Как списать СИЗ в 1С: полная инструкция

Списание средств индивидуальной защиты (СИЗ) в программах 1С требуется, когда спецодежда изношена, повреждена, пришла в негодность до окончания срока носки или когда сотрудник увольняется и не возвращает выданные средства защиты. Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 учёт СИЗ ведётся в разделе охраны труда, а в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация — через документы материального учёта и внутреннего потребления товаров.

Ключевой принцип: СИЗ не списываются «просто так». Для каждого списания должно быть основание — истёк срок носки, акт о непригодности, увольнение сотрудника с удержанием стоимости или согласие работника на возмещение. Если списать материальные ценности без основания, при проверке по охране труда или налоговой проверке возникнут вопросы к обоснованности расходов.

Ниже разобраны оба сценария — в ЗУП и в ERP/КА — с конкретными документами, проводками и проверкой результата. Сначала убедитесь, что в вашей базе вообще ведётся учёт СИЗ: если спецодежда учитывается только в бухгалтерии как материалы на счёте 10, порядок будет другим.

Как устроен учёт СИЗ в 1С и что проверить перед списанием

Перед списанием определите, где именно числятся СИЗ. В 1С:ЗУП 3.1 выданные средства защиты учитываются на сотрудниках: карточка выдачи формируется документом «Выдача СИЗ» (раздел «Охрана труда» → «Выдача СИЗ»). В 1С:ERP и КА спецодежда может учитываться двумя способами: как материалы на складе с последующей передачей в эксплуатацию (счёт 10.11) либо через кадровый подсистемный учёт, аналогичный ЗУП.

Проверьте остатки перед списанием. В ЗУП откройте отчёт «СИЗ у сотрудников» или карточку сотрудника на вкладке «Охрана труда» — там видно, что выдано, в каком количестве и с каким сроком носки. В ERP сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.11 «Спецодежда в эксплуатации» с детализацией по сотрудникам или партиям.

Если СИЗ в отчётах не видны, списать их штатными документами не получится — придётся сначала восстановить учёт выдачи. Это частая ситуация в базах, где выдачу оформляли «на бумаге», а в программе отражали только покупку.

Списание СИЗ в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП 3.1 списание оформляется документом «Списание СИЗ у сотрудников». Он находится в разделе «Охрана труда» → «Списание СИЗ». Если раздела «Охрана труда» нет в интерфейсе, включите его: «Настройка» → «Охрана труда» → установите флаг учёта СИЗ.

Порядок заполнения документа: укажите дату списания, организацию и сотрудника. На вкладке со списком СИЗ программа подберёт выданные средства защиты автоматически по кнопке «Заполнить» — подтянутся позиции, которые числятся за сотрудником. Для каждой строки укажите причину списания: износ, порча, окончание срока носки, утрата, увольнение.

Проведите документ и проверьте результат: откройте карточку сотрудника или отчёт по СИЗ — списанные позиции должны исчезнуть из числящихся либо перейти в статус «списано» в зависимости от настроек. Документ формирует движения по регистрам учёта СИЗ; бухгалтерские проводки он не создаёт — передача данных в бухгалтерию выполняется при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.

1. 1
   Откройте раздел «Охрана труда» → «Списание СИЗ у сотрудников» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите дату, организацию и сотрудника
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет выданные СИЗ
4. 4
   Удалите лишние строки и укажите причину списания по каждой позиции
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Откройте отчёт по СИЗ сотрудника и убедитесь, что позиции списаны

Списание СИЗ в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:КА учёт спецодежды обычно ведётся через материальный контур. Если СИЗ переданы в эксплуатацию документом «Внутреннее потребление товаров» с операцией передачи в эксплуатацию, они числятся на счёте 10.11 за конкретным сотрудником (МОЛ). Списание в этом случае оформляется документом «Списание материалов из эксплуатации» или аналогичным документом внутреннего потребления с операцией списания.

Откройте раздел «Склад и доставка» (или «Казначейство и взаиморасчёты» в зависимости от версии интерфейса) → документы внутреннего потребления. Создайте документ с операцией «Списание на расходы», выберите материально ответственное лицо (сотрудника), подберите позиции спецодежды и укажите статью расходов — обычно это расходы на охрану труда по соответствующему подразделению.

Если в вашей ERP включён подсистемный учёт СИЗ, аналогичный ЗУП (доступен в свежих релизах), списание выполняется так же, как описано выше для ЗУП, — через документ списания в разделе охраны труда. Какой вариант используется в вашей базе, уточните у внедренца или проверьте по наличию раздела «Охрана труда» в меню.

Основания для списания и сроки носки

Списать СИЗ можно только при наличии основания. Типовые основания: истёк нормативный срок носки, установленный нормами выдачи; СИЗ пришли в негодность до окончания срока (подтверждается актом); сотрудник уволился; СИЗ утрачены по вине сотрудника или по независящим причинам. Сроки носки определяются типовыми нормами выдачи и указываются в карточке выдачи — программа в ЗУП автоматически отслеживает дату окончания срока.

Досрочное списание из-за порчи требует документального подтверждения. Оформите акт о непригодности СИЗ в произвольной форме с подписями комиссии (обычно специалист по охране труда, руководитель подразделения, представитель бухгалтерии). Без акта досрочное списание при проверке могут признать необоснованным, а расходы — не принять.

Если срок носки истёк, но СИЗ фактически в рабочем состоянии, комиссия может продлить срок использования — это тоже оформляется актом. В программе в этом случае списание не делается, а при необходимости корректируется дата окончания срока в карточке выдачи.

Списание СИЗ при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудник обязан вернуть выданные СИЗ, срок носки которых не истёк. На практике возможны три варианта: сотрудник возвращает СИЗ на склад; сотрудник согласен компенсировать остаточную стоимость; работодатель прощает стоимость и списывает СИЗ за свой счёт.

Возврат оформляется документом «Возврат СИЗ от сотрудника» в ЗУП — средства защиты снимаются с сотрудника и приходуются на склад (или сразу списываются, если использованные СИЗ повторно не выдаются). Если сотрудник компенсирует стоимость, оформляется удержание из расчёта при увольнении — в ЗУП это делается документом увольнения с соответствующим удержанием, а СИЗ списываются документом списания с причиной «увольнение».

Удерживать стоимость СИЗ без согласия сотрудника можно только в пределах, установленных трудовым законодательством, и при доказанной вине. Если сотрудник не согласен, а сумма значима, вопрос решается не в программе, а в юридической плоскости. В 1С в этом случае СИЗ списывают за счёт работодателя с отражением в расходах, не принимаемых или принимаемых к учёту в зависимости от ситуации — порядок согласуйте с бухгалтерией.

Маршрут решения

Как выбрать действие при увольнении

Сотрудник вернул СИЗ в пригодном состоянииОформите возврат СИЗ от сотрудника и оприходуйте на склад или спишите как бывшие в употреблении

Сотрудник согласен оплатить остаточную стоимостьСписание СИЗ + удержание при расчёте увольнения

Сотрудник отказывается возвращать и платитьСписание за счёт работодателя, порядок отражения в учёте согласуйте с бухгалтерией

Проводки и отражение в бухгалтерском учёте

В ЗУП списание СИЗ формирует только движения по регистрам учёта охраны труда. Проводки появляются после синхронизации с 1С:Бухгалтерией — там отражение зависит от того, как СИЗ учитывались при выдаче. Стандартная цепочка: покупка — Дт 10.10 Кт 60; передача в эксплуатацию — Дт 10.11 Кт 10.10; списание стоимости — Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10.11.

Способ погашения стоимости (линейный в течение срока носки или единовременно при передаче в эксплуатацию) задаётся в учётной политике и в документе передачи материалов в эксплуатацию. Если стоимость погашалась единовременно при выдаче, то при списании проводок по стоимости уже не будет — СИЗ числятся только в количественном учёте до конца срока носки, и списание снимает их именно с количественного учёта.

После синхронизации проверьте в бухгалтерской базе корректность проводок: откройте проведённый документ списания и посмотрите движения. Если счета или аналитика не совпадают с ожидаемыми, скорректируйте способ отражения в документе до перепроведения периода.

Типичные ошибки при списании СИЗ

Самая частая ошибка — попытка списать СИЗ, которые не числятся за сотрудником в программе, хотя фактически выданы. Документ либо не заполняется, либо проводится «в пустую». Решение: сначала восстановите учёт выдачи (введите документы выдачи с корректными датами), затем списывайте.

Вторая ошибка — списание неправильной датой. Если списать СИЗ раньше фактической даты выдачи или позже закрытия периода, нарушится последовательность учёта и отчёты по охране труда покажут отрицательные остатки. Всегда сверяйте дату списания с датой выдачи и с датой фактического события (акта, увольнения).

Третья ошибка — смешение контуров: СИЗ списывают в ЗУП, но забывают, что стоимость погашается в бухгалтерии, или наоборот. В результате в одной базе остатки закрыты, а в другой висят. После списания всегда проверяйте обе стороны: регистры охраны труда в ЗУП и счёт 10.11 в бухгалтерии.

Проверка результата после списания

После проведения документа убедитесь, что списание отразилось корректно. В ЗУП сформируйте отчёт по СИЗ сотрудника: списанные позиции не должны числяться как выданные. Если списание было частичным, оставшиеся позиции должны сохраниться с корректными сроками носки.

В ERP/КА сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.11 по конкретному сотруднику или партии: остаток по списанным позициям должен быть нулевым и по количеству, и по сумме. Если сумма закрылась, а количество осталось (или наоборот), проверьте способ погашения стоимости и корректность партии в документе списания.

Финальная проверка — после синхронизации ЗУП с бухгалтерией. Сравните данные регистров охраны труда с бухгалтерским учётом: перечень списанных позиций должен совпадать. Расхождения устраняйте до закрытия месяца, иначе потом придётся исправлять закрытый период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по СИЗ сотрудника в ЗУП

Норма

Списанные позиции не числятся как выданные

Тревожный признак

Позиции остались в выданных — документ не проведён или заполнен неверно

ОСВ по счёту 10.11

Норма

Нулевой остаток по списанным позициям

Тревожный признак

Остаток по сумме или количеству — ошибка в партии или способе погашения

Данные после синхронизации

Норма

Списки списанных СИЗ совпадают в ЗУП и бухгалтерии

Тревожный признак

Расхождения — ищите непроведённые или дублирующие документы

Частые вопросы по списанию СИЗ в 1С

Можно ли списать СИЗ массово, по всем сотрудникам сразу?

Штатного массового списания по всем сотрудникам в типовых конфигурациях нет — документ создаётся по каждому сотруднику отдельно. Для больших объёмов (например, при ликвидации подразделения) используют групповую обработку документов или обращаются к специалисту по 1С для написания обработки.

Что делать, если срок носки истёк, а СИЗ ещё пригодны?

Списывать их не обязательно. Комиссия по охране труда может продлить срок использования актом. В программе тогда списание не оформляется; при необходимости корректируется дата окончания срока в карточке выдачи.

Почему документ списания не заполняется автоматически?

Чаще всего потому, что за сотрудником не числятся выданные СИЗ: выдача не была оформлена в программе или была оформлена другим документом. Проверьте отчёт по СИЗ сотрудника и при необходимости введите документы выдачи.

Нужно ли списывать СИЗ при переводе сотрудника на другую должность?

Если на новой должности действуют другие нормы выдачи, старые СИЗ возвращают или списывают, а новые выдают по новым нормам. Если нормы совпадают, СИЗ продолжают числиться за сотрудником без дополнительных документов.

Как списать СИЗ, если учёт выдачи в программе вообще не вёлся?

Два пути: восстановить учёт (ввести выдачу корректными датами, затем списать) или, если СИЗ учитывались только в бухгалтерии как материалы, списать их документом списания материалов напрямую в бухгалтерской базе. Выбор согласуйте с бухгалтерией, чтобы не нарушить уже закрытые периоды.