Другое · 11 мин
Как уволить работника в 1С: полная инструкция
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С:ЗУП: документ «Увольнение», расчёт компенсации, НДФЛ, взносы, отчёты и типичные ошибки кадровиков.
Увольнение сотрудника в программах 1С — это не просто установка даты в карточке работника. Корректное оформление включает кадровый документ, окончательный расчёт зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов и передачу сведений в отчётность. Ошибка на любом из этапов приводит к неверным выплатам, штрафам по отчётности и претензиям со стороны бывшего работника.
Основной инструмент для этой операции в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — документ «Увольнение». Он объединяет кадровое и расчётное оформление: создаёт приказ по форме Т-8, рассчитывает компенсацию, формирует начисления и удержания за последний месяц работы. В простых конфигурациях вроде 1С:Бухгалтерии увольнение оформляется проще, но без полноценного расчёта компенсаций.
Ниже разобран полный цикл: от подготовительных проверок до сдачи отчётности после увольнения, с типичными ошибками и способами их исправления.
Подготовка: что проверить до оформления увольнения
До создания документа убедитесь, что в программе нет незакрытых обязательств перед сотрудником. Проверьте задолженность по зарплате за прошлые периоды, неотпущенные авансы, невозвращённые подотчётные суммы и непогашенные займы. Всё это должно быть учтено при окончательном расчёте, иначе после увольнения взыскать суммы будет сложнее.
Также проверьте остаток отпусков. В ЗУП остаток считается автоматически на основании документов отпусков, но если учёт вёлся не с начала работы сотрудника, введите начальные остатки через документ «Начальная штатная расстановка» или вручную в карточке сотрудника. Неверный остаток — самая частая причина неправильной компенсации.
Уточните дату увольнения и основание: по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению штата. От основания зависят выплаты: при сокращении, например, положено выходное пособие, которое облагается НДФЛ и взносами по особым правилам.
Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одновременно (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу работников одним приказом.
В документе укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. В поле «Основание увольнения» выберите статью Трудового кодекса из выпадающего списка — она попадёт в приказ Т-8 и в сведения о трудовой деятельности. При необходимости заполните реквизиты заявления или другого документа-основания.
На вкладке «Компенсации отпуска» программа автоматически покажет остаток дней отпуска и предложит компенсацию. Если сотрудник использовал отпуск авансом, здесь же появится удержание за неотработанные дни — проверьте, что переключатель стоит в правильном положении: «Компенсировать» или «Удержать».
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска и начисления за месяц
- 4Проведите документ и сформируйте приказ Т-8 для печати
- 5Проверьте расчётный листок: начисления, НДФЛ, взносы, сумма к выплате
Окончательный расчёт: зарплата, компенсация, выходное пособие
Документ «Увольнение» в ЗУП сам рассчитывает зарплату за отработанные дни последнего месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Расчёт компенсации выполняется по среднему заработку за последние 12 месяцев — его можно посмотреть и при необходимости скорректировать по кнопке с суммой среднего заработка в документе.
Если сотрудник увольняется по сокращению штата или по соглашению сторон с выплатой пособия, добавьте выходное пособие на соответствующей вкладке документа. Пособие в пределах установленных законом норм не облагается НДФЛ и взносами; суммы сверх норм облагаются в общем порядке. Программа применяет эти правила автоматически, если вид начисления настроен корректно.
Все выплаты при увольнении должны быть выданы в последний рабочий день сотрудника. В программе это оформляется ведомостью на выплату с признаком «Окончательный расчёт», чтобы сроки уплаты НДФЛ определились правильно.
НДФЛ и страховые взносы при увольнении
НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска удерживается в полном объёме при выплате окончательного расчёта. Дата фактического получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами полностью, в отличие от некоторых других выплат при увольнении.
Страховые взносы начисляются на все облагаемые выплаты в месяце увольнения в обычном порядке. Документ «Увольнение» сам начисляет взносы, если в настройках учётной политики это предусмотрено; в противном случае взносы доначислятся документом «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц — следите, чтобы двойного начисления не произошло.
После выплаты проверьте, что удержанный НДФЛ попал в отчёт 6-НДФЛ за соответствующий период, а данные о взносах — в расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения. Раздел 3 РСВ по уволенному заполняется за тот квартал, в котором он получил последние выплаты.
Кадровые документы и сведения о трудовой деятельности
Из проведённого документа «Увольнение» распечатайте приказ по унифицированной форме Т-8 (или Т-8а для списочного увольнения). С сотрудником нужно ознакомить его под подпись. Также сформируйте записку-расчёт по форме Т-61 — она доступна в печатных формах документа.
Сведения о прекращении трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) в составе формы ЕФС-1. Отчёт нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В ЗУП форма заполняется автоматически на основании кадрового документа — проверьте дату, основание увольнения и наименование должности.
Если сотрудник вёл электронную трудовую книжку, запись об увольнении попадает именно в ЕФС-1. При бумажной трудовой книжке запись вносится вручную по общим правилам, а электронные сведения всё равно передаются, если сотрудник подавал заявление о переходе на ЭТК.
Увольнение в 1С:Бухгалтерии и частные сценарии
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного расчётного документа увольнения нет. Порядок такой: в справочнике «Сотрудники» откройте карточку работника и укажите дату увольнения по ссылке «Оформить увольнение» (в свежих релизах) или вручную в поле «Уволен». Зарплата за последний месяц начисляется обычным документом «Начисление зарплаты», а компенсацию отпуска придётся рассчитать вне программы и ввести вручную отдельным начислением.
Отдельные сценарии требуют внимания. Увольнение в отпуске с последующим увольнением: сначала оформляется отпуск, датой увольнения указывается последний день отпуска, но расчёт производится в последний рабочий день. Увольнение в период больничного: дата увольнения не переносится, пособие по нетрудоспособности оплачивается полностью, включая дни после увольнения в установленных законом случаях.
Если документ увольнения создан ошибочно, не удаляйте его при сданной отчётности — сначала отмените связанные сведения в ЕФС-1 корректирующей формой, затем отмените проведение документа. При несданной отчётности достаточно пометить документ на удаление и восстановить кадровое состояние сотрудника.
Сравнение вариантов
Полный цикл: документ «Увольнение» сам считает компенсацию, НДФЛ, взносы и формирует Т-8 и ЕФС-1. Подходит организациям с регулярными кадровыми операциями.
Только кадровая отметка об увольнении; компенсацию отпуска нужно считать вручную и вводить отдельным начислением. Подходит микробизнесу с редкими увольнениями.
Компенсация считается в калькуляторе или Excel, сумма вводится в программу вручную. Риск арифметических ошибок и расхождений с отчётностью — используйте только как временную меру.
Проверка результата после увольнения
После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска (или удержание), удержанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сверьте её с фактически выплаченной суммой по ведомости.
Проверьте, что сотрудник больше не попадает в штатное расписание как действующий работник и не включается в начисление зарплаты следующих месяцев. В отчёте «Остатки отпусков» по уволенному остаток должен быть нулевым (или закрытым компенсацией/удержанием).
Как проверить результат
Есть зарплата, компенсация, НДФЛ; сумма к выплате совпадает с ведомостью
Пустой листок, отсутствует компенсация или сумма не сходится с выплатой
В карточке указана дата увольнения, в начисление зарплаты не попадает
Сотрудник числится работающим, программа предлагает начислить ему зарплату
ЕФС-1 отправлен в срок, выплаты попали в 6-НДФЛ и РСВ
Сведения не сформированы или выплаты отсутствуют в отчётах
Частые вопросы
Можно ли отменить увольнение в 1С, если сотрудник передумал?
Да, если отчётность ещё не сдана: отмените проведение документа «Увольнение» и пометьте его на удаление — кадровое состояние восстановится. Если ЕФС-1 уже отправлен, сначала подайте в СФР корректирующую форму с отменой сведений о прекращении трудовой деятельности, и только потом отменяйте документ в программе.
Почему программа не рассчитывает компенсацию отпуска?
Чаще всего причина в нулевом остатке отпуска: либо отпуска действительно использованы, либо не введены начальные остатки при старте учёта в программе. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и справку по отпускам в карточке сотрудника. Вторая причина — неверно указанная дата увольнения, из-за которой стаж на отпуск считается неполным.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По инициативе работодателя уволить работника в период нетрудоспособности нельзя, а по собственному желанию — можно. В программе оформите документ «Увольнение» с фактической датой; больничный лист введите отдельным документом, пособие будет начислено включая дни после увольнения, если это предусмотрено законом.
Что делать, если расчёт уже выплачен, а ошибка в компенсации обнаружилась позже?
Введите документ-исправление или дополнительное начисление (доначисление) текущим периодом с отражением в уточнённых отчётах 6-НДФЛ и РСВ за период увольнения. Сумму недоплаты перечислите бывшему работнику; удержать переплату без его согласия можно только в строго ограниченных законом случаях.
Нужно ли увольнять внешнего совместителя отдельным документом?
Да. Каждый трудовой договор в 1С оформляется отдельным сотрудником (элементом справочника), поэтому совместительство прекращается своим документом «Увольнение» со своим расчётом компенсации. Если человек увольняется и с основного места, и с совместительства, создайте два документа.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, который сам считает зарплату, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы. Ключевые точки контроля: верный остаток отпусков, ведомость «Окончательный расчёт», своевременная отправка ЕФС-1 и проверка попадания выплат в 6-НДФЛ и РСВ.