Как уволить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: кадровый документ, окончательный расчёт зарплаты, компенсация за неиспользованный отпуск, удержание НДФЛ и взносов, а также передача сведений в отчётность. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник «зависнет» в штате, а в отчётах появятся ошибки и расхождения с налоговой.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный документ «Увольнение» с автоматическим расчётом компенсации. В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, и часть операций придётся делать вручную. Ниже разобраны оба сценария.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть правовое основание: заявление сотрудника, соглашение сторон или приказ по инициативе работодателя. Программа не проверяет законность увольнения — она лишь фиксирует данные, поэтому ответственность за корректность даты и основания лежит на кадровике.

Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения

До создания документа убедитесь, что в базе корректно ведётся учёт по этому сотруднику. Проверьте, что все начисления и отсутствия (больничные, отпуска, командировки) введены за период работы. Если больничный или отпуск не проведён, расчёт среднего заработка для компенсации будет неверным.

Также проверьте остаток отпуска. В ЗУП это можно сделать через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки» — «Остатки отпусков»). Если сотрудник использовал отпуск авансом, при увольнении потребуется удержание за неотработанные дни отпуска — программа сделает это автоматически, если остаток отрицательный.

Уточните дату увольнения: именно на этот день рассчитывается компенсация, удерживается НДФЛ и начисляются взносы. Ошибка в дате приведёт к неверному расчёту и проблемам в отчётности.

Контрольные точки

Что проверить до увольнения

Остаток отпуска

Норма

Остаток соответствует кадровым данным, отпуска введены

Тревожный признак

Отпуска не введены — компенсация посчитается неверно

Начисления за период

Норма

Все больничные и отсутствия проведены

Тревожный признак

Есть непроведённые документы — средний заработок исказится

Дата увольнения

Норма

Дата совпадает с заявлением или приказом

Тревожный признак

Дата отличается от бумажного документа

Увольнение в 1С:ЗУП — основной сценарий

В 1С:Зарплата и управление персоналом перейдите в раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Кадры» — «Увольнения» в зависимости от версии). Нажмите «Создать» и выберите «Увольнение». Если увольняется сразу несколько человек, используйте документ «Увольнение списком».

В документе укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статья ТК РФ). Основание выбирается из встроенного классификатора — например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ для увольнения по собственному желанию. Эта формулировка попадёт в печатную форму приказа Т-8.

На вкладке «Начисления и удержания» программа автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни текущего месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Если расчёт не произошёл, проверьте, что у сотрудника есть начисления и заполнён график работы. Сумму компенсации можно расшифровать кнопкой с «зелёным человеком» или через подробный вид расчёта.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации на вкладке «Начисления и удержания»
4. 4
   При необходимости добавьте выходное пособие или удержание за отпуск авансом
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
6. 6
   Проверьте НДФЛ и взносы в документе или через отчёт «Полное сведения»
7. 7
   Сформируйте и отправьте СЗВ-ТД (увольнение) в тот же или следующий рабочий день

После проведения документа сформируйте печатную форму приказа по кнопке «Печать» — «Приказ об увольнении (Т-8)». Также можно распечатать записку-расчёт по форме Т-61, где виден расчёт компенсации.

Компенсация отпуска и удержания: нюансы расчёта

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. ЗУП делает это автоматически, но результат зависит от полноты данных. Если сотрудник проработал меньше года, берётся фактически отработанный период.

Если сотрудник брал отпуск авансом, на вкладке начислений появится строка «Удержание за неотработанный отпуск» с отрицательной суммой. Удержание уменьшает налогооблагаемую базу по НДФЛ и взносам — программа скорректирует это сама, но проверить результат стоит вручную.

Выходное пособие (например, при сокращении штата) вводится отдельным видом начисления. Создайте его в настройках начислений, если его нет, и укажите в документе увольнения. Помните: пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка не облагается НДФЛ и взносами — правильно настройте налогообложение вида начисления, иначе налог посчитается лишний.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ведётся в упрощённом виде. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» — «Создать» — «Увольнение». Укажите сотрудника, дату и основание, проведите документ. С этого момента сотрудник считается уволенным и не попадёт в списочную численность за последующие периоды.

В отличие от ЗУП, бухгалтерская конфигурация не рассчитывает компенсацию автоматически в кадровом документе. Окончательный расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения: программа доначислит зарплату за отработанные дни, а компенсацию отпуска нужно добавить вручную отдельной строкой с соответствующим видом начисления.

Если в вашей базе зарплата ведётся во внешней программе (например, в ЗУП), а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, увольнение оформляется в ЗУП, а в Бухгалтерии отражается только синхронизация данных. Не создавайте дублирующий кадровый документ в обеих программах — это приведёт к расхождениям.

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП

Полный расчёт: компенсация, пособия, удержания считаются автоматически в документе увольнения. Подходит, если зарплата ведётся в этой программе.

1С:Бухгалтерия

Только кадровый факт увольнения. Компенсацию и расчёт нужно делать вручную в начислении зарплаты. Подходит для небольших компаний с простым учётом.

ЗУП + Бухгалтерия

Увольнение оформляется в ЗУП, в Бухгалтерию попадают только проводки через синхронизацию. Дублировать документы нельзя.

НДФЛ, взносы и выплата при увольнении

С даты увольнения у сотрудника прекращается право на стандартные вычеты, но в месяце увольнения вычеты предоставляются в полном объёме, если есть заявление. НДФЛ с компенсации за отпуск удерживается в общем порядке — компенсация при увольнении облагается налогом полностью, в отличие от некоторых других выплат.

Страховые взносы начисляются на зарплату и компенсацию за отпуск в обычном порядке. Не облагаются взносами и НДФЛ только выходные пособия в пределах установленного лимита. Проверьте итоговые суммы в документе увольнения или через отчёт «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов».

Выплата оформляется ведомостью: в ЗУП — «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с пометкой окончательного расчёта. По закону все суммы должны быть выплачены в день увольнения. Если ведомость не сформирована, сотрудник останется с долгом в отчётах по зарплате, а при проверке это выглядит как нарушение сроков расчёта.

Отчётность после увольнения

После увольнения сотрудника обязательно сформируйте отчёт СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «Увольнение». Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки» — «СЗВ-ТД». Пропуск срока грозит штрафом за каждого сотрудника.

В расчёт 6-НДФЛ уволенный сотрудник попадёт с доходами и налогом за период работы. Также его данные должны быть отражены в разделе персонифицированных сведений. В ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) сотрудник включается с периодом работы до даты увольнения — при годовой сдаче или при увольнении пенсионера отчёт подаётся досрочно.

Дополнительно выдайте сотруднику справки: о заработке для расчёта пособий (форма 182н), выписки из СЗВ-ТД, СТД-Р и раздела 2 расчёта по взносам. Все эти формы доступны в ЗУП из карточки сотрудника или раздела отчётности.

Частые ошибки и как их проверить

Самая распространённая проблема — «зависший» сотрудник: кадровый документ не проведён, и человек продолжает числиться в штате. Проверить это просто: откройте список сотрудников и отфильтруйте по статусу. Уволенный сотрудник не должен попадать в штатное расписание и списочную численность после даты увольнения.

Вторая ошибка — расчёт компенсации с неполными данными. Перед проведением документа сверьте средний заработок с расчётным листком сотрудника. Если сумма выглядит странно, откройте детализацию расчёта в документе и проверьте, какие месяцы вошли в расчётный период.

Третья типичная ситуация — увольнение задним числом после закрытия периода. В этом случае потребуется отменить закрытие месяца, ввести документ, пересчитать налоги и сдать корректирующую отчётность. По возможности избегайте такого сценария: договоритесь с кадровой службой о своевременной передаче приказов.

FAQ: частые вопросы об увольнении в 1С

Можно ли отменить увольнение, если документ уже проведён?

Да. Найдите документ увольнения в журнале и пометьте его на удаление или отмените проведение. Если после этого были созданы ведомости и отчёты, их тоже нужно скорректировать. Если отчётность уже сдана, потребуется подать уточнённые формы.

Почему компенсация за отпуск равна нулю?

Чаще всего причина в том, что сотрудник уже использовал все дни отпуска, либо в базе не введены данные о положенных отпусках. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и настройку вида отпуска в карточке сотрудника. Также убедитесь, что дата увольнения позже даты приёма.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

По инициативе работодателя увольнять во время болезни нельзя, но по собственному желанию сотрудника — можно. В 1С сначала проведите больничный лист, затем документ увольнения: программа учтёт пособие в окончательном расчёте. Проверьте, что больничный проведён до увольнения, иначе средний заработок посчитается неверно.

Нужно ли увольнять сотрудника в 1С, если он работает по ГПХ?

Договор ГПХ прекращается по своим условиям, кадровый документ «Увольнение» для него не создаётся. В ЗУП достаточно закрыть договор документом окончания или указанием даты окончания в карточке договора. СЗВ-ТД на подрядчиков не подаётся.

Что делать, если уволенный сотрудник снова принят на работу?

Создайте новый документ «Приём на работу» на того же физического лица. В ЗУП физлицо и история сохраняются, поэтому не создавайте дубликат карточки — иначе НДФЛ и отчётность раздвоятся. Используйте поиск существующего физлица при приёме.

Как проверить, что увольнение отражено в отчётности корректно?

Сформируйте отчёт «Списочная численность» — уволенный не должен входить в неё после даты увольнения. Проверьте 6-НДФЛ: доходы и налог сотрудника должны быть включены за период работы. Откройте подготовленный СЗВ-ТД и убедитесь, что кадровое мероприятие «Увольнение» присутствует с правильной датой.