в 1С:ЗУП отличается от увольнения штатного сотрудника: у подрядчика нет трудовой книжки, отпусков и компенсаций, но есть обязательные начисления по актам, взносы и отчетность в СФР. Если просто перестать начислять оплату, физлицо останется «висячим» в базе, а программа продолжит включать его в отчеты и персонифицированные сведения.

Ключевой момент: договор ГПХ не «увольняется» в строгом смысле — у него заканчивается срок действия либо он расторгается досрочно. В ЗУП для этого используется документ «Увольнение», который фиксирует дату прекращения отношений и останавливает плановые начисления по договору. Ниже разобран полный порядок: от проверки незакрытых актов до контроля отчетности.

Важно понимать, что окончательный расчет по ГПХ — это оплата по актам выполненных работ, а не «зарплата плюс компенсация отпуска». Однако НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм, если они не предусмотрены договором) начисляются в обычном порядке, и программа должна увидеть, что обязательств перед подрядчиком больше нет.

Проверьте условия договора и незакрытые обязательства

Перед оформлением прекращения откройте карточку сотрудника и сам документ «Договор (работы, услуги)» или «Договор подряда». Уточните дату окончания, указанную в договоре: если срок еще не наступил, прекращение оформляется как досрочное расторжение по соглашению сторон, и это должно быть подтверждено первичным документом — дополнительным соглашением или актом.

Далее проверьте, все ли акты выполненных работ введены и оплачены. Откройте «Зарплата» → «Все начисления» либо журнал документов начисления по договорам ГПХ и отфильтруйте по сотруднику. Неоплаченные акты нужно закрыть до или одновременно с увольнением, иначе в расчетном листке останется задолженность, а ведомости придется формировать уже после прекращения договора.

Отдельно проверьте авансы подрядчику. Если по договору выплачивался аванс, а работы приняты не полностью, возможна ситуация переплаты — ее нужно урегулировать до окончательного расчета, потому что удержать излишне выплаченное с подрядчика после прекращения договора значительно сложнее, чем с штатного сотрудника.

Создайте документ «Увольнение» для подрядчика

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». В поле сотрудника выберите подрядчика: программа покажет его договор ГПХ, если он действует. Если у физлица одновременно есть трудовой договор и договор ГПХ, убедитесь, что прекращаете именно ГПХ — в документе отражается конкретное место работы или договор.

Укажите дату прекращения договора. Для ГПХ это дата окончания срока по договору либо дата из соглашения о расторжении. Поля, характерные для трудовых отношений — статья ТК, компенсация отпуска, выходное пособие — для подрядчика не заполняются или недоступны, поскольку нормы Трудового кодекса на отношения ГПХ не распространяются.

Проведите документ. После проведения программа прекращает действие плановых начислений по договору с указанной даты. Если начисление по договору выполнялось документами «Договор (работы, услуги)» с автоматическим расчетом — проверьте, что в следующем расчетном периоде подрядчик не появляется в документе «Начисление зарплаты и взносов».

1. 1
   Проверьте договор ГПХ: срок, основание прекращения, наличие соглашения о расторжении
2. 2
   Введите и проведите все акты выполненных работ, причитающиеся подрядчику
3. 3
   Создайте документ «Увольнение», выберите подрядчика и укажите дату прекращения договора
4. 4
   Проведите документ и проверьте, что плановые начисления остановлены
5. 5
   Сформируйте и выплатите окончательный расчет ведомостью
6. 6
   Проверьте отчетность: персонифицированные сведения и ЕФС-1 с событием прекращения договора

Окончательный расчет: акты, НДФЛ и взносы

Оплата по договору ГПХ начисляется документами «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или автоматически в «Начислении зарплаты и взносов» — в зависимости от настроек учетной политики и способа отражения договора. Перед увольнением убедитесь, что последний акт введен за период до даты прекращения включительно.

С выплат по ГПХ удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности на выплаты подрядчикам не начисляются, взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. Проверьте эти настройки в карточке договора: ошибка в признаке обложения приводит к неверной отчетности по взносам.

Выплату оформите стандартной ведомостью («Выплаты» → «Ведомости в банк/кассу»). Если ведомость формируется после проведения увольнения, программа подберет задолженность перед подрядчиком автоматически. После выплаты сформируйте расчетный листок и сверьте: начислено по актам минус НДФЛ должно равняться выплаченной сумме.

Отчетность при прекращении договора ГПХ

Прекращение договора ГПХ — страховое событие, о котором нужно сообщить в Социальный фонд России. В ЗУП формируется подраздел ЕФС-1 с событием «Прекращение ГПД» (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»). Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после прекращения договора, это требование законодательства о персонифицированном учете.

Кроме того, подрядчик попадает в персонифицированные сведения о физлицах за месяц, в котором были начисления, и в расчет по страховым взносам. Проверьте, что суммы по актам, НДФЛ и взносам попали в соответствующие разделы отчетов. Если акт проведен после отправки отчетности — потребуется уточненка.

Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) формируется в программе по запросу: «Отчетность, справки» → «Справки о доходах». Подрядчик вправе запросить ее, и данные должны совпадать с расчетным листком и реестром выплат.

Проверка результата и типичные ошибки

После всех действий выполните контрольную проверку. Откройте карточку сотрудника: договор ГПХ должен иметь статус прекращенного, дата окончания — соответствовать документу. В «Начислении зарплаты и взносов» следующего месяца подрядчика быть не должно. В отчете «Остатки задолженности по зарплате» или расчетном листке не должно быть ни долга организации, ни переплаты.

Наиболее частые ошибки: увольнение проведено раньше последнего акта (акт попадает в период после прекращения и ломает отчетность), не подано событие в ЕФС-1, дублирование физлица в справочнике (два элемента справочника «Физические лица» для одного человека разрывают учет НДФЛ) и попытка оформить прекращение через «Кадровый перевод» вместо «Увольнения».

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус договора в карточке сотрудника

Норма

Договор прекращен, дата окончания совпадает с документом

Тревожный признак

Договор действует, дата пустая или неверная

Начисление зарплаты следующего месяца

Норма

Подрядчик не попадает в документ

Тревожный признак

Подрядчик подбирается в табличную часть

Расчетный листок

Норма

Задолженность и переплата равны нулю

Тревожный признак

Остаток долга или отрицательная сумма

ЕФС-1

Норма

Событие «Прекращение ГПД» отправлено в срок

Тревожный признак

События нет или оно отклонено фондом

Особые ситуации

Повторный договор с тем же физлицом

Если с подрядчиком планируется новый договор, не создавайте новое физлицо — используйте существующий элемент справочника. Новый договор оформляется документом «Договор (работы, услуги)» на того же сотрудника после прекращения предыдущего. Это сохраняет непрерывность учета НДФЛ и взносов нарастающим итогом.

Расторжение без выполненных работ

Если договор расторгается, а работы не выполнялись и оплаты не было, достаточно документа «Увольнение» с датой расторжения. Начислений не будет, но событие в ЕФС-1 подать все равно нужно, если договор уже был зарегистрирован как заключенный.

Подрядчик одновременно штатный сотрудник

Когда физлицо работает по трудовому договору и параллельно по ГПХ, прекращайте только договор ГПХ. В документе «Увольнение» проверьте, какое именно рабочее место закрывается. Ошибка здесь критична: прекращение трудового договора вместо ГПХ повлечет неверный расчет компенсаций и кадровую отчетность.

Удобно завести привычку сверять подрядчиков перед закрытием месяца: отчет по договорам ГПХ с фильтром по дате окончания покажет, чьи договоры истекают. Так события в ЕФС-1 подаются вовремя, а не задним числом, когда фонд уже запросил пояснения.

Частые вопросы

Можно ли прекратить договор ГПХ задним числом?

Технически документ «Увольнение» можно провести прошлой датой, но если за этот период уже отправлена отчетность, потребуются уточненные ЕФС-1, персонифицированные сведения и, возможно, расчет по взносам. Безопаснее оформлять прекращение в текущем периоде с фактической датой расторжения.

Нужно ли платить компенсацию за неиспользованный отпуск подрядчику?

Нет. Отпуска и компенсации за них — гарантии Трудового кодекса, на отношения ГПХ они не распространяются. Окончательный расчет подрядчика — только оплата принятых по актам работ или услуг за вычетом НДФЛ.

Что делать, если подрядчик не подписывает акт?

Без подписанного акта основание для выплаты спорное. Зафиксируйте факт отказа, направьте акт повторно с уведомлением и при необходимости подпишите односторонний акт, если это допускает договор. В программе начисление вводится на основании документированно принятого объема работ.

Почему уволенный подрядчик все равно попадает в отчеты?

Это нормально для периодов, в которых были начисления или выплаты: персонифицированные сведения и РСВ включают всех, кому начислялся доход. Если подрядчик появляется в отчете за месяц после прекращения без начислений — проверьте, не проведен ли акт или ведомость более поздней датой.

Как оформить, если договор ГПХ заключен с самозанятым?

Самозанятые (плательщики НПД) в ЗУП обычно не регистрируются как подрядчики для начисления НДФЛ и взносов — налог они платят сами через «Мой налог». Выплаты им отражаются в учете оплаты, а кадровое прекращение через «Увольнение» не требуется, если договор не был заведен в кадровом учете.