Как списать займ сотруднику в 1С

Списание займа сотруднику — операция, которая возникает в трёх типовых ситуациях: компания прощает долг работнику, заём не удалось взыскать после увольнения либо истёк срок исковой давности. В каждом случае отражение в 1С отличается: различаются счета учёта, документы, налоговые последствия по НДФЛ и страховым взносам.

В программах 1С нет единой «кнопки списания займа». Операция собирается из нескольких документов: начисление процентов, удержание из зарплаты, операция вручную или документ «Прощение долга» (в зависимости от конфигурации), а также регистрация дохода сотрудника для НДФЛ. Важно понимать, что прощение долга работнику — это его экономическая выгода, облагаемая НДФЛ, и пропустить этот шаг нельзя.

Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:ЗУП, порядок проводок, налоговые последствия и способы проверить, что остаток по займу закрыт корректно.

Какие бывают ситуации списания займа и чем они отличаются

Прежде чем заводить документы, определите основание списания — от него зависят проводки и налоги. Первый сценарий — прощение долга по соглашению сторон: компания подписывает с работником договор о прощении займа, сумма становится доходом сотрудника и облагается НДФЛ по ставке 13% (или 15% с превышения порога). Страховые взносы на прощенный заём, как правило, не начисляются, если заём не связан с трудовыми обязанностями, но эту позицию стоит согласовать с бухгалтером, поскольку практика проверок различается.

Второй сценарий — безнадёжная задолженность: сотрудник уволился, долг взыскать не удалось, истёк срок исковой давности (в общем случае три года). Здесь сумма списывается во внереализационные расходы или за счёт резерва по сомнительным долгам. Третий сценарий — удержание остатка займа при увольнении: это не списание, а погашение, но его часто путают со списанием, поэтому важно разграничить операции.

Сравнение сценариев списания

Прощение долга

Оформляется соглашением. Сумма — доход работника, НДФЛ 13%. Проводка Дт 91.02 Кт 73.01.

Безнадёжный долг после увольнения

Списание по истечении срока исковой давности. НДФЛ у бывшего работника может не возникнуть, но нужна оценка налогового риска.

Удержание при увольнении

Не списание, а погашение через окончательный расчёт. Ограничение — не более 20% (в отдельных случаях 50%) от выплаты.

Подготовка: что проверить до списания

Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» с детализацией по сотруднику. Убедитесь, что остаток соответствует договору займа и графику платежей: нередко часть платежей, удержанных из зарплаты, не проведена документально, и фактический долг отличается от учётного.

Проверьте начисленные, но не уплаченные проценты, если заём процентный. Проценты учитываются на том же счёте 73.01 либо на 76-м — в зависимости от принятой в учётной политике схемы. При прощении займа прощается и сумма процентов, и она тоже включается в доход работника для НДФЛ.

Третий шаг — документальное основание. Подготовьте соглашение о прощении долга или приказ руководителя с указанием суммы основного долга, процентов и причины списания. Без первичного документа операция в 1С не будет иметь подтверждения при проверке.

Списание займа в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной инструмент — документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную»). Создайте новую операцию и добавьте проводку: дебет 91.02 «Прочие расходы», кредит 73.01, субконто — сотрудник, сумма — списываемый остаток долга. Если прощаются и проценты, добавьте вторую строку на сумму процентов.

Далее зарегистрируйте доход работника для НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии это делается через документ «Начисление зарплаты» с видом начисления, облагаемым НДФЛ, либо через ручное отражение в регистрах, если зарплатный учёт ведётся в ЗУП. Проще и надёжнее вести НДФЛ в одной программе: если расчёт зарплаты у вас в 1С:ЗУП, не дублируйте начисление дохода в Бухгалтерии — передайте туда только проводки.

Удержать НДФЛ можно из ближайшей денежной выплаты сотруднику — зарплаты или премии. Если работник уже уволен и удержать налог невозможно, по итогам года подаётся сведение о невозможности удержания НДФЛ, и налог уплачивает сам физлицо по уведомлению инспекции.

1. 1
   Подпишите соглашение о прощении долга и издайте приказ
2. 2
   Сверьте остаток по счёту 73.01 с договором займа
3. 3
   Создайте «Операцию» с проводкой Дт 91.02 Кт 73.01 на сумму долга и процентов
4. 4
   Зарегистрируйте доход работника и исчислите НДФЛ
5. 5
   Удержите НДФЛ из ближайшей выплаты или отразите невозможность удержания
6. 6
   Проверьте ОСВ по 73.01: остаток по сотруднику должен закрыться

Списание займа в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом учёт займов ведётся документами «Договор займа сотруднику» и «Выдача займа сотруднику», а погашение отражается автоматически при удержаниях из зарплаты. Для прощения долга прямого типового документа нет, поэтому используют комбинацию: регистрация дохода документом «Разовое начисление» с облагаемым НДФЛ видом начисления и последующая синхронизация с бухгалтерской программой, где делается проводка списания.

Альтернатива — документ «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»), где вручную указывается сумма дохода, код дохода и исчисленный налог. Этот вариант подходит, когда доход не должен проходить через расчётный листок как начисление к выплате. Код дохода для прощенного займа подбирайте в соответствии с актуальным перечнем кодов доходов ФНС — при сомнениях уточните у налогового консультанта, так как неверный код исказит отчётность 6-НДФЛ.

После синхронизации с 1С:Бухгалтерией проверьте, что проводка списания попала в регистры и НДФЛ отразился в учёте. Расхождения между ЗУП и Бухгалтерией по сумме дохода — частая причина ошибок в 6-НДФЛ.

Налоговые последствия и проводки

НДФЛ — главный налог при прощении займа. База — вся прощённая сумма: основной долг плюс проценты. Налог удерживается при ближайшей денежной выплате, при этом удерживаемая сумма НДФЛ не должна превышать 50% выплаты. Если до конца года удержать налог не удалось, компания сообщает в инспекцию о невозможности удержания.

Страховые взносы на прощенный заём формально не начисляются, если заём не является скрытой формой оплаты труда. Риск возникает, когда займы выдаются систематически и прощаются регулярно — проверяющие могут переквалифицировать такие выплаты в зарплату и доначислить взносы. Разовое прощение долга увольняющемуся сотруднику обычно этот риск не создаёт.

В налоговом учёте по налогу на прибыль прощенный заём не признаётся расходом, если нет признаков безнадёжности (это дарение работнику). Безнадёжная задолженность по истечении срока исковой давности, напротив, включается во внереализационные расходы. Разница между бухгалтерским и налоговым учётом отражается по правилам ПБУ 18, если организация его применяет.

Как проверить результат

После всех операций сформируйте ОСВ по счёту 73.01: остаток по сотруднику должен обнулиться. Если осталась сумма — ищите непроведённый документ удержания или ошибку в субконто: например, списание сделали на одно подразделение, а заём числился на другом.

Сформируйте справку о доходах сотрудника и проверьте, что списанная сумма попала в доход того месяца, когда подписано соглашение о прощении. Дата получения дохода — день прощения долга, и смещение периода приведёт к ошибкам в 6-НДФЛ.

Наконец, сверьте регистр расчётов по займам в ЗУП (отчёт «Остатки займов сотрудников» или аналогичный) с бухгалтерским счётом 73.01. Расхождение означает, что часть операций отражена только в одной программе.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 73.01 по сотруднику

Норма

Остаток равен нулю

Тревожный признак

Остаток есть — ищите непроведённые документы или ошибку в субконто

Справка о доходах работника

Норма

Списанная сумма отражена доходом в месяце подписания соглашения

Тревожный признак

Дохода нет или период неверный — риск ошибок в 6-НДФЛ

Расчётный листок после ближайшей выплаты

Норма

НДФЛ с прощенного займа удержан, удержание не превышает 50% выплаты

Тревожный признак

Налог не удержан — нужно отразить невозможность удержания

FAQ

Можно ли списать заём уволившемуся сотруднику, если связь с ним потеряна?

Да, но не сразу. Сначала нужно предпринять меры по взысканию: направить письменную претензию, при необходимости обратиться в суд. Если взыскание невозможно и истёк срок исковой давности (в общем случае три года с момента, когда долг должен был быть возвращён), задолженность признаётся безнадёжной и списывается проводкой Дт 91.02 Кт 73.01 на основании приказа руководителя и инвентаризации расчётов.

Нужно ли начислять страховые взносы на прощенный заём?

При разовом прощении займа, не связанного с оплатой труда, взносы обычно не начисляются. Риск появляется при систематической выдаче и прощении займов одним и тем же сотрудникам — такие выплаты могут переквалифицировать в скрытую зарплату. Если сомневаетесь, заложите консультацию с налоговым специалистом до оформления соглашения.

Какой код дохода указывать для прощенного займа?

Код подбирается по актуальному перечню видов доходов, утверждённому ФНС; для прощенной задолженности применяется код, соответствующий прочим доходам, не имеющим специального кода. Перечень периодически обновляется, поэтому сверяйтесь с действующей редакцией приказа ФНС на момент операции — неверный код искажает отчётность.

Что делать, если заём выдан в ЗУП, а бухгалтерский учёт ведётся в другой программе?

Зарегистрируйте доход и НДФЛ в ЗУП документом «Операция учёта НДФЛ», а проводку списания сделайте в бухгалтерской программе вручную: Дт 91.02 Кт 73.01. Затем сверьте остатки по счёту 73.01 и данные регистров НДФЛ — суммы должны совпасть.

Можно ли удержать весь остаток займа из расчёта при увольнении?

Без письменного согласия работника — нет: общий лимит удержаний составляет 20% от выплаты, в отдельных случаях 50%. Полное удержание возможно, если сотрудник подал заявление с просьбой удержать всю сумму долга из окончательного расчёта. Остаток, не покрытый выплатой, погашается через кассу или банк либо списывается по правилам прощения долга.