Другое · 12 мин
Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция: как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в 1С ЗУП 3.1, настройки удержания, НДФЛ, страховые взносы, ошибки и проверка.
Удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в 1С:ЗУП можно только при определённых условиях: сотрудник отгулял отпуск авансом и не отработал положенный период до увольнения. Право на удержание закреплено в ст. 137 ТК РФ, однако есть ограничения: взыскание не допускается при отдельных основаниях увольнения (сокращение штата, призыв на военную службу и другие), а общий размер удержаний из зарплаты ограничен ст. 138 ТК РФ — превысить установленный лимит нельзя даже при согласии работника.
В 1С:ЗУП 3.1 механизм удержания за неотработанный отпуск встроен в документ «Увольнение»: программа автоматически рассчитывает дни неотработанного отпуска и сторнирует начисления. Однако корректность результата зависит от настроек: от того, как оформлено удержание — как сторно начисления или как отдельное удержание, — зависит учёт НДФЛ и страховых взносов, а также отражение в отчётности.
Ниже разобраны подготовка базы, настройка способа удержания, заполнение документа «Увольнение», проверка расчёта НДФЛ и взносов, типичные ошибки и варианты действий, когда суммы расчёта не хватает для удержания.
Когда удержание отпускных при увольнении законно, а когда нет
Статья 137 ТК РФ разрешает удержать отпускные за неотработанные дни отпуска, если сотрудник увольняется до окончания рабочего года, в счёт которого он уже получил отпуск. Это право работодателя, а не обязанность — компания может «простить» долг, но тогда сумму придётся оформить иначе, с налоговыми последствиями.
Удержание запрещено при увольнении по основаниям, не зависящим от сотрудника: ликвидация организации, сокращение штата, призыв на военную службу, признание полностью неспособным к трудовой деятельности, смерть работника и ряд других случаев, перечисленных в ст. 137 ТК РФ. Если документ увольнения оформлен по такому основанию, флажок удержания в ЗУП ставить нельзя.
Дополнительное ограничение — ст. 138 ТК РФ: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% суммы, причитающейся сотруднику. Если компенсации и окончательного расчёта не хватает, остаток долга взыскивается через суд либо прощается — принудительно удержать больше нельзя.
Подготовка: что проверить в базе перед расчётом
До оформления увольнения убедитесь, что в базе корректно ведётся учёт отпусков. Откройте карточку сотрудника и проверьте остатки отпусков: отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки») покажет, сколько дней отпуска использовано авансом. Отрицательный остаток по виду отпуска — признак того, что при увольнении возникнет удержание.
Проверьте, что все отпуска сотрудника введены документами «Отпуск» (а не, например, «Отсутствие» или ручными корректировками), иначе программа не сможет правильно посчитать неотработанные дни. Также убедитесь, что рабочий год определяется верно: на него влияют периоды, не включаемые в отпускной стаж, — отпуска без сохранения свыше 14 дней, отпуска по уходу за ребёнком.
Третий пункт — настройка способа отражения удержания. В настройках расчёта зарплаты (раздел «Настройка» — «Расчёт зарплаты») либо в настройках учётной политики организации определяется, как регистрировать удержание за неотработанный отпуск: сторнированием начисления или отдельным видом удержания. От этого зависит учёт НДФЛ и взносов.
Выбор способа удержания: сторно начисления или отдельное удержание
Первый способ — сторно начисления. Программа уменьшает доход сотрудника на сумму излишне выплаченных отпускных. В этом случае автоматически пересчитываются НДФЛ (сторнируется излишне удержанный налог) и страховые взносы. Это методологически корректный вариант, потому что по сути уменьшается ранее начисленный доход, а не возникает новое удержание.
Второй способ — отдельное удержание видом расчёта «Удержание за неотработанный отпуск». Доход не уменьшается, сумма просто вычитается из выплаты. Недостаток: НДФЛ и взносы не сторнируются автоматически, излишне удержанный НДФЛ придётся возвращать отдельно, а базу взносов корректировать вручную. Этот вариант оправдан, только если учётная политика или методисты компании сознательно выбрали такую схему.
Сравнение вариантов
Уменьшает доход, автоматически пересчитывает НДФЛ и взносы. Подходит в большинстве случаев; ограничение — требует корректных настроек вида расчёта.
Доход не меняется, сумма вычитается из выплаты. НДФЛ и взносы корректируются вручную; выбирают только при явном требовании учётной политики.
Удержание не оформляется, сумма остаётся доходом сотрудника. НДФЛ и взносы не корректируются; в налоговом учёте расходы могут быть оспорены.
Оформление документа «Увольнение» с удержанием отпускных
Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» или «Зарплата» — «Увольнения»). Укажите сотрудника, дату увольнения и основание. После заполнения шапки программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск либо определит количество дней, использованных авансом.
Если сотрудник использовал отпуск авансом, установите флажок «Удержать за использованный авансом отпуск» (в некоторых релизах — переключатель «Удержать» в разделе про отпуск). Программа рассчитает количество неотработанных дней и сумму сторно. Сумма определяется исходя из среднего заработка, по которому оплачивался отпуск, — а не по среднему заработку на дату увольнения, это важный методологический момент (позиция Верховного Суда РФ).
Проверьте расчёт на вкладке «Начисления и удержания»: там должна появиться строка сторно по виду расчёта отпуска с отрицательной суммой. Одновременно на вкладке «НДФЛ» и «Взносы» отразятся сторнирующие суммы. Если сторно по налогам не появилось — значит, выбран способ «отдельное удержание» или нарушена настройка вида расчёта.
- 1Проверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков» и убедитесь, что дни использованы авансом.
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание, допускающее удержание.
- 3Установите флажок «Удержать за использованный авансом отпуск».
- 4Проверьте количество неотработанных дней и сумму сторно на вкладке «Начисления и удержания».
- 5Проверьте вкладки «НДФЛ» и «Взносы» — должны появиться сторнирующие записи.
- 6Проведите документ и сформируйте расчётный листок и записку-расчёт (форма Т-61).
Проверка НДФЛ, взносов и отражения в отчётности
После проведения увольнения откройте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения. В нём должны быть видны: начисление за отработанное время, компенсация отпуска (если есть), сторно отпускных с отрицательной суммой, уменьшенный НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сумма к выплате не должна быть отрицательной — если она отрицательная, значит, удержание превышает начисления, и его нужно ограничить.
По НДФЛ сторно отпускных уменьшает налоговую базу. В отчёте 6-НДФЛ корректировка отразится в периоде увольнения. Если в результате сторно возник излишне удержанный НДФЛ, его нужно вернуть сотруднику по заявлению — в программе оформляется документ «Возврат НДФЛ».
По страховым взносам сторно уменьшает базу текущего периода. Если отпускные были начислены в прошлом квартале, а увольнение в текущем, программа отразит отрицательные суммы в расчёте по взносам текущего периода. Проверьте, что отрицательные значения корректно проходят контрольные соотношения — при ошибках сверьте данные регистров учёта доходов.
Как проверить результат
Отрицательная сумма по виду расчёта отпуска, дни совпадают с расчётом неотработанных дней
Сторно отсутствует или сумма не совпадает с ручным расчётом
Сторнирующая сумма налога уменьшает НДФЛ месяца
НДФЛ не изменился — выбран способ «отдельное удержание»
Положительная или нулевая, удержания в пределах 20% от причитающегося
Отрицательная сумма к выплате — удержание превышает начисления
Остаток по сотруднику закрыт, неотработанные дни учтены
Остаток не изменился — флажок удержания не установлен
Если суммы расчёта не хватает для удержания
Частая ситуация: компенсация и зарплата за последний месяц меньше суммы излишне выплаченных отпускных. В этом случае удержать можно только то, что есть, с учётом ограничения ст. 138 ТК РФ. Программа удержит доступную сумму, но расчётчик должен проконтролировать предел вручную — автоматической блокировки по 20% при увольнении может не быть, в зависимости от настроек.
Оставшуюся часть долга сотрудник может внести добровольно в кассу или на расчётный счёт. Принудительное взыскание возможно только через суд, причём судебная практика по таким делам неоднозначна — суды нередко отказывают во взыскании неотработанных отпускных, если удержание при увольнении было невозможно. Заранее оцените экономическую целесообразность спора.
Альтернатива — прощение долга. Тогда удержание в документе не оформляется, отпускные остаются доходом сотрудника, НДФЛ и взносы не корректируются. Учтите, что для целей налога на прибыль расходы на «прощённые» отпускные могут быть признаны необоснованными — вопрос стоит согласовать с бухгалтерией.
Как выбрать действие
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — удержание по среднему заработку на дату увольнения. Сторно должно рассчитываться по среднему заработку, применённому при оплате отпуска. В ЗУП этот механизм реализован корректно, но при ручных корректировках суммы расчётчики иногда «подгоняют» цифру под текущий средний — это нарушение.
Вторая ошибка — удержание при запрещённых основаниях увольнения. Третья — забытый возврат излишне удержанного НДФЛ: сотрудник ушёл, а налог остался зависшим, что вскроется при сверке с бюджетом. Четвёртая — попытка удержать больше, чем начислено, что приводит к отрицательной выплате и претензиям трудовой инспекции.
Часто задаваемые вопросы
Почему в документе «Увольнение» нет флажка удержания за отпуск?
Флажок появляется, только если у сотрудника есть дни отпуска, использованные авансом, по данным учёта остатков отпусков. Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: если остаток не отрицательный, программе нечего удерживать. Также убедитесь, что отпуска введены штатными документами «Отпуск».
Можно ли удержать отпускные, если сотрудник увольняется по сокращению?
Нет. Статья 137 ТК РФ прямо запрещает удержание за неотработанные дни отпуска при сокращении штата, ликвидации организации, призыве на военную службу и ряде других оснований. Такое удержание будет взыскано с работодателя в пользу сотрудника.
По какому среднему заработку рассчитывается удержание?
По среднему заработку, который применялся при начислении отпускных за использованный авансом отпуск, а не по среднему на дату увольнения. 1С:ЗУП при сторнировании использует именно исходные данные документа отпуска.
Что делать с НДФЛ, если после сторно образовался излишне удержанный налог?
Излишне удержанный НДФЛ возвращается сотруднику по его заявлению. В программе оформите документ «Возврат НДФЛ» и выплатите сумму на счёт сотрудника. Без заявления возврат не производится.
Как удержать долг, если расчёта при увольнении не хватило?
Принудительно — никак: сверх причитающейся суммы (с учётом лимита 20%) удержать нельзя. Варианты: добровольное погашение сотрудником, обращение в суд (с учётом неоднозначной судебной практики) или прощение долга с соответствующими налоговыми последствиями.
Влияет ли удержание отпускных на отчётность по страховым взносам?
Да, при способе «сторно начисления» база по взносам уменьшается в периоде увольнения, и отрицательные суммы попадают в расчёт по взносам. После проведения документа проверьте, что отчётность формируется без ошибок контрольных соотношений.
Что важно запомнить
Удержание за неотработанный отпуск оформляется в документе «Увольнение» флажком удержания, оптимальный способ — сторно начисления с автоматическим пересчётом НДФЛ и взносов. Проверяйте основание увольнения, лимит 20% от расчёта, средний заработок периода отпуска и возврат излишне удержанного НДФЛ. Если расчёта не хватает — добровольное погашение, суд или прощение долга.