Как создать ведомость на выплату зарплаты в 1С

Ведомость на выплату зарплаты — итоговый документ расчётного цикла: именно он фиксирует суммы «к выплате» после начислений, удержаний и НДФЛ, формирует проводки и служит основанием для перечисления денег сотрудникам. Без корректно проведённой ведомости расчётный листок сотрудника не закрывается, а долг перед персоналом зависает в учёте.

В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, КА, ERP) ведомость создаётся по единой логике: выбирается способ выплаты, программа автоматически подбирает сотрудников с задолженностью, суммы заполняются по данным начислений и удержаний. Отличия — в названиях документов и размещении в меню.

Ниже разобраны все способы выплаты, автоматическое и ручное заполнение, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых суммы в ведомости не совпадают с расчётными листками.

Подготовка: что должно быть сделано до создания ведомости

Ведомость не рассчитывает зарплату — она лишь фиксирует уже начисленные суммы. Поэтому перед её созданием проверьте, что за месяц введены и проведены все кадровые и расчётные документы: приёмы, увольнения, отпуска, больничные, премии и главный документ «Начисление зарплаты и взносов».

Второе условие — корректно рассчитанный НДФЛ. Ведомость удерживает налог при выплате, и если в учёте есть неудержанный или излишне удержанный НДФЛ, суммы «к выплате» исказятся. Проверить это можно отчётом «Анализ НДФЛ» или расчётными листками сотрудников.

Третий момент — способы выплаты должны быть настроены заранее: в карточке сотрудника или в настройках зарплатного проекта указан банк и лицевой счёт для тех, кто получает деньги на карту. Иначе сотрудник просто не попадёт в ведомость в банк.

Контрольные точки

Что проверить перед созданием ведомости

Начисления за месяц

Норма

Документ «Начисление зарплаты и взносов» проведён, суммы совпадают с ожиданиями

Тревожный признак

Документ не проведён или есть неучтённые отсутствия

НДФЛ

Норма

Налог исчислен, нет отрицательных сумм в расчётных листках

Тревожный признак

Есть излишне удержанный НДФЛ или долг по налогу

Способы выплаты

Норма

У сотрудников заполнены банк и лицевой счёт

Тревожный признак

Часть сотрудников без лицевых счетов — не попадут в ведомость в банк

Создание ведомости в 1С:ЗУП: общий порядок

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ведомости находятся в разделе «Зарплата» (или «Выплаты») → «Все ведомости». Доступны четыре вида: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость через раздатчика» и «Ведомость в кассу». Выбор зависит от того, как организация выдаёт деньги.

Нажмите «Создать» и выберите нужный вид. В шапке документа укажите дату выплаты, месяц начисления и подразделение (если выплата по конкретному подразделению). Дата выплаты критична: именно она определит дату фактического получения дохода для НДФЛ и попадёт в отчётность 6-НДФЛ.

Затем нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех сотрудников, за которыми числится задолженность по зарплате за указанный месяц, и проставит суммы к выплате с учётом удержанного НДФЛ. При необходимости состав можно скорректировать вручную кнопками «Добавить» и «Подбор».

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Все ведомости» → «Создать» → нужный вид ведомости
2. 2
   Укажите дату выплаты, месяц начисления и организацию
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Сверьте итог по ведомости с расчётными листками или отчётом «Полный свод»
5. 5
   Проведите документ и сформируйте платёжные документы или кассовый ордер

Ведомость в банк и зарплатный проект

«Ведомость в банк» используется, когда зарплата перечисляется в рамках зарплатного проекта — единым реестром на счета сотрудников в одном банке. В шапке документа обязательно укажите зарплатный проект: от него зависит, какие сотрудники попадут в список.

Если зарплатный проект не выбран или у части сотрудников не заполнены лицевые счета, эти люди в ведомость не попадут. Проверить счета можно через «Заполнить» → «Лицевые счета» или в карточке сотрудника, вкладка «Оплата труда».

Ведомость на счета — для разных банков

Если сотрудники получают зарплату на карты разных банков (вне зарплатного проекта), используйте документ «Ведомость на счета». В табличной части для каждого сотрудника указывается его банк и номер счёта, а платёжные поручения затем формируются отдельно по каждому получателю.

Ведомость в кассу и через раздатчика

«Ведомость в кассу» применяется при выдаче наличных из кассы организации. После проведения ведомости на её основании создаётся расходный кассовый ордер на общую сумму выплаты. В Бухгалтерии предприятия связка работает аналогично: ведомость → РКО → проводка Дт 70 Кт 50.

«Ведомость через раздатчика» — вариант для организаций, где деньги раздаёт уполномоченный сотрудник (раздатчик) вне кассы. В шапке указывается материально ответственное лицо, которое получает деньги и распределяет их между работниками.

Если часть сотрудников не получила деньги в срок (отпуск, больничный, отсутствие), в ведомости в кассу предусмотрена депонирование: неполученные суммы помечаются, и по ним оформляется документ депонирования, чтобы долг не «зависал» в кассе.

Ведомость в 1С:Бухгалтерии предприятия

В 1С:БП расчётные возможности проще, но логика та же. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Ведомости на выплату зарплаты» (или «Все ведомости»). Создайте документ нужного вида, укажите месяц и дату выплаты, нажмите «Заполнить».

Программа подтянет сотрудников с задолженностью по данным документа «Начисление зарплаты». Если ведомость заполнилась пустой — почти всегда причина в том, что начисление за месяц не проведено или проведено другой датой/организацией.

После проведения ведомости в БП на её основании создаются платёжное поручение (для банка) или расходный кассовый ордер (для кассы). Проводки по выплате и удержанию НДФЛ формируются автоматически.

Какой вид ведомости выбрать

Ведомость в банк

Зарплатный проект с одним банком, единый реестр. Требуется настроенный зарплатный проект и лицевые счета.

Ведомость на счета

Сотрудники в разных банках вне зарплатного проекта. Платёжки формируются по каждому получателю отдельно.

Ведомость в кассу

Выдача наличных через кассу. Требуется последующий РКО и контроль депонированных сумм.

Ведомость через раздатчика

Раздача наличных уполномоченным лицом вне кассы. Указывается материально ответственное лицо.

Проверка результата и связанные отчёты

После заполнения, но до проведения, сверьте итоговую сумму ведомости с отчётами: «Расчётные листки сотрудников», «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Расчётная ведомость Т-51». Итог «к выплате» по всем сотрудникам должен совпасть с суммой ведомости до копейки.

Расхождения обычно означают: аванс, выплаченный отдельной ведомостью, но не учтённый; сторно или перерасчёт, введённый после начисления; сотрудника с долгом за организацией (переплата), которого программа исключила из списка.

После проведения проверьте, что НДФЛ по ведомости удержан: в ЗУП это видно в колонке «НДФЛ» документа и в отчёте «Анализ НДФЛ по датам получения дохода». В БП сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 — сальдо по выплаченному месяцу должно закрыться.

Частые проблемы и способы их решения

Ведомость не заполняется. Проверьте: проведён ли документ начисления за этот месяц, совпадает ли организация в шапке, не была ли зарплата за этот месяц уже выплачена другой ведомостью. Программа подбирает только непогашенную задолженность.

Сумма меньше ожидаемой. Чаще всего причина — ранее выплаченный аванс или удержания (алименты, займы). Откройте расчётный листок сотрудника и сравните строки «удержано» и «выплачено».

Нужно выплатить только часть сотрудникам. Удалите лишние строки вручную или воспользуйтесь подбором. Остаток задолженности останется в учёте и попадёт в следующую ведомость.

Ошиблись после проведения. Не редактируйте проведённую ведомость, по которой уже созданы платёжные документы. Сначала отмените или скорректируйте связанные платёжки и РКО, затем исправьте ведомость и проведите пакет заново.

Частые вопросы о ведомостях в 1С

Можно ли создать одну ведомость на сотрудников из разных подразделений?

Да. Если поле «Подразделение» в шапке не заполнено, программа подберёт задолженность по всей организации. Заполнение подразделения ограничивает список конкретным подразделением — это удобно, когда выплату проводят по частям.

Чем ведомость отличается от расчётной ведомости Т-51?

Т-51 — печатная отчётная форма, показывающая начисления, удержания и суммы к выплате. Ведомость на выплату — оперативный документ, который формирует проводки и удерживает НДФЛ. Печатная форма Т-51 строится по данным учёта, но сама денежных движений не создаёт.

Как выплатить зарплату уволенному сотруднику?

Обычно сумма при увольнении рассчитывается документом «Увольнение», и ведомость создаётся прямо из него кнопкой «Выплатить» — программа сформирует ведомость только на этого сотрудника. Либо создайте ведомость вручную и добавьте сотрудника подбором.

Почему сотрудник не попадает в ведомость, хотя долг по зарплате есть?

Основные причины: не заполнен лицевой счёт или зарплатный проект (для ведомости в банк), сотрудник числится в другой организации, задолженность отрицательная (переплата) либо месяц в шапке ведомости не совпадает с месяцем начисления.

Нужно ли создавать отдельную ведомость для аванса?

Да, аванс оформляется отдельной ведомостью с видом выплаты «Аванс». При окончательном расчёте за месяц программа автоматически учтёт выплаченный аванс и уменьшит сумму к выплате в итоговой ведомости.

Что делать, если деньги перечислили, а ведомость не провели?

Создайте и проведите ведомость той же датой, что и фактический платёж. Если платёж уже прошёл по банку, важно, чтобы даты совпали — тогда НДФЛ и отчётность сформируются корректно. Проводить ведомость «задним числом» после сдачи 6-НДФЛ следует только с корректировкой отчётности.