Как увеличить ставку сотруднику в 1С

Увеличение ставки сотрудника в 1С — это не просто правка одной цифры в карточке. В зависимости от того, что именно меняется — размер оклада, количество ставок (например, с 0,5 на полную) или проходит общая индексация, — используются разные документы и разные механизмы. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчёту зарплаты, среднего заработка и отчётности.

В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предусмотрены штатные инструменты для изменения оплаты труда: кадровый перевод, изменение плановых начислений, индексация заработка. Ниже разберём, какой документ выбрать в каждой ситуации, как оформить изменение задним числом и как проверить, что программа рассчитала зарплату правильно.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), но логика применима и к 1С:Бухгалтерии 8 с модулем зарплаты — отличия указаны отдельно.

Что именно нужно увеличить: определяем сценарий

Под фразой «увеличить ставку» на практике скрываются три разные задачи, и для каждой свой документ. Первая — повышение размера оплаты: оклад или тарифная ставка сотрудника вырастает, например с 50 000 до 55 000 рублей. Вторая — изменение количества занимаемых ставок: сотрудник переводится с 0,5 ставки на полную, при этом оклад по штатному расписанию может не меняться, меняется доля занимаемой штатной единицы.

Третья задача — массовая индексация: оклады повышаются всем сотрудникам подразделения или организации на одинаковый коэффициент. Этот случай важно оформить именно как индексацию, потому что от него зависит расчёт среднего заработка для отпускных и командировочных.

Подготовка: что проверить перед изменением ставки

Перед оформлением документа убедитесь, что в программе корректно ведётся штатное расписание, если оно включено в настройках. Проверьте это в разделе «Настройка — Реквизиты организации — Штатное расписание». Если штатное расписание ведётся, изменение оклада сначала вносится в позицию штатного расписания, а затем отражается у сотрудника — некоторые документы делают это автоматически.

Также проверьте, не рассчитана ли уже зарплата за период, в котором меняется ставка. Если документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц уже создан и заполнен, после изменения ставки его нужно будет перезаполнить или пересчитать. Иначе сотрудник получит сумму по старым условиям.

Увеличение оклада одному сотруднику через кадровый перевод

Основной инструмент для точечного повышения — документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» или «Кадры — Все кадровые документы»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите дату перевода — именно с этой даты начнёт действовать новая ставка.

В документе установите флажок «Изменить начисления». В таблице начислений появится текущий оклад сотрудника — измените его размер на новый. Если сотрудник переводится с полставки на полную, укажите новое количество ставок в поле «Количество ставок» — программа сама пересчитает оплату пропорционально.

Проведите документ. С этого момента при заполнении «Начисления зарплаты и взносов» программа будет учитывать новый оклад, а если изменение произошло в середине месяца — рассчитает оплату пропорционально отработанному времени по старой и новой ставке.

1. 1
   Откройте «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату, с которой действует новая ставка
3. 3
   Установите флажок «Изменить начисления» и впишите новый размер оклада
4. 4
   При смене доли ставки укажите новое количество ставок
5. 5
   Проведите документ и при необходимости сформируйте печатную форму приказа
6. 6
   Перезаполните или пересчитайте «Начисление зарплаты» за текущий месяц

Альтернатива: документ «Изменение плановых начислений»

Если кадровых перемещений нет и меняется только оплата, удобнее документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата — Изменение оплаты сотрудников»). Он позволяет изменить начисления сразу списку сотрудников, не затрагивая должность, подразделение и график работы.

Создайте документ, добавьте сотрудника, укажите дату изменения и новый размер начисления. Документ не формирует кадрового приказа о переводе, но фиксирует изменение условий оплаты в учёте. Для оформления дополнительного соглашения к трудовому договору используйте печатные формы из кадровых документов или внешние шаблоны.

Массовое повышение: индексация и изменение оплаты труда

Когда оклады повышаются всем сотрудникам подразделения или организации, заводить кадровый перевод на каждого — лишняя работа и источник ошибок. Для этого в 1С:ЗУП есть документ «Индексация заработка» (раздел «Зарплата — Индексация заработка»). Укажите дату, коэффициент индексации и список сотрудников — программа пересчитает оклады автоматически.

Критически важно: повышение окладов всем сотрудникам организации или структурного подразделения должно учитываться при расчёте среднего заработка с применением коэффициента индексации. Документ «Индексация заработка» регистрирует это повышение именно как индексацию, и средний заработок для отпускных будет рассчитан корректно. Если оформить массовое повышение обычными переводами, средний заработок занизится.

Если повышение не является индексацией в смысле законодательства (например, оклады подняли выборочно по итогам аттестации), используйте «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений» списком.

Сравнение вариантов оформления

Кадровый перевод

Подходит для одного сотрудника, когда меняется оклад, доля ставки или должность. Формирует приказ. Неудобен для массовых изменений.

Изменение плановых начислений

Меняет только оплату, можно списком сотрудников. Не формирует кадровый приказ о переводе.

Индексация заработка

Для массового повышения на коэффициент. Правильно влияет на средний заработок. Только для повышения всем в организации или подразделении.

Изменение ставки в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии механизм проще. Откройте раздел «Зарплата и кадры — Кадровые документы» и создайте «Кадровый перевод». Укажите сотрудника, дату и новый оклад в поле «Оклад». Если ведётся учёт по штатному расписанию, изменение также отражается в позиции.

Документы массовой индексации в типовой 1С:Бухгалтерии отсутствуют — при повышении окладов нескольким сотрудникам создаётся кадровый перевод на каждого. Для расчёта среднего заработка коэффициент индексации в бухгалтерской конфигурации учитывается ограниченно; при большом штате и регулярных индексациях корректнее работать в 1С:ЗУП.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа проверьте результат до выплаты зарплаты. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц изменения: если ставка выросла в середине месяца, начисление должно быть разбито на две строки — по старому и новому окладу, пропорционально отработанным дням. Если строка одна и сумма не изменилась — документ изменения не проведён или дата указана неверно.

Дополнительно проверьте отчёт «Изменения окладов сотрудников» или «Штатное расписание» с расшифровкой — там должна отображаться новая ставка с правильной датой. Для контроля среднего заработка после индексации создайте тестовый документ «Отпуск» и посмотрите, применён ли коэффициент индексации к выплатам расчётного периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц изменения

Норма

Начисление разбито по периодам или рассчитано по новому окладу с даты изменения

Тревожный признак

Сумма начислена целиком по старому окладу

Дата документа изменения

Норма

Совпадает с датой приказа и первым днём действия новой ставки

Тревожный признак

Дата позже фактического повышения — будет недоплата

Средний заработок после индексации

Норма

К выплатам расчётного периода применён коэффициент индексации

Тревожный признак

Коэффициент не применён — отпускные занижены

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить ставку задним числом?

Технически можно: укажите в кадровом переводе прошлую дату. Но если зарплата за тот период уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт — создайте документ «Перерасчёты» или доначислите разницу текущим месяцем. Если по периоду сдана отчётность, оцените необходимость уточнённых расчётов 6-НДФЛ и РСВ.

Как перевести сотрудника с 0,5 ставки на полную?

Создайте кадровый перевод, в поле «Количество ставок» укажите 1 вместо 0,5. Оклад по позиции штатного расписания при этом обычно не меняется — меняется доля его выплаты. Проверьте в расчётном листке, что начисление удвоилось относительно прежнего периода при полностью отработанном времени.

Почему после изменения оклада зарплата не изменилась?

Чаще всего документ «Начисление зарплаты и взносов» был заполнен до изменения ставки. Откройте его, отмените проведение и заполните заново — программа подтянет актуальные плановые начисления. Также проверьте, проведён ли сам кадровый перевод и не указана ли дата изменения следующим месяцем.

Чем индексация отличается от обычного повышения оклада?

Индексация — это повышение оплаты всем сотрудникам организации или структурного подразделения. Она влияет на расчёт среднего заработка: выплаты расчётного периода до индексации умножаются на коэффициент. Выборочное повышение отдельным сотрудникам индексацией не является и на средний заработок так не влияет.

Нужно ли менять штатное расписание при повышении оклада?

Если штатное расписание ведётся в программе — да, изменение должно отразиться в позиции. В 1С:ЗУП кадровый перевод и документы изменения оплаты при соответствующих настройках создают изменение штатного расписания автоматически либо предлагают его оформить. Проверьте отчёт «Штатное расписание» после проведения документа.

Как оформить повышение, если сотрудник в отпуске или на больничном?

Кадровый перевод проводится в обычном порядке с указанной даты — отсутствие сотрудника не мешает. Оплата периода отпуска или больничного, приходящегося на дату после повышения, пересчитывается по правилам среднего заработка. При массовой индексации во время отпуска сотруднику положен перерасчёт отпускных за дни после повышения.