Как списать долг по зарплате в 1С

Долг по зарплате в 1С возникает, когда зарплата начислена, но не выплачена: сотрудник уволился и не получил расчёт, выплата не прошла по реестру, депонированная сумма так и не была востребована. Пока долг числится, он «висит» на счёте 70 и в отчётах по зарплате, искажая кредиторскую задолженность. Списать его можно только при наличии основания — чаще всего это истечение срока исковой давности.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП долг отражается в зарплатных отчётах и взаиморасчётах с сотрудниками, а бухгалтерское списание выполняется в 1С:Бухгалтерии документом «Операция» или специализированными документами списания задолженности. Ниже разобраны оба контура и типовые сценарии.

Когда долг по зарплате можно списывать

Основное законное основание для списания — истечение срока исковой давности. По общему правилу он составляет три года, но по невыплаченной зарплате действует особенность: для работающего сотрудника срок не начинает течь, пока трудовые отношения продолжаются. Поэтому долг перед действующим работником списать нельзя — только перед уволенным.

Течение срока для уволенного сотрудника начинается со дня, когда зарплата должна была быть выплачена (день увольнения или день выплаты по графику). До списания нужно убедиться, что срок не прерывался: признание долга работником, частичная выплата или обращение в суд сдвигают отсчёт.

Второе основание — невозможность взыскания, например ликвидация организации-должника перед сотрудником здесь не подходит, а вот смерть работника без наследников, вступивших в права, может стать основанием при корректном документальном оформлении. Каждый случай требует приказа руководителя и инвентаризации расчётов.

Подготовка: инвентаризация и документы

Перед списанием проведите инвентаризацию расчётов с персоналом. В 1С:Бухгалтерии используйте «Акт инвентаризации расчётов» (раздел «Покупки и продажи» или «Операции» в зависимости от релиза) либо сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудников и сверьтесь с данными ЗУП.

Результат инвентаризации оформляется актом, на его основании издаётся приказ о списании задолженности. Бухгалтерская справка должна содержать: ФИО сотрудника, период, за который начислена зарплата, сумму долга, дату, когда он должен был быть выплачен, и дату истечения срока давности.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счёту 70 и отчёт «Задолженность по зарплате» в ЗУП, сверьте суммы
2. 2
   Проверьте дату увольнения и дату предполагаемой выплаты — рассчитайте срок исковой давности
3. 3
   Убедитесь, что срок не прерывался (не было частичных выплат и обращений работника)
4. 4
   Оформите акт инвентаризации и приказ руководителя о списании
5. 5
   Выполните списание в 1С и проверьте проводки и налоговый учёт

Списание долга в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 списание выполняется вручную документом «Операция» (раздел «Операции» — «Операции, введённые вручную»). Создайте новый документ и добавьте проводку: дебет 70, кредит 91.01 «Прочие доходы», на сумму списываемого долга. В субконто по счёту 70 укажите сотрудника, по счёту 91.01 — статью прочих доходов с видом «Списание кредиторской задолженности».

Если в программе ведётся налоговый учёт, заполните суммы по налоговому учёту: списанная кредиторка включается во внереализационные доходы по налогу на прибыль. При УСН «доходы» списанный долг также увеличивает налоговую базу — это частая причина претензий, если сумму забыли отразить.

Если зарплата была депонирована

Депонированные суммы в старых данных могут числиться на счёте 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Тогда проводка будет Дт 76.04 Кт 91.01. Проверьте аналитику счёта перед списанием, чтобы не оставить «хвост» на 70-м счёте.

Что делать в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП нет отдельного документа «списание долга» — программа ведёт учёт взаиморасчётов, а бухгалтерское списание выполняется в Бухгалтерии после синхронизации. Ваша задача в ЗУП — зафиксировать корректное состояние долга и не допустить его «оживления» в отчётах.

Проверьте отчёты «Задолженность по зарплате» и «Расчётный листок» сотрудника: долг должен быть подтверждён документами начисления и отсутствием ведомостей на выплату. Если ведомость была создана, но не проведена или не оплачена — удалите или отмените её, иначе сумма зависнет в «остатках к выплате».

После списания в Бухгалтерии при очередной синхронизации проверьте, что операция не создала обратных движений в ЗУП. В типовой схеме ручные операции из Бухгалтерии в ЗУП не переносятся, поэтому взаиморасчёты в ЗУП могут продолжать показывать долг — это допустимо, если бухгалтерский учёт уже закрыт, но расхождение стоит зафиксировать в пояснении к отчётности.

Налоговые последствия и риски

Списанная кредиторская задолженность по зарплате — внереализационный доход организации. На ОСНО она попадает в базу по налогу на прибыль, на УСН — в доходы упрощенца на дату списания. Пропуск этой суммы — типичная ошибка, которая обнаруживается при камеральной проверке декларации.

Страховые взносы с невыплаченной зарплаты были начислены в периоде начисления, повторно при списании они не начисляются. Если же зарплата в своё время начислена не была (например, долг возник из-за ошибки), сначала нужно доначислить взносы и сдать уточнённые расчёты.

Проверка результата

После проведения операции сформируйте ОСВ по счёту 70 за период списания: сальдо по сотруднику должно обнулиться, а оборот по кредиту 91.01 — совпасть с суммой долга. Затем сверьте анализ счёта 91 и строку внереализационных доходов в налоговом учёте.

Дополнительно проверьте отчёт «Анализ счёта» по 70-му счёту в разрезе сотрудников и сравните с данными ЗУП. Расхождение между бухгалтерским и зарплатным контуром после списания — нормальная ситуация, но она должна быть объяснена и задокументирована.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 70 по сотруднику

Норма

Равно нулю после проведения операции

Тревожный признак

Остаток остался — проверьте субконто и сумму проводки

Оборот по кредиту 91.01

Норма

Совпадает с суммой списанного долга

Тревожный признак

Оборота нет — операция не проведена или выбран другой счёт

Внереализационные доходы в налоговом учёте

Норма

Сумма включена в базу по налогу на прибыль или УСН

Тревожный признак

Сумма отсутствует — риск доначисления при проверке

FAQ

Можно ли списать долг по зарплате, если сотрудник ещё работает?

Нет. Пока трудовые отношения действуют, срок исковой давности по невыплаченной зарплате не начинает течь. Работник может потребовать выплату в любой момент, поэтому оснований для списания нет.

Какой документ является основанием для списания?

Акт инвентаризации расчётов с персоналом и приказ руководителя о списании задолженности. К ним прикладывается бухгалтерская справка с расчётом срока исковой давности и суммы долга.

Нужно ли корректировать НДФЛ при списании долга?

Как правило, нет: НДФЛ был исчислен при начислении зарплаты. Но если налог не был перечислен из-за невыплаты дохода, ситуацию нужно анализировать отдельно — налоговый агент удерживает НДФЛ только из фактически выплачиваемых сумм.

Что делать, если долг числится в ЗУП, а в Бухгалтерии уже списан?

Это допустимое расхождение: ручные операции из Бухгалтерии в ЗУП не переносятся. Зафиксируйте причину в пояснительной записке и контролируйте, чтобы по этому сотруднику не формировались новые ведомости на выплату.

Как списать депонированную зарплату?

Так же, после истечения срока исковой давности, но проводкой Дт 76.04 Кт 91.01, если депонированные суммы учитывались на счёте 76.04. Проверьте аналитику счёта перед списанием.

Что делать, если срок давности ещё не истёк, а работник не обращается?

Ничего списывать нельзя. Долг продолжает числиться на счёте 70. Дождитесь истечения срока, периодически проверяя, не прерывался ли он обращениями работника или частичными выплатами.