Как списать задолженность по зарплате уволенному сотруднику в 1С:Бухгалтерия

Задолженность по зарплате уволенного сотрудника «зависает» на кредите счёта 70, когда расчёт с работником не был произведён в день увольнения: человек не явился за деньгами, не сообщил реквизиты для перевода или умер. В 1С:Бухгалтерии такая сумма продолжает числиться в учёте и искажает отчётность, поэтому её нужно корректно списать — с учётом сроков исковой давности и правил налогового учёта.

Важно понимать: просто удалить долг из учёта нельзя. Списание задолженности — это хозяйственная операция, которая должна иметь основание (истечение срока исковой давности, невозможность взыскания, ликвидация кредитора и т.д.) и отражаться документально. В 1С:Бухгалтерия для этого используются стандартные механизмы списания задолженности или ручные операции.

Ниже разберём, как определить, можно ли списывать долг, какие документы оформить, какие проводки сформировать и что делать с НДФЛ и страховыми взносами, чтобы не получить претензии от налоговой.

Когда задолженность по зарплате можно списать

Основание для списания — истечение общего срока исковой давности, который по гражданскому законодательству составляет три года. Течение срока начинается со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права — то есть со дня, следующего за днём, когда зарплата должна была быть выплачена (обычно это день увольнения).

Если сотрудник в течение этого срока обращался в суд, трудовую инспекцию или прокуратуру, срок может прерываться или приостанавливаться. Поэтому перед списанием стоит убедиться, что никаких обращений и судебных решений по этому долгу нет.

Если срок исковой давности не истёк, списывать долг нельзя — организация обязана хранить его в учёте и выплатить по первому требованию бывшего работника. Преждевременное списание может быть расценено как уклонение от выплаты зарплаты со всеми вытекающими рисками.

Подготовительные шаги перед списанием

Сначала сформируйте в 1С оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам или отчёт «Анализ счёта» и выделите сумму долга по конкретному уволенному. Сверьтесь с расчётными листками и ведомостями, чтобы убедиться, что сумма верна и не является следствием ошибки в прошлых периодах.

Далее оформите документальное основание. Обычно это акт инвентаризации расчётов с персоналом и приказ руководителя о списании кредиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности. Без этих документов проводка будет «голой» и вызовет вопросы при проверке.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счёту 70 и зафиксируйте точную сумму долга по сотруднику
2. 2
   Проверьте дату увольнения и убедитесь, что срок исковой давности истёк
3. 3
   Проведите инвентаризацию расчётов и оформите акт
4. 4
   Издайте приказ о списании задолженности
5. 5
   Отразите списание в 1С документом «Операция, введённая вручную» или «Списание задолженности»
6. 6
   Уведомьте ФНС о невозможности удержать НДФЛ (справка с признаком невозможности удержания)
7. 7
   Проверьте результат по ОСВ: остаток по сотруднику на счёте 70 должен обнулиться

Как отразить списание в 1С:Бухгалтерия

Вариант 1: документ «Списание задолженности»

В разделе «Покупки» или «Продажи» (в зависимости от настроек интерфейса) есть документ «Списание задолженности». Однако он ориентирован прежде всего на расчёты с контрагентами, и для счёта 70 подходит не во всех конфигурациях. Если документ позволяет выбрать сотрудника и счёт 70 — создайте его, укажите вид задолженности «Задолженность кредитора», счёт списания 91.01 и субконто «Прочие доходы и расходы» с видом «Списание кредиторской задолженности».

Вариант 2: операция, введённая вручную

Универсальный способ — раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную» → «Создать» → «Операция». Добавьте проводку: дебет 70 (субконто — ФИО сотрудника), кредит 91.01 (субконто — статья прочих доходов с видом «Списание кредиторской (дебиторской) задолженности»), сумма — размер долга. В содержании укажите основание: «Списана задолженность по зарплате уволенного сотрудника по приказу № … от …».

Сравнение вариантов

Документ «Списание задолженности»

Подходит, если конфигурация позволяет выбрать счёт 70 и сотрудника; автоматически формирует проводки, но не всегда доступен для расчётов с персоналом

Операция, введённая вручную

Работает в любой редакции 1С:Бухгалтерия; требует аккуратного заполнения субконто и ручного контроля проводок

Что делать с НДФЛ

Самый частый вопрос — нужно ли начислять НДФЛ при списании. Начисленная, но невыплаченная зарплата уже была отражена в учёте НДФЛ на дату начисления. Если налог был исчислен, но не удержан (потому что доход фактически не выплачен), то при списании долга удержать его уже не из чего.

В этом случае организация как налоговый агент обязана сообщить в налоговый орган о невозможности удержать НДФЛ — для этого подаётся сведение о доходах (бывшая справка 2-НДФЛ в составе 6-НДФЛ) с соответствующим признаком. Дальше обязанность по уплате налога переходит к самому физическому лицу, а ФНС выставит ему уведомление.

В 1С это отражается через документы учёта НДФЛ: проверьте регистры по сотруднику, при необходимости скорректируйте данные документом «Операция учёта НДФЛ» и включите сотрудника в отчётность с признаком невозможности удержания.

Страховые взносы и налог на прибыль

Страховые взносы начисляются в момент начисления зарплаты, а не её выплаты. Если зарплата была начислена, взносы уже должны были быть рассчитаны и уплачены в том периоде. Списание долга не порождает новой базы по взносам — дополнительно ничего начислять не нужно.

По налогу на прибыль списанная кредиторская задолженность с истёкшим сроком исковой давности признаётся внереализационным доходом. При этом ранее начисленная зарплата уже уменьшала базу как расход, поэтому при списании возникает «зеркальный» доход — это нормально и соответствует логике налогового учёта.

Если зарплата по какой-то причине не была включена в расходы ранее (например, ошибка прошлых периодов), ситуацию стоит разобрать отдельно — возможно, потребуется уточнённая декларация за тот период.

Проверка результата после списания

После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с отбором по сотруднику. Остаток на конец периода должен быть нулевым. Если остаток остался — проверьте, верно ли указано субконто в проводке: долг мог числиться по другой аналитике (например, по другому подразделению или виду начисления).

Затем проверьте счёт 91.01: сумма должна попасть в прочие доходы и отразиться в отчёте о финансовых результатах. Также сверьте регистры НДФЛ, чтобы убедиться, что по сотруднику нет «зависших» сумм исчисленного, но не удержанного налога без отметки о невозможности удержания.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 70 по сотруднику

Норма

Конечное сальдо равно нулю

Тревожный признак

Остаток не изменился или появился дебетовый остаток

Счёт 91.01

Норма

Сумма списания отражена в прочих доходах с правильной статьёй

Тревожный признак

Сумма попала на другой счёт или статья доходов неверна

Отчётность по НДФЛ

Норма

Сведения поданы с признаком невозможности удержания

Тревожный признак

Налог числится исчисленным и неудержанным без отражения в отчётности

Типичные ошибки при списании

На практике бухгалтеры чаще всего ошибаются не в проводках, а в основаниях и сроках. Ниже — ошибки, которые приводят к доначислениям и спорам с проверяющими.

Отдельная ошибка — попытка «закрыть» долг через кассовый документ или ведомость на выплату, как будто деньги выдали. Это создаёт ложную выплату, расхождения с банком и кассой и может быть расценено как фальсификация учёта.

Перед списанием полезно попытаться связаться с бывшим сотрудником и предложить перевести долг на карту. Если он получит деньги, вопрос закрывается выплатой — это проще и безопаснее, чем списание с последующей отчётностью по НДФЛ.

FAQ по списанию задолженности уволенному

Через сколько лет можно списать невыплаченную зарплату уволенному?

Общий срок исковой давности — три года со дня, следующего за днём, когда зарплату должны были выплатить. Если работник обращался в суд или инспекцию труда, срок может прерываться, и отсчёт начнётся заново.

Какой проводкой списывается долг по зарплате уволенного?

Дебет 70 (субконто — сотрудник), кредит 91.01 «Прочие доходы» со статьёй «Списание кредиторской задолженности». Оформляется операцией, введённой вручную, или документом «Списание задолженности», если конфигурация это позволяет.

Нужно ли платить НДФЛ при списании такой задолженности?

Удержать налог не из чего, поэтому организация подаёт в ФНС сведения о невозможности удержания НДФЛ. Дальше налог уплачивает само физическое лицо по уведомлению из налоговой.

Что делать, если уволенный сотрудник умер?

Невыплаченная зарплата может быть выдана членам семьи умершего или включена в состав наследства. Списывать долг до разрешения вопроса с наследниками не следует — сначала нужно проверить, не обращался ли кто-то за выплатой.

Можно ли списать долг, если сотрудник просто не пришёл за расчётом?

Нет, сам факт неявки не является основанием. Организация обязана депонировать сумму и хранить её в учёте. Списать можно только после истечения срока исковой давности при отсутствии обращений.

Влияет ли списание на отчётность по страховым взносам?

Новых начислений не возникает: взносы были рассчитаны при начислении зарплаты. В персонифицированной отчётности важно лишь корректно отразить сведения о доходах и невозможности удержания НДФЛ.