Как сторнировать отпуск в 1С Бухгалтерия

Ситуации, когда начисленный отпуск нужно отменить или скорректировать, встречаются регулярно: сотрудник заболел перед отпуском, его отозвали по производственной необходимости, бухгалтер ошибся с датами или количеством дней. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен отдельный механизм — документ «Сторнирование начислений», а также возможность отменить или исправить исходный документ «Отпуск».

Выбор способа зависит от того, закрыт ли период, выплачены ли отпускные и сдана ли отчетность. Неправильное сторнирование приводит к ошибкам в расчете НДФЛ, страховых взносов и расхождениям в отчетах 6-НДФЛ и РСВ, поэтому действовать нужно последовательно.

Ниже разобраны основные сценарии: отмена отпуска в текущем периоде, сторнирование в закрытом периоде, исправление ошибок в днях и суммах, а также проверка результата по зарплатным отчетам.

Когда нужно сторнировать отпуск и какой способ выбрать

Прежде чем что-либо делать, определите ситуацию. От нее зависит безопасный способ исправления:

• Отпуск начислен, но не выплачен, период открыт — достаточно отменить проведение документа «Отпуск» или пометить его на удаление.
• Отпускные выплачены, месяц закрыт, отчетность сдана — используйте документ «Сторнирование начислений» текущей датой.
• Ошибка в количестве дней или датах — при открытом периоде исправьте сам документ «Отпуск», при закрытом — сторнируйте и создайте новый документ с верными данными.
• Сотрудник отозван из отпуска частично — сторнируйте начисление полностью и оформите новый отпуск на фактические дни.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Месяц отпуска еще не закрыт, зарплата не выплаченаОтмените проведение или исправьте исходный документ «Отпуск»

Месяц закрыт, отчетность 6-НДФЛ и РСВ сданаСоздайте документ «Сторнирование начислений» текущим периодом

Нужно изменить только часть дней отпускаСторнируйте отпуск целиком и оформите новый на фактические дни

Отпускные выплачены, но сотрудник должен вернуть деньгиСторнируйте начисление и оформите возврат через кассу или удержание из зарплаты по согласованию

Отмена отпуска в открытом периоде

Самый простой случай — ошибка обнаружена в том же месяце, до закрытия периода и до выплаты. Здесь не нужен специальный документ сторнирования.

Откройте раздел «Зарплата и кадры → Отпуска», найдите нужный документ. Если отпуск еще не выплачен и не включен в ведомость, можно просто отменить проведение (кнопка «Отменить проведение» в форме документа) либо пометить документ на удаление. После этого все начисления, НДФЛ и взносы по этому отпуску исчезнут из учета.

Если нужно не удалить, а исправить отпуск (например, изменить даты или период работы), откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Программа пересчитает сумму отпускных, НДФЛ и взносы автоматически.

Сторнирование отпуска документом «Сторнирование начислений»

Если период закрыт, используйте штатный механизм сторнирования. Документ доступен в разделе «Зарплата и кадры → Сторнирование начислений» (в некоторых версиях интерфейса — через «Зарплата и кадры → Все начисления»).

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры → Сторнирование начислений» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, текущий месяц (месяц сторнирования) и сотрудника
3. 3
   В поле «Сторнируемый документ» выберите нужный документ «Отпуск»
4. 4
   Программа автоматически заполнит табличную часть отрицательными суммами начислений, НДФЛ и взносов
5. 5
   Проверьте суммы на закладках «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» — они должны быть с минусом и совпадать по модулю с исходным документом
6. 6
   Проведите документ и проверьте результат в расчетном листке сотрудника

Документ формирует бухгалтерские проводки с отрицательными суммами по тем же счетам, что и исходный отпуск (обычно Дт 20, 25, 26, 44 — Кт 70 по начислению, Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ, проводки по взносам). Сторно попадает в текущий период, не затрагивая закрытый месяц.

Если после сторнирования отпуск нужно начислить заново с правильными данными, создайте новый документ «Отпуск» текущей датой с корректными параметрами. В расчетном листке сотрудника за месяц отразятся и сторно, и новое начисление.

Как сторнирование влияет на НДФЛ и страховые взносы

Документ «Сторнирование начислений» автоматически корректирует не только само начисление, но и налоги. Отрицательный НДФЛ уменьшает сумму налога к удержанию в текущем периоде: при следующей выплате зарплаты программа учтет переплату, и удержанный налог будет меньше либо сотруднику вернут излишне удержанную сумму.

По страховым взносам сторнирование уменьшает облагаемую базу текущего периода. Если отчетность за исходный период уже сдана, корректировка отразится в расчете за тот период, в котором проведено сторно, — это штатный механизм, уточненный РСВ при таком подходе обычно не требуется, если сам исходный расчет был верным на момент сдачи.

Частный случай: отпускные выплачены, сотрудник должен вернуть деньги

Когда отпускные уже перечислены сотруднику, а отпуск отменен, возникает задолженность работника. После проведения «Сторнирования начислений» в учете образуется отрицательное сальдо по расчетам с сотрудником — сумма, которую он должен вернуть.

Вернуть деньги можно двумя способами. Первый — сотрудник вносит сумму в кассу или на расчетный счет (документ «Приходный кассовый ордер» или поступление на расчетный счет). Второй — удержание из последующей зарплаты, но здесь есть ограничение: по общему правилу удержания из зарплаты ограничены, и на них требуется согласие сотрудника, оформленное письменно. Удержание без согласия допустимо только в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом.

Перед возвратом денег сверьте сумму к возврату с расчетным листком: сотрудник возвращает не начисленные отпускные, а фактически полученную сумму (за минусом НДФЛ). Излишне удержанный налог зачитывается при следующих выплатах или возвращается по заявлению сотрудника через налоговый орган либо работодателя в порядке, предусмотренном НК РФ.

Проверка результата после сторнирования

После проведения документа обязательно убедитесь, что учет сошелся. Откройте «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетный листок» за месяц сторнирования: в нем должны отразиться отрицательные суммы по виду начисления «Отпуск основной» (или соответствующий вид).

Дополнительно сформируйте «Свод начислений, удержаний и выплат» и оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 с детализацией по сотруднику. Если отпускные были выплачены, по сотруднику должно висеть сальдо в дебете 70 (задолженность работника) до момента возврата денег.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок за месяц сторнирования

Норма

Отрицательные суммы по отпуску, НДФЛ и взносам, совпадающие по модулю с исходным документом

Тревожный признак

Сторно отсутствует, суммы не совпадают или продублировались

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70

Норма

По сотруднику дебетовое сальдо на сумму к возврату (если отпускные выплачены)

Тревожный признак

Нулевое сальдо при выплаченных отпускных или кредитовое сальдо как при долге перед сотрудником

Отчет 6-НДФЛ за период сторнирования

Норма

Доход и налог уменьшены на сумму сторно

Тревожный признак

Сторно не попало в отчет или попало в неверный период

Проводки документа «Сторнирование начислений»

Норма

Отрицательные проводки по тем же счетам затрат, что и исходный отпуск

Тревожный признак

Счета затрат отличаются от исходного документа, суммы положительные

Типичные ошибки при сторнировании отпуска

Отдельно отметим: не пытайтесь сторнировать отпуск ручными проводками. В 1С:Бухгалтерии зарплатный учет ведется в специальных регистрах, и ручная операция их не затрагивает. Итог — расхождение между бухгалтерским учетом, расчетными листками и регламентированной отчетностью, которое потом сложно найти и исправить.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сторнировать отпуск прошлого года?

Да, документ «Сторнирование начислений» создается текущей датой независимо от того, когда был исходный отпуск. Однако сторнирование прошлогоднего отпуска затрагивает базу по налогу на прибыль и может потребовать уточненной отчетности за прошлый год. Перед такой операцией желательно оценить налоговые последствия и при необходимости привлечь специалиста.

Что делать, если в меню нет пункта «Сторнирование начислений»?

Проверьте, что в настройках учета включен расчет зарплаты в программе (раздел «Администрирование → Параметры учета → Настройки зарплаты»). Также документ может быть доступен через «Зарплата и кадры → Все начисления» по кнопке «Создать». Если функциональность ограничена правами пользователя, обратитесь к администратору базы.

Сотрудник отозван из отпуска на неделю раньше — как отразить?

При открытом периоде исправьте даты в документе «Отпуск» и перепроведите его — сумма пересчитается. При закрытом периоде сторнируйте отпуск полностью и создайте новый на фактические дни. За дни работы после отзыва сотруднику начисляется обычная зарплата, которую программа рассчитает при начислении за месяц по табелю.

Нужно ли подавать уточненный РСВ после сторнирования отпуска?

Если исходный расчет был сдан с верными на тот момент данными, а сторнирование отражено в текущем периоде штатным документом, уточненка обычно не требуется — корректировка попадет в расчет текущего периода. Уточненный расчет подается, когда ошибка была в самом исходном отчете (неверные суммы, лишнее начисление, которого не должно было быть в принципе).

Почему после сторнирования в расчетном листке отрицательная сумма к выплате?

Это нормально, если отпускные уже выплачены: отрицательное сальдо означает долг сотрудника перед организацией. Оно закроется при возврате денег в кассу или при удержании из следующей зарплаты. Если отпускные не выплачивались, а сальдо отрицательное — проверьте, не продублировано ли сторно.

Можно ли сторнировать только часть отпускных, не трогая весь документ?

Штатный документ «Сторнирование начислений» сторнирует выбранный документ целиком. Если нужно скорректировать часть суммы, сторнируйте отпуск полностью, а затем создайте новый документ «Отпуск» с фактическими датами и днями — разница между сторном и новым начислением и будет корректировкой.