Другое · 9 мин
Как установить оклад в штатном расписании в 1С
Как установить и изменить оклад в штатном расписании 1С:ЗУП: настройка начислений, документы, индексация, типичные ошибки и проверка результата.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто справочник должностей, а основа для кадровых документов и расчёта зарплаты. Если оклад в штатном расписании указан неверно или не указан вовсе, программа не сможет корректно рассчитать начисления сотруднику, а приём на работу придётся оформлять с ручными правками.
Механизм установки оклада зависит от настроек учётной политики: ведётся ли штатное расписание с историей изменений, используется ли индексация, применяются ли надбавки и коэффициенты. Ниже разобраны все ключевые сценарии — от первичного заполнения до массового изменения окладов.
Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3). В «1С:Бухгалтерии» механизм похож, но часть возможностей там ограничена — об этом сказано в отдельном разделе.
Проверьте настройки учётной политики перед началом работы
Прежде чем устанавливать оклад, убедитесь, что штатное расписание в программе настроено правильно. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Штатное расписание». Здесь определяется, как программа будет хранить и изменять оклады.
Ключевые параметры:
- Ведётся штатное расписание — если флаг снят, оклад задаётся только в кадровых документах (приём, перевод), и материал статьи применим частично;
- Ведётся история изменений штатного расписания — при включённой опции все изменения окладов оформляются документами, напрямую редактировать позицию нельзя;
- Используются разряды и категории — нужно для тарифных сеток;
- Используется индексация заработка — влияет на расчёт среднего заработка при повышении окладов.
Как установить оклад при создании новой позиции
Если история изменений не ведётся, оклад указывается прямо в карточке позиции. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте новую позицию кнопкой «Создать» либо откройте существующую.
В карточке позиции заполните подразделение и должность, затем перейдите к таблице «Начисления». Программа обычно подставляет начисление «Оплата по окладу» автоматически — оно берётся из настроек должности или добавляется вручную кнопкой «Добавить». В колонке «Размер» укажите сумму оклада.
Обратите внимание на поле «Тарифная ставка» и на то, как именно считается оплата: по месячному окладу, дневной или часовой ставке. Для классического оклада используется вид расчёта «Оплата по окладу» с расчётом пропорционально отработанным дням по графику сотрудника.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте позицию
- 2Заполните подразделение, должность и количество ставок
- 3В таблице «Начисления» добавьте «Оплату по окладу» и укажите размер
- 4Проверьте итоговое значение ФОТ по позиции внизу карточки
- 5Запишите позицию и утвердите её, если используется утверждение
Как изменить оклад, если ведётся история штатного расписания
При включённой истории прямое редактирование позиции заблокировано: все изменения оформляются документами. Это правильный подход с точки зрения кадрового учёта — каждое изменение оклада датируется и попадает в историю позиции.
Изменение одной или нескольких позиций
Создайте документ «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменение штатного расписания». В табличной части выберите нужные позиции, установите флаг «Изменить начисления» и укажите новый размер оклада в строке с оплатой по окладу. Дата документа определяет, с какого момента действует новый оклад.
После проведения документа программа предложит изменить плановые начисления сотрудников, занимающих эти позиции. Если в документе установлен флаг «Учитывать как индексацию заработка», изменение попадёт в расчёт коэффициента индексации для среднего заработка.
Массовая индексация окладов
Для повышения окладов на коэффициент по всей организации или по подразделениям используйте документ «Индексация штатного расписания» (доступен из списка штатного расписания по кнопке «Изменить» → «Индексация»). Укажите коэффициент — программа пересчитает оклады автоматически. Результат всегда проверяйте: округление может дать некрасивые суммы, которые лучше скорректировать вручную.
Как оклад из штатного расписания попадает сотруднику
При оформлении документа «Приём на работу» программа подставляет начисления и оклад из позиции штатного расписания автоматически. Если оклад в позиции не заполнен, в документе приёма поле размера оплаты окажется пустым — это типичный признак того, что позицию нужно доработать.
Сотруднику можно установить оклад, отличающийся от штатного расписания (например, по договорённости выше). Для этого в документе приёма или перевода размер начисления меняется вручную — программа зафиксирует индивидуальное значение. Но помните: при следующей массовой индексации такие «ручные» оклады могут пересчитаться некорректно, их нужно проверять отдельно.
Проверить текущие плановые начисления сотрудника можно в его карточке: «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Начисления и удержания». Там же видна история изменений оплаты труда.
Как проверить результат
Сумма заполнена, ФОТ по позиции посчитан
Поле размера пустое или начисление отсутствует
Оклад подставился из позиции автоматически
Размер оплаты пустой, приходится вводить вручную
Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням
Сумма нулевая или не совпадает с окладом
Документ изменения проведён нужной датой
Изменение сделано задним числом после расчёта зарплаты
Особенности для 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» штатное расписание имеет справочный характер и не управляет расчётом зарплаты напрямую. Позиции создаются в разделе «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание», там же указывается оклад для печатной формы Т-3.
Фактический оклад сотрудника задаётся в документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод» либо в карточке сотрудника. Поэтому в Бухгалтерии изменение оклада в штатном расписании не влияет на расчёт — его нужно менять кадровым документом. Это принципиальное отличие от ЗУП, которое часто вводит пользователей в заблуждение при переходе между конфигурациями.
Где менять оклад
Прямо в карточке позиции; подходит для небольших компаний без частых изменений
Документами «Изменение ШР» и «Индексация ШР»; обязательно для корректного кадрового учёта
Только кадровыми документами по сотруднику; ШР используется для печатной формы
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная группа проблем связана с датами. Документ изменения штатного расписания действует с указанной даты, но плановые начисления сотрудников регистрируются с начала месяца. Если изменить оклад середины месяца, расчёт будет разбит на два периода — это нормально, но сумму в расчётном листке сотруднику стоит пояснить.
Если после изменения оклада зарплата всё равно считается по-старому, проверьте: проведён ли документ изменения, обновлены ли плановые начисления сотрудника, не заведён ли у сотрудника отдельный документ «Изменение оплаты труда» с более поздней датой, который перекрывает ваши изменения.
Что важно запомнить
Оклад задаётся в позиции штатного расписания через начисление «Оплата по окладу». При включённой истории изменения оформляются только документами. После изменения оклада обязательно обновите плановые начисления сотрудников и проверьте расчёт зарплаты за ближайший период.
Частые вопросы
Почему в приёме на работу не подставляется оклад из штатного расписания?
Чаще всего в позиции не заполнено начисление «Оплата по окладу» или не указан его размер. Откройте позицию, проверьте таблицу начислений и дату утверждения — неутверждённая позиция может не подставляться в документы.
Можно ли установить сотруднику оклад выше, чем в штатном расписании?
Да. В документе приёма или кадрового перевода размер начисления меняется вручную, программа зафиксирует индивидуальное значение. Учтите, что при массовой индексации такие оклады требуют отдельной проверки.
Как изменить оклады всем сотрудникам сразу?
Используйте документ «Индексация штатного расписания» с коэффициентом повышения. Если повышение не пропорциональное, создайте «Изменение штатного расписания» и внесите новые суммы по каждой позиции, затем согласуйте изменение плановых начислений сотрудников.
Что делать, если оклад изменили задним числом, а зарплата уже выплачена?
Программа сформирует перерасчёт в следующем периоде. Проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» за следующий месяц — там появятся строки доначисления или сторно. При выплате через ведомости сверьте итоговые суммы с расчётными листками.
Нужно ли переутверждать штатное расписание после изменения оклада?
Если используется механизм утверждения, документ изменения штатного расписания сам фиксирует новое состояние — отдельное переутверждение всего расписания не требуется. Печатная форма Т-3 строится на выбранную дату с учётом всех изменений.
Почему в расчётном листке оклад отличается от установленного?
Оклад начисляется пропорционально отработанному времени по графику сотрудника. Если месяц отработан не полностью (отпуск, больничный, приём в середине месяца), сумма будет меньше полного оклада — это корректное поведение, а не ошибка.