Другое · 10 мин
Как уволить по ГПХ в 1С: закрытие договора и окончательный расчёт
Как правильно уволить исполнителя по договору ГПХ в 1С:ЗУП: закрытие договора, акт выполненных работ, окончательный расчёт, частые ошибки и проверка результата.
Под «увольнением по ГПХ» в 1С понимают прекращение договора гражданско-правового характера с физическим лицом: оказание услуг, выполнение работ, авторский договор. В отличие от трудового договора, здесь нет приказа об увольнении по ТК РФ — вместо этого закрывается срок действия договора, оформляется акт выполненных работ и производится окончательный расчёт с удержанием НДФЛ и начислением взносов.
В 1С:ЗУП 3.1 вся цепочка строится вокруг документов «Договор (работы, услуги)», «Акт приемки выполненных работ» и начислений по договорам ГПХ. Ошибка на любом этапе приводит к тому, что исполнитель «висит» в числе действующих, попадает в отчётность или получает лишние начисления в очередном месяце.
Ниже — полный порядок действий: от проверки условий договора до контроля, что человек действительно исключён из расчётов и отчётов. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика в 1С:КАМИН и других кадровых решениях аналогична.
Чем прекращение ГПХ отличается от увольнения по трудовому договору
Договор ГПХ регулируется Гражданским кодексом, а не Трудовым. Это значит: нет понятия «увольнение», «запись в трудовую книжку», «компенсация отпуска» и «выходное пособие». Отношения прекращаются по истечении срока договора, по соглашению сторон или в одностороннем порядке, если это предусмотрено условиями договора и законом.
В программе это отражается документально: вместо кадрового приказа об увольнении используется сам документ договора с указанными датами начала и окончания, а факт выполнения работ фиксируется актом. Поэтому ключевая задача бухгалтера — правильно закрыть даты и суммы, а не искать несуществующий документ «Увольнение» для подрядчика.
Подготовка: что проверить перед закрытием договора
Откройте раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или карточку сотрудника и найдите действующий договор. Проверьте дату окончания: если она ещё не наступила, а работы фактически завершены, потребуется соглашение о досрочном расторжении — в программе дату окончания корректируют в самом документе договора или создают акт на частичный объём.
Убедитесь, что все промежуточные акты введены и оплачены, а по исполнителю нет незакрытых авансов. Если аванс был выплачен, а работы выполнены частично, сумма окончательного расчёта уменьшится — это нужно отразить в акте, иначе в учёте зависнет переплата.
Достаточно акта на остаток суммы и окончательного расчёта
Нужно соглашение сторон и корректировка даты окончания
Акт вводится на фактическую сумму с учётом аванса
Проверьте, что закрываете именно нужный договор
Оформление акта выполненных работ
Перейдите в «Зарплата» → «Акты приемки выполненных работ» (в некоторых релизах — «Акты выполненных работ (ГПХ)») и создайте новый документ. Укажите организацию, исполнителя, договор-основание, период выполнения работ и сумму вознаграждения за этот этап. Если это финальный акт, сумма должна закрывать остаток по договору.
Проверьте вид расчёта: по умолчанию подставляется начисление «Оплата по договорам ГПХ» с корректными настройками НДФЛ и взносов. Если в базе заведены свои начисления, убедитесь, что у них правильно указаны код дохода по НДФЛ и категория для взносов — от этого зависит корректность 6-НДФЛ и РСВ.
- 1Откройте договор ГПХ и проверьте даты, сумму и незакрытые авансы
- 2При досрочном прекращении зафиксируйте соглашение и скорректируйте дату окончания
- 3Создайте акт выполненных работ на фактическую сумму
- 4Проверьте начисление, НДФЛ и взносы в документе
- 5Сформируйте ведомость на выплату и зарегистрируйте удержанный НДФЛ
- 6Проверьте, что исполнитель исключён из действующих и не попадает в новые начисления
Окончательный расчёт: НДФЛ и взносы
Акт сам по себе часто только регистрирует право на оплату; начисление дохода происходит при проведении документа или в «Начислении зарплаты и взносов» — зависит от настроек релиза. Откройте начисление по исполнителю и проверьте три вкладки: начисления, НДФЛ и взносы. НДФЛ считается со всей суммы вознаграждения с учётом вычетов, если они применяются.
По взносам помните особенность ГПХ: начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — нет. Взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. Неверная настройка вида расчёта — самая частая причина ошибок в РСВ.
Выплату оформляйте ведомостью с видом «По договорам ГПХ» или в составе общей ведомости — тогда подтянутся суммы по акту. После проведения ведомости зарегистрируйте удержание НДФЛ и сформируйте платёжные документы.
Как закрыть договор досрочно
Если стороны договорились прекратить отношения раньше срока, оформляется дополнительное соглашение о расторжении. В 1С откройте документ договора и измените дату окончания на фактическую дату прекращения — в типовой ЗУП отдельного документа «расторжение ГПХ» нет, корректировка делается в самом договоре или через исправление.
Далее введите акт на фактически выполненный объём. Если работы не выполнялись вовсе и вознаграждение не полагается, акт можно не создавать — достаточно скорректировать срок договора, чтобы программа перестала считать его действующим. Выплаченный аванс в этом случае подлежит возврату или зачёту, что отражается соответствующей операцией.
Как выбрать действие
Проверка результата и отчётность
После всех операций откройте список договоров ГПХ с отбором по исполнителю: договор должен иметь корректную дату окончания, а остаток расчётов по нему — нулевой. Сформируйте расчётный листок физлица: там должны быть только фактические начисления, НДФЛ и взносы без «хвостов».
Проверьте попадание данных в отчётность: суммы по договору должны отразиться в 6-НДФЛ за период выплаты, а в РСВ — в разделе по взносам на ОПС и ОМС. Также исполнитель должен быть включён в персонифицированные сведения о физических лицах за период действия договора — это часто забывают при коротких договорах.
Как проверить результат
Дата окончания заполнена и не позже текущего периода
Договор без даты окончания — исполнитель числится действующим
Начислено = выплачено, остаток нулевой
Есть долг или переплата по исполнителю
Исчисленный равен удержанному после выплаты
НДФЛ исчислен, но не удержан — ведомость не проведена
Доход есть в 6-НДФЛ и перссведениях за нужный период
Исполнитель отсутствует в персонифицированных сведениях
Частые ошибки при прекращении договора ГПХ в 1С
Самая распространённая ошибка — оставить договор без даты окончания. Программа продолжает считать исполнителя действующим, он попадает в списки и персонифицированные сведения, а при автоматическом заполнении начислений может получить лишнюю сумму. Вторая типичная проблема — акт введён, но ведомость на выплату не проведена: НДФЛ остаётся исчисленным, но не удержанным, и 6-НДФЛ расходится с учётом.
Также встречаются: начисление по договору ГПХ с ошибочными настройками взносов (начисляется ФСС как по трудовому договору), дублирование актов на одну и ту же сумму и закрытие не того договора, когда с одним физлицом их несколько. Каждая из этих ошибок исправляется сторнирующими документами, но проще проверить данные до проведения.
Перед массовым закрытием договоров в конце квартала сделайте копию базы и прогоните полный цикл на одном исполнителе: акт, начисление, ведомость, отчёты. Так вы заранее увидите ошибки в настройках начислений и не будете исправлять их в регламентированной отчётности.
FAQ по прекращению договора ГПХ в 1С
Нужен ли приказ об увольнении для исполнителя по ГПХ?
Нет. Гражданско-правовые отношения прекращаются условиями самого договора или соглашением сторон, а не кадровым приказом. В 1С достаточно корректных дат договора и акта выполненных работ.
Что делать, если исполнитель уволен, а программа снова начисляет ему оплату?
Проверьте дату окончания в документе договора — скорее всего, она не заполнена. Также убедитесь, что начисление не стоит в плановых: у договорников оно должно вводиться только актами, а не автоматически каждый месяц.
Нужно ли платить компенсацию за неиспользованный отпуск при расторжении ГПХ?
Нет. Отпускные гарантии относятся к трудовым договорам. По ГПХ выплачивается только вознаграждение за фактически выполненные работы или оказанные услуги.
Как отразить частичное выполнение работ при досрочном расторжении?
Введите акт на фактически выполненный объём с соответствующей суммой, а дату окончания договора замените на дату расторжения. Разница между суммой договора и актом просто не начисляется.
Попадёт ли исполнитель по ГПХ в РСВ и персонифицированные сведения?
Да. Вознаграждения по ГПХ облагаются взносами на ОПС и ОМС, поэтому исполнитель включается в РСВ и персонифицированные сведения за период действия договора. Исключить его можно только если выплат не было вовсе.
Можно ли оформить новый договор ГПХ с тем же человеком сразу после закрытия?
Можно: закройте старый договор актом и расчётом, затем создайте новый документ договора с новыми датами и условиями. Продлевать старый договор бесконечно не стоит — это повышает риск претензий при проверках.
Что важно запомнить
Прекращение ГПХ в 1С — это не увольнение, а закрытие договора: корректная дата окончания, акт на фактическую сумму, окончательный расчёт с НДФЛ и взносами, затем контроль нулевого остатка и попадания данных в отчётность. Большинство проблем возникает из-за незаполненной даты окончания и неверных настроек начисления.