Как уволить работника в 1С: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в 1С — это не просто установка галочки «уволен» в карточке. Корректное оформление включает кадровый документ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания, начисление НДФЛ и страховых взносов, а также отражение данных в отчётности. Если пропустить хотя бы один шаг, в учёте останутся ошибки: сотрудник продолжит попадать в отчёты, остатки отпусков будут неверными, а расчёт придётся переделывать.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный документ «Увольнение», который совмещает кадровую и расчётную части. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены: кадровый приказ создаётся, но расчёт компенсации часто выполняется вручную или через отдельные документы. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на ЗУП, поскольку именно эта конфигурация чаще всего используется для кадрового учёта.

Перед оформлением убедитесь, что у вас актуальный релиз конфигурации, введены все начисления и отсутствия сотрудника за расчётный период, а дата увольнения согласована с реальным приказом. Расхождение даты в программе и в бумажном приказе — типичная причина ошибок в отчётности.

Что проверить перед оформлением увольнения

Прежде чем создавать документ, соберите исходные данные. Ошибки на этом этапе потом приходится исправлять сторнирующими документами, что усложняет учёт.

Проверьте следующее:

• дату увольнения — она должна совпадать с приказом и заявлением сотрудника;
• остаток неиспользованного отпуска — откройте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» и сверьте с данными сотрудника;
• непогашенные авансы, займы, подотчётные суммы — их нужно удержать при расчёте или оформить отдельно;
• все начисления за текущий месяц — если зарплата за месяц увольнения ещё не начислена, документ «Увольнение» рассчитает её автоматически за фактически отработанное время;
• основание увольнения — статья ТК РФ, которая указывается в документе и печатной форме приказа.

Как создать документ «Увольнение» в 1С:ЗУП

Основной инструмент — документ «Увольнение» в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите «Увольнение».

Заполните поля документа:

1. Организация и сотрудник — выберите из справочника. Если увольняется совместитель, убедитесь, что выбрано нужное место работы.
2. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника. Именно на эту дату рассчитывается зарплата и компенсация.
3. Основание увольнения — статья и пункт ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию).
4. Компенсация отпуска — программа подставляет количество дней автоматически из регистра остатков. Сверьте с отчётом «Остатки отпусков». Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание.

На вкладках «Начисления и удержания», «НДФЛ» и «Взносы» документ показывает полный расчёт: зарплату за отработанные дни, компенсацию, удержания, налог. Суммы можно развернуть и проверить детализацию по каждому показателю.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации отпуска
4. 4
   Откройте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» и сверьте суммы
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
6. 6
   Проверьте, что сотрудник исчез из списков работающих, а расчёт попал в ведомость на выплату

Как уволить нескольких сотрудников одним документом

Если увольняется группа (например, при сокращении или ликвидации подразделения), используйте документ «Увольнение списком». Он находится там же — в журнале «Приемы, переводы, увольнения» при создании документа выберите соответствующий вид.

В табличную часть добавьте сотрудников, для каждого укажите дату увольнения и основание. Расчёт компенсаций программа выполнит по каждому сотруднику отдельно, а печатные формы приказов формируются пакетно. Это экономит время, но требует внимательности: ошибка в одной строке потом ищется дольше, чем при индивидуальном оформлении.

Особенности увольнения по сокращению

При сокращении штата помимо компенсации отпуска начисляется выходное пособие и, при необходимости, сохраняемый заработок на период трудоустройства. В ЗУП эти суммы рассчитываются в том же документе «Увольнение» — убедитесь, что в настройках начислений активны виды расчёта «Выходное пособие» и «Сохраняемый заработок». Необлагаемый НДФЛ лимит (трёхкратный средний заработок) программа контролирует автоматически.

Расчёт компенсации и окончательного расчёта

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Программа делает это сама, но расчётчик обязан проверить состав расчётного периода: не должно быть неучтённых премий, ошибочно включённых больничных или отсутствий.

Количество дней компенсации определяется пропорционально отработанному времени. Если сотрудник отработал неполный месяц, дни округляются по правилам, заданным в настройках учётной политики. Проверьте, какой вариант округления выбран в вашей базе, — от этого зависит итоговая сумма.

Окончательный расчёт включает зарплату за фактически отработанные дни месяца увольнения, компенсацию отпуска, премии и удержания (алименты, займы, неотработанные авансы). Все суммы видны на вкладке «Начисления и удержания» документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Равен нулю или отражает только неиспользованные дни, за которые выплачена компенсация

Тревожный признак

Остались дни отпуска — компенсация рассчитана не полностью

Сотрудник в списках

Норма

В отчёте «Штатное расписание» и списке сотрудников отображается как уволенный с датой

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим — документ не проведён или дата не заполнена

НДФЛ и взносы

Норма

Налоги отражены в учёте датой увольнения и попадают в регистры

Тревожный признак

Суммы не видны в отчётах — проверьте дату получения дохода в документе

Как оформить увольнение в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощён. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение». Укажите сотрудника, дату и основание. Приказ по форме Т-8 печатается из документа.

Ограничение: автоматический расчёт компенсации за отпуск в типовой Бухгалтерии либо отсутствует, либо требует ручного ввода количества дней. Расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения: добавьте сотруднику начисление «Компенсация отпуска при увольнении» и укажите дни вручную. Средний заработок для таких случаев часто считают вне программы или вспомогательными отчётами.

Если в компании регулярно оформляются увольнения и кадровый учёт ведётся полноценно, рассмотрите переход на ЗУП с синхронизацией данных в Бухгалтерию — это снимает проблему ручных расчётов.

ЗУП или Бухгалтерия для увольнений

1С:ЗУП

Полный расчёт: компенсация, средний заработок, выходные пособия, НДФЛ и взносы автоматически. Подходит при штате от нескольких десятков человек и регулярных кадровых операциях.

1С:Бухгалтерия

Кадровый приказ оформляется, но компенсацию и средний заработок часто считают вручную. Допустимо для микробизнеса с редкими увольнениями.

Выплата расчёта и отражение в учёте

После проведения документа «Увольнение» суммы к выплате попадают в ведомость. Создайте ведомость (в банк, кассу или на зарплатный проект) с видом выплаты «Увольнение» — программа подберёт рассчитанные суммы. По общему правилу расчёт выдаётся в последний рабочий день сотрудника.

НДФЛ с компенсации удерживается при выплате, срок перечисления — не позднее следующего рабочего дня. Страховые взносы начисляются на компенсацию в общем порядке; выходное пособие в пределах необлагаемого лимита взносами не облагается. Проверьте, что суммы корректно отразились в отчётах «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» за месяц увольнения.

Не забудьте про электронные документы: при увольнении формируется сведение о прекращении трудовой деятельности для передачи в СФР (форма ЕФС-1, подраздел по увольнению), а также сведения о страховом стаже. В ЗУП эти формы готовятся в разделе «Отчетность, справки».

Типичные ошибки и как их исправить

Ошибки при увольнении исправимы, но чем позже они обнаружены, тем сложнее корректировка. Вот самые частые ситуации.

Если ошибку нашли после сдачи отчётности, потребуется корректировочная форма: уточнённый расчёт по взносам, корректировка 6-НДФЛ или ЕФС-1. Поэтому перед сдачей отчётов за период полезно сформировать список уволенных и сверить его с бумажными приказами.

Проверка результата после увольнения

Финальный контроль занимает несколько минут и избавляет от проблем при проверках. Выполните такие шаги:

• сформируйте отчёт «Список сотрудников» — уволенный должен отображаться с датой увольнения и не попадать в список работающих;
• проверьте «Остатки отпусков» — по уволенному сотруднику не должно быть нескомпенсированных дней;
• откройте карточку расчётов с сотрудником («Отчеты» → «Расчетный листок») — задолженность по зарплате должна быть закрыта выплатой;
• убедитесь, что в подготовленных формах ЕФС-1 и персонифицированных сведениях сотрудник отражён корректно.

Частые вопросы

Можно ли отменить уже проведённое увольнение?

Да. Найдите документ в журнале «Приемы, переводы, увольнения» и отмените его проведение или пометьте на удаление. После этого проверьте остатки отпусков и расчёты — они должны вернуться к состоянию до увольнения. Если по документу уже была выплата, сначала отмените ведомость.

Как уволить сотрудника задним числом?

Создайте документ «Увольнение» с фактической датой, даже если текущий период уже закрыт. Программа предложит перерасчёт. Учтите, что задним числом увольнение оформляется только при наличии реального приказа с этой датой — иначе это нарушение кадрового учёта, а не техническая проблема.

Что делать, если программа не рассчитывает компенсацию отпуска?

Чаще всего причина в том, что сотруднику не начислялся отпуск через программу или остатки введены некорректно. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и документ «Начальная задолженность по отпускам» (или «Ввод остатков отпусков»). Также убедитесь, что вид расчёта «Компенсация отпуска при увольнении» активен в настройках начислений.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

В ЗУП — нет: документ «Увольнение» сам рассчитывает оплату за отработанные дни месяца. Отдельное «Начисление зарплаты и взносов» по уволенному сотруднику создавать не нужно, иначе суммы задвоятся. В Бухгалтерии зарплата начисляется общим документом за месяц.

Как уволить внешнего совместителя?

Так же, как основного сотрудника, но внимательно выбирайте карточку: у совместителя отдельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к договору совместительства. Увольнение по совместительству не затрагивает основное место работы, если человек работает в двух организациях вашей базы.

Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника?

Формируется сведение о прекращении трудовой деятельности (подраздел ЕФС-1) — его передают в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа. Также по уволенному подаются персонифицированные сведения о физлицах и раздел страхового стажа. Сотруднику на руки выдаются справки о заработке и уплаченных взносах — в ЗУП они готовятся из раздела «Отчетность, справки».